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Tester et co-créer un « laboratoire d’innovation » au sein d’une administration

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La TRANSFO

Tester et co-créer
un laboratoire d’innovation
au sein d’une administration

Session #3 : Les premières esquisses du Labo

Lors de la la troisième session de la Transfo Lille, les 14 et 15 mai 2018, nous avons dressé un premier bilan du 1er cas pratique portant sur le dispositif Amelio de lutte contre la précarité énergétique, et tiré des enseignements pour le futur labo d’innovation de la MEL.

DES MAQUETTES POUR LE FUTUR LABO

Deuxième journée, deuxième étape de cette session : faire le bilan de ce premier cas pratique et en tirer des enseignements pour le futur labo. Quel type de structure sera ce labo au sein de la MEL, comment fonctionnera-t-il ? Quels cas pourra-t-il traiter, et comment ces cas seront sélectionnés ?

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Avant de répondre précisément à ces questions, on revient sur la rencontre de la veille avec le service Habitat, pour mettre en avant les points positifs et négatifs et tenter d’en tirer des enseignements pour les futurs cas ou le labo. Premier constat : les agents découvraient pour la première fois la Transfo et ses méthodes de travail, un temps d’acculturation et davantage d’échanges avec les ambassadeurs auraient certainement rendu plus riche le ping-pong d’idées. Pour les ambassadeurs, non-experts et donc pas forcément légitimes à contredire des expertises, l’enjeu est de trouver la bonne posture: celle d’un non-sachant qui insuffle une dynamique de créativité sans pour autant être prestataire. En revanche, les ambassadeurs se montrent très enthousiastes face aux méthodes de travail de la Transfo, qui privilégient co-construction des idées, la confiance mutuelle, etc. Les discussions soulèvent aussi l’enjeu de bien définir l’articulation avec les démarches de participations citoyennes et l’importance de penser l’intégration des élus dans le processus.

Alors que les premiers enseignements pour la suite de la Transfo se dessinent en filigrane des discussions, les ambassadeurs sont invités à se prêter à un exercice de projection précoce pour le futur labo. Répartis en petits groupes, ils doivent réfléchir à une “maquette” de ce futur labo : à partir de schémas, de pictogrammes et de courts textes, ils proposent des idées concernant le mode de travail du labo, ses relations avec le reste de l’administration, les ressources humaines mises à sa disposition, etc.

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Le travail est difficile : il faut se projeter dans l’organisation d’un nouveau service de l’administration, déjà bien complexe… De fait, les idées qui ressortent sont pour le moment assez proches du fonctionnement de la Transfo : le labo serait constitué d’une vingtaine d’agents de services différents, accompagnés d’un ou plusieurs permanents, qui se réunissent environ une fois par mois, et s’inspirent des méthodes du design et des témoignages des usagers et des professionnels afin d’apporter un regard neuf sur un problème donné. Cette première esquisse du labo évoluera dans les mois qui viennent, mais elle est la preuve que le mode de travail adopté pour le premier cas a été apprécié ! Pour mettre en commun ces différentes maquettes, les groupes sont amenés à présenter leurs idées dans un plan-séquence regroupant 25 interventions de 30 secondes chacune. Pas facile, mais ils y sont arrivés : un bon exemple d’une manière rapide et collective de faire une synthèse !

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Comment sélectionner des “bons cas” pour le labo ?

L’après-midi est consacrée plus précisément aux projets que pourra traiter le labo. Sur quels critères sélectionner un “bon cas” ? Pour répondre à cette question, chaque ambassadeur cherche d’abord un exemple de problème traité par son service, qui pourrait être présenté au labo. On redistribue ces “cas possibles” aux groupes d’ambassadeurs, qui tentent de comprendre ces problèmes et d’imaginer si le labo pourrait s’en saisir, et comment. Ce n’est pas toujours facile, car les sujets en questions sont parfois techniques et paraissent complexes aux agents qui ne travaillent pas dans le service en question. A partir de ces premières idées, il s’agit de dégager des critères permettant de faire le tri, afin de permettre au labo de sélectionner ses cas pratiques.

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On rassemble ensuite ces différents critères et on tente, ensemble, de les clarifier et de les regrouper. L’exercice s’est révélé plus difficile que prévu : certains ambassadeurs ont eu l’impression de manquer de temps pour formuler des cas réellement pertinents, tandis que pour d’autres, les cas, tels que proposés, ne permettaient pas de formuler des critères pertinents. Néanmoins, l’exercice a permis de faire ressortir des critères d’appréciation importants pour les prochains cas : la faisabilité, le potentiel de réplicabilité, le portage politique et administratif… Plus encore, il a soulevé des aspects du positionnement du futur labo qui font débat au sein du groupe : la Transfo doit-elle être amenée à définir des politiques publiques et traiter des sujets aussi large que la politique de lutte contre le chômage ? Peut-elle se permettre de mener des missions très prospectives et exploratoires, ou doit-elle se cantonner à des missions opérationnelles ?

Vers le prochain cas pratique

Cette session a permis de terminer le premier cas pratique, qui est globalement positif : les ambassadeurs ont réussi à élaborer plusieurs idées pour améliorer le recours au dispositif AMELIO, dont certaines ont été accueillies favorablement par le service en charge de la plateforme, même s’il a été parfois difficile de faire face à des experts légitimes à critiquer les idées proposées… Reste à savoir si et comment le service habitat se saisira de ces propositions et, in fine, en testera, voire en mettra en oeuvre certaines.

En tout cas, ce premier cas a été l’occasion, pour les ambassadeurs, de tester certaines méthodes du design des politiques publiques (immersion, idéation, visualisation, accrochage), ainsi que d’autres modes de travail (approche centrée usagers, travail collectif et horizontal, reposant sur les compétences très diverses du groupe, un style ‘quick and dirty’, qui tranche par rapports aux habitudes des administrations…). Ambassadeurs et résidents se retrouveront en juin pour le lancement du prochain cas pratiques, qui s’intéressera aux espaces vacants du patrimoine de la MEL.

 

Transfo Paris session #15 – Clore en beauté

Nous voici rendus à la dernière session de la Transfo Paris.

Cette fois-ci nous avons rendez-vous à la Mairie du 4e arrondissement, gentiment accueillis par l’une des ambassadrices, Isabelle, qui y a récemment pris son poste.

Ces deux jours seront consacrés à deux objectifs :

1/ Avancer toujours plus loin dans la préfiguration du labo, et notamment :
• Poursuivre la réflexion sur les supports qui permettront aux ambassadeurs et à tout agent de la ville de dégager du temps pour contribuer aux projets du laboratoire.
• Avancer sur le support de présentation du laboratoire

2/ Clore la Transfo Paris avec autant de soin que nous l’avions lancée, et notamment permettre à chacun·e de réaliser un bilan de son parcours et de réfléchir à son engagement auprès du futur labo.
A part ces deux objectifs, les deux journées ne sont pas structurées heure par heure par les résidents comme à l’accoutumée. Nous considérons que les ambassadeurs sont maintenant assez autonomes et que la fluidité du groupe est suffisamment grande pour que les priorités puissent être fixées en direct avec le groupe. C’est d’ailleurs ainsi que cela se passe !

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Mardi 13 février, c’est “labo”… et “fête” !

Après un brise-glace / “mise en corps” animé par Lilas, la journée de ce mardi est consacrée à la finalisation d’une nouvelle version de La Carte du Labo, une grande carte d’orientation du projet du Labo. Le poster contient plein d’informations précieuses pour celles et ceux qui souhaiteront mieux connaître le laboratoire et son fonctionnement. En vrac :

  • un texte général;
  • les acteurs du labo et son écosystème;
  • les activités : projets, ressources, modalités d’interventions;
  • le codex / les règles de vie et les valeurs;
  • la gouvernance;
  • la saisine et la sélection des projets
  • les modes de mobilisation des ambassadeurs-contributeur;
  • les modalités de diffusion;
  • la capitalisation des expériences de projets;
  • l’organisation spatiale du labo.

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Le poster est présenté aux ambassadeurs qui opèrent une première série de réactions sur les différentes propositions. Cette séance de travail menée en groupe élargi, a été très largement orientée sur les conditions qui permettront l’engagement des agents de la Ville de Paris auprès du Laboratoire. Les ambassadeurs ont pu approfondir les freins et les leviers à leur engagement futur, notamment autour de la question de la lettre de mission. Nous clarifions en particulier la notion d’habilitation à travailler avec le laboratoire. Plutôt qu’une habilitation, qui affiche un principe de “fermeture”, le principe auquel nous aboutissons collectivement est plutôt le suivant : un agent qui souhaitera s’engager auprès du laboratoire se verra proposer des projets. Lorsqu’il pourra s’engager, il participera à deux jours d’intégration au cours desquels il pourra être initié aux méthodes et postures adéquat pour le projet concerné, et rencontrer les agents qui auront déjà contribué au labo, avec l’accompagnement des permanents du laboratoire ou de prestataires externes. Cette première immersion aura comme objectif :

  • une intégration de l’équipe qui sera engagée sur le projet,
  • une première initiation aux méthodes de travail pour les débutants (ou un rappel pour celles et ceux qui ont déjà participé);
  • une séance de présentation du projet, des objectifs, et une réflexion sur les modalités possibles d’intervention.

Après cette séquence de travail de la matinée, où les principaux éléments du poster sont passés en revue, incluant également une approche critique de la mise en page, le groupe se divise en trois sous-groupe pour l’après-midi.
– Un premier groupe travaillera à l’ébauche de la structure du site Web mise au point par les résidents.
– Un second groupe a pour mission de rédiger un texte de présentation du laboratoire, qui pourrait servir ensuite à tous les supports (présentation orale, plaquette, site internet ou tout autre forme !). De ce travail émergera l’idée de parler d’agents-contributeurs plutôt que d’ambassadeurs. Le principe : montrer que la contribution au laboratoire est ouverte à toutes et tous !
– Un troisième groupe s’investit sur la finalisation d’une lettre de mission-type pour pour les futurs agents-contributeurs.

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Pendant ce temps, l’équipe de résidents retravaille le poster afin que celui-ci puisse être présenté le lendemain à des participants extérieurs que nous avons conviés à une séance de réflexion sur le laboratoire. Ces participants sont des anciens contributeurs, avec lesquels nous avons déjà travaillé sur des cas, et qui connaissent donc déjà nos méthodes de travail.

Pendant les creux, les ambassadeurs se voient confier un questionnaire “Le retour sur la Transfo-3″ destiné à préparer le retour d’expérience auquel nous consacrerons du temps le lendemain. C’est un questionnaire personnel qui n’est pas destiné à être diffusé. Nous demandons aux ambassadeurs de prendre simplement le temps de le compléter pour avoir les idées claires au moment du partage du lendemain.

Dès le début de la journée, nous avions annoncé qu’il faudra s’organiser pour faire des courses afin que, ce soir, nous puissions préparer la soirée qui se déroulera à Superpublic. Signe de fluidité du groupe, les tâches se répartissent à la vitesse de l’éclair, et la fin de la journée, chacun·e sait ce qu’il/elle a à faire.

Rendez-vous à Superpublic, où Mehdi joue le maître-cuistot. Au menu : Tajine ! Maxime, qui nous a fait la gentillesse de participer à cette dernière session, alors qu’il a dû quitter la Transfo (pour cause de changement d’établissement), nous prépare un délicieux fondant au chocolat.

La soirée commence tranquillement autour des fourneaux, jusqu’à la livraison des déguisements par Marie-Automne, qui n’a pas oublié que nous sommes jour de carnaval. Nous fêtons dignement cette fin de Tranfso : un régal de délices pour les papilles, de légèreté, de musiques et de danse. Nous remettons aux ambassadeurs la lettre d’objectif qu’ils avaient rédigée et signée au cours de la première session. L’ouverture de cette lettre est l’occasion de quelques surprises et éclats de rire. Et au passage, chacun·e a droit à sa médaille “TRANSFO” spécialement préparée par Julien et Lilas avec toutes les couleurs.

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Mercredi 14 février : des adieux en règle !

9:00 – nous accueillons nos visiteurs et visiteuses pour une séance de visualisation et d’analyse critique du poster de la Transfo. Selon les principes de l’intelligence collective, les idées s’enrichissent au fur et à mesure, du regard de ces contributeurs extérieurs. Le débat, qui durera environ 1:30 à 2:00 évoque tout autant l’objectif du laboratoire, que les processus de mobilisation, le lieu ou la gouvernance.

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Le nouveau poster, déjà modifié la veille, s’enrichit de nouvelles remarques, pour une version qui devra être retravaillée par les résidents à l’issue de ces échanges.

Nous clôturons la séance de travail en remerciant chaleureusement les participants extérieurs. Après une petite pause-rangement, nous nous réunissons dans un grand cercle de chaises pour entamer la dernière ligne droite : d’abord les ambassadeurs doivent dire s’ils souhaitent poursuivre ou non, et comment. Tous témoignent de leur souhait de continuer de travailler avec le laboratoire, et ils répondent aux questions suivantes : TP_S15_fiches agents vierge.

Enfin, nous finalisons le travail entamé au cours de la dernière session : répondre à la question “à quoi vous engagez-vous pendant le “temps mou”,” c’est-à-dire ce temps pendant lequel le laboratoire n’existera pas encore tout à fait et où ils ne seront plus mis à disposition par leur service. Les propositions fusent et le programme des engagements faciles à tenir est organisé.

L’après-midi, nous entamons le debriefing final : ce que j’ai appris, compris, ce qui m’a surpris, le souvenir qui me reste et qui me marque. Des remerciements fusent, les ambassadeurs témoignent de la grande qualité d’ambiance qu’il y a toujours eu. Et les résidents ont droit à leur petit cadeau : un tee-shirt de maître-nageur (un vrai !), et des sandales pour la piscine. Trop de chance !

Sophie en profite pour clore en transmettant un cahier à idées, qui circulera de la main à la main. L’idée est : chaque semaine, un·e ambassadeur·drice transmettra le cahier à un autre ambassadeur·drice. L’occasion de se rencontrer, de garder le contact et de partager les idées !

Bon vent au laboratoire d’innovation de la Ville de Paris et à ses agents-contributeurs chefs !

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Practical case#1: Improving working and convening spaces for the new administration of the region

On the recommendation of President Delga, the first practical case was an internal subject, therefore contributing to the construction of the new Region: re-organizing collective workspaces, rethinking conviviality within the Region administration is a major stake in the situation of double work sites. The topic addressed the agent’s concerns in terms of working collectively, user-friendliness, and working on various sites. The learning objective was to explore the whole innovation process, from analysis and creativity to experimentation and prototyping. The General Resources department accepted to be the ‘case owner’ for this first project. Among the prototypes: ‘Nième Lieux’, an alternative space within the administration premises for public agents and visitor to share a coffee, arrange an informal meeting, use as co-working space, etc.; Occ’trotteur, a social network for the administration; ‘A Room of one’s own’, a search engine to find a suitable meeting room.

Practical case#3: Fostering eco-friendly behaviour at work from a cultural and social perspective

Paris region is the first energy consumer in the country. In this regard, the Parisian administration, due to its size and the importance of its premises, faces a challenge in terms of environmental resilience and of exemplary role. The municipality has thrown diverse initiatives to foster eco-friendly behavior: communication, adaptation of offices, etc. Nevertheless, the social and cultural dimension, complementary to other approaches, hasn’t been tackled yet. The learning objective for this case was to experiment methods of observation, specifications development and prototyping. 4 prototypes were built, tested and evaluated: a book-swapping box, a bicycle repair shop, the stairs in which you’re the hero (aimed to get people to use the stairs instead of the elevator), a circular cafeteria. These received excellent feedbacks from the agents.

Practical case#2: Tree maintenance in Paris: addressing bottlenecks and organisational silos

The maintenance of Paris 200 000 trees is an important issue for a better resilience, well-being and eco-awareness of its inhabitants; it is also a complex topic, due to the number and diversity of stakeholders it involves and the variety of situations it covers. The recent launch of a ‘greening permit’ (allowing citizens to transform some of the tree bases into street gardens) added an extra layer of complexity and underlined the need to address the topic from a user perspective. It appeared therefore as an excellent case for the ambassadors to test the blueprint methodology, a useful tool to tackle the challenges of administrations working in silos. A work session with the departments involved in maintaining the trees will be scheduled by next fall.

Practical case#2: Imagining tomorrow’s services to the elderly population

In the context of an aging population, public policies regarding the elderly ones are key for social cohesion, and cuts across other issues such as health, employment, etc. The learning objective for this case was to explore foresight methodologies applied to this important challenge: if the current tendencies go on, Dunkirk Region may become one of the French territories with the largest senior proportion in 2030. The case is implemented in collaboration with the Department of solidarity and social development and the Department of economic development.  After a work session with these two departments, the group built 3 types of scenarios of evolution for public policies in the field of elderly population: a universal service, a solidarity-based financing and an entrepreneurial orientation of the service. These 3 scenarios were then formalized using the vidéo-cagette.

Practical case#3: How to understand and improve citizen’s experience of public space?

Collecting data regarding citizen’s perception of public space is complex, notably due to its sensitive dimension. The learning objective was to imagine, prototype and test new objects aimed for interaction and dialogue with citizens. The challenge was reframed around 3 topics: cleanness and eco-friendly behaviors, perception of public spaces and connections with surrounding streets. After several sessions of interviews, field observation and creativity, the group chose 5 main ideas to be prototyped (a movable waste receptacle, a tool for dialog allowing to adopt an overhanging view on the public space, etc.). The overall process was presented to a group of municipal agents and representatives of departments, which could potentially benefit from the outcomes of the sessions: public works, participation, small business, etc.

Practical case#2: Improving a public library services from a user’s perspective

How will public libraries change in the future, taking into account a broader approach to knowledge sharing, topics such as social innovation or civic participation, and therefore embedding new services? This case consisted in identifying on-going uses of one of Mulhouse public libraries and imagining new ones so the site would attract more visitors; the case was meant to lay an early stage for an ambitious revamping of the library building. The learning objective for the case was to experiment in situ approach to tackling uses challenges within a public space. Several sessions of interviews, immersion and creativity led to 6 new ideas to be further researched and prototyped during the summer (customised and creative exterior guiding signage, new offers such as lending not only books, but also outdoor games, etc.).