BLOG TRANSFO

Le titre est tellement clair qu’il se passe de commentaires ! La session de transfo en tant que formation-action touche à sa fin. Et ce n’est pas une fin ratée, ni une fin en soi d’ailleurs ! Les participants, en effet, ont pu, à force d’épreuves, de théories, et d’accompagnements de leurs géniaux formateurs-praticiens – enfin surtout à force d’épreuves – ils ont pu, disions-nous, acquérir un très bon niveau d’autonomie. Tout n’est pas parfait, bien sûr, mais cela ne fait qu’un an et demi après tout. C’est en forgeant que l’on devient une forge de forgerons dignent de… bon cette image est un peu dépassée, mais sincèrement, la progression des participants est remarquable.

Petit point mémo sur ce que nous avons fait dans la session 11 et 12 !

Session #11 : 

Le cas pratique Frescaty : 

On commence par la finalisation de la méthode d’accompagnement du cas pratique Frescaty. Si vous ne vous en rappelez plus, retenez dans les précédentes sessions pour avoir les précédents épisodes. Mais en gros, il s’agit d’une ancienne base militaire laissée en friche qu’il s’agit d’ouvrir au public pour accueillir de nouveaux usages. Pour ce faire nous avons accompagné l’équipe en charge de ce projet. 

Nous avons d’abord fait une démarche d’enquête et de proposition créative et maintenant il s’agit d’accompagner les ouvertures temporaires jusqu’à la “grande” ouverture prévue dans plusieurs années. L’équipe du Lab va continuer de suivre le projet sur ces différentes phases d’ouverture.  Aussi, dans cette session, avons-nous préparé des démarches de sensibilisation à l’urbanisme transitoire avec les élus. Il s’agira de réunions de présentation clés en main.

Enfin nous avons préparé la méthode d’accompagnement à venir sur l’ouverture à des diagnostics participatifs du site. Certaines associations de loisirs à vélo ou à pieds vont être invités à profiter de l’ouverture exceptionnelle du site, en échange de quoi elles donneront des compte-rendus des points notables du site et des difficultés. Un contrat devra être signé en ce sens.

La Maison de la Métro :

Le deuxième grand sujet qui nous a préoccupé lors de cette session est la Maison de la Métropole. Alors que l’on constate l’avancée des travaux, l’équipe de la Transfo est arrivée au bout d’une enquête interne qui a amené à voir plus de 150 personnes ! Un très beau résultat et une quantité impressionnante de données à traiter. 

Il est donc temps de s’y mettre. Il faut aussi bien se rappeler tout ce que nous vu pendant les précédentes sessions pour traiter cette matière. Même si le volume est plus grand, ce sont les mêmes étapes et les mêmes outils. D’abord savoir quelles sont les informations que l’on veut. Ensuite les thématiser puis les centraliser. Et enfin vient le traitement et l’analyse. 

Il y a beaucoup à faire et des délais serrés pour donner notre production à temps à l’architecte. On se répartit donc les tâches pour traiter les données au plus vite. Et pour ne pas perdre de vue le produit de sortie, on prépare les livrables. Ainsi, toute analyse produite trouvera instantanément sa place.

Enfin, on travaille sur la synthèse en terme d’usage grâce à un outil reconnu : le plan des usages. Derrière ces allures de plan classique, il s’agit en fait d’une autre manière d’aborder l’espace en la centrant sur la question des usages. Il est donc question ici de représenter l’expérience attendue en terme d’usages de l’espace de convivialité pour que les architectes puissent trouver les mobiliers et l’agencement adéquat. 

Session #12 : 

Promesse du Labo :

Pour cette session l’objectif principal est de remettre au clair la promesse du labo. la promesse de départ étant: Transformer les pratiques, l’organisation et les coopérations dans les services. 

Afin de préciser cette promesse nous organisons un temps d’échange entre ambassadeurs afin de la préciser : Accompagner notre mode de travail et nos projets afin qu’ils s’adaptent aux usagers, par des méthodes transversales et valorisant le savoir-faire de chacune et chacun

Une fois cette promesse posée, les ambassadeurs imaginent les 3 scénarios organisationnels du Labo et son plan d’action. 

Plan d’action du labo  :

En fonction du scénario organisationnel, nous identifions les compétences nécessaires (enquête, conception, conseil en organisation et en expérimentation). On travaille sur le rôle de l’équipe Labo et sur la façon de préparer cette phase immersive avec le service concerné (phase d’atterrissage, de sensibilisation). On identifie les 2 premiers services qui seront “transformés”, puis on réfléchit au processus et aux conditions de réussite. Cette journée est dense mais nous aboutissons à un plan d’action complet sur une période de 6 mois avec une identification de différentes grandes étapes de mise en place : Atterrissage/ préparation de la résidence / 1 et 2e chantier.

Veille plan d’action :

Pour débuter la matinée nous organisons une veille téléphonique auprès d’autres labos déjà en fonctionnement. Cela permettra aux ambassadeurs de se rendent compte des différentes possibilités organisationnelles. C’est le  labo de Grenoble et de Dunkerque qui sont choisis pour cette échange. Les échanges sont constructifs et les conditions de réussite se concrétisent: Le labo devra accompagner la transformation d’un service, il devra être transparent et donner envie aux agents du service  (ouvrir les possibles, découvrir une nouvelle mise en capacité). Il devra notamment aligner les attentes des agents avec la direction. Les projets portés par le labo devront améliorer la transversalité entre les services et garantir des formations pour faire monter en compétence (stagiaire, sensibilisation)

Atelier héritage de la Transfo :

Afin de terminer cette session en douceur nous organisons un débrief sur les questionnaires de l’équipe Transfo. Ce questionnaires avait été distribué à la session 11 afin que les ambassadeurs partagent leurs ressentis sur La transfo et sur leur rôle dans ce futur Labo. 

La question qui se pose alors est Comment transmettre le travail mené aux agents de Metz métropole? Faut-il prévoir un Kit d’appropriation? une boîte à outils? Une support vidéo? Quel est le but de cet exercice? Donner envie de participer au labo? s’inscrire dans les mémoires? Toutes ces questions sont amenées à être précisées dans les sessions prochaines. 

Voilà que la Transfo s’achève… mais en réalité c’est un nouveau départ puisque la Transfo donne naissance au Labo ! Félicitations à lui ! Nous parlerons sur ses prérogatives, ses tenants et aboutissants, ses équipes, ses moyens et son organisation dans un prochain article.

Les derniers arbitrages n’ont pas encore eu lieu. Même si le suspense est insoutenable, il va falloir patienter encore un peu ! 

Pour l’heure concentrons-nous sur les deux dernières sessions. Voici un résumé de ce qui s’est passé pour chacun d’entres elles ! 

Session #13 :  

Cette session marque le tournant vers le Labo. En effet nous avons fait des actions uniquement tournées sur les modalités d’intervention du Labo.

S’inspirer avec des entretiens de veille auprès d’autres labo : 

Nous avons commencé par aller nous inspirer auprès de Labo qui ont suivi le même programme : région Occitanie et Mulhouse. On reste un peu entres-nous allez-vous peut-être penser ? Oui c’est vrai mais il s’agissait ici, avant tout, de penser l’articulation Transfo-Labo. Et ce trait d’union n’a existé que dans les programmes qui ont suivi la Transfo.

Trouver un nom au Labo : 

Le moins que l’on puisse dire c’est que cet acte n’a pas été banal. Il a déchaîné les passions ! On regrettera l’abandon de certains noms, comme celui de Labo-M… merci Sébastien pour avoir porté ce nom avec tant d’ardeur ! Mais finalement il s’est avéré que le M-Lab était un nom plus impactant et plus simple à communiquer. Le labo est maintenant baptisé. Bienvenu au M-Lab !  

Finaliser le plan d’action, détaillé le format d’accompagnement du M-Lab :

Cette session nous a permi de terminer ce que nous avions déjà commencé, à savoir le plan d’action du M-Lab. Cela nous a aussi permis de trancher sur les modalités d’accompagnement. Il s’agira vraisemblablement d’un accompagnement en résidence. Les équipes du M-Lab s’installeront en résidence dans un service pour les accompagner et les former. Il y aura aussi des offres pour les autres services telle que l’offre coup de pouce. 

Concevoir une offre coup pouce : 

Nous avons planifié l’offre coup de pouce. Il s’agit d’un atelier auquel n’importe quel agent de la métropole peut venir avec un problème. A l’issu d’un déroulé pensé finement par l’équipe du M-Lab, ces participants ressortiront avec une acculturation aux méthodes et des pistes de résolutions de leur problème.

Préparer les éléments de communication du labo :

Le M-Lab est arrivé et il faut raconter son histoire et son futur. C’est la raison pour laquelle les participants ont confectionné les outils de communication : la préparation d’un événement mobile à venir sur la prochaine session, un poster, un flyer de présentation, et enfin un doc-archive dans lequel on retrouve notamment la boite à outil. 

Session #14 : 

 Préparation de l’événement

Pour cette dernière session les agents doivent présenter le futur Labo : le M-Lab aux différents services de Metz-Métropole ! Nous avons choisis d’organiser un évènement mobile afin de toucher le maximum de personne. On prépare les derniers outils et la grande journée de présentation du lendemain. Un brin de nostalgie mêlé à un enthousiasme imprègnent les participants.

Avant de se lancer et aller à la rencontres des autres agents, quelques préparatifs sont nécessaires : impression d’un flyer- poster qui présente un court résumé du Labo avec à son dos un poster que les agents peuvent accrocher dans leurs bureaux. Des cookies sont également en cours de préparation pour faciliter les échanges. Les cookies ne suffisent pas. Il faut aussi que les agents soient clairs dans leurs discours. Pour ce faire nous énumérons différents speechs qu’ils pourront réutiliser demain. Enfin nous organisons le parcours afin d’être plus efficace, plusieurs équipes se répartissent dans les différentes zones de Metz-Métropole. 

En fin de matinée les agents sont motivés ! Les cookies sont préparés ! Nous sommes fin prêt pour demain! 

Simulation de l’atelier “coup de pouce/poser son problème”

L’après midi est consacré à l’atelier coup de pouce entre ambassadeurs qui ont identifié des problématiques dans leur travail ou projets qu’ils souhaitent porter. 4 ambassadeurs se portent volontaires pour échanger sur le sujet qu’ils ont choisi.

On place le cadre de bienveillance et d’écoute pour se placer dans une dynamique constructive. Présentations « en miroir » avec prénom, direction,” un truc que j’aime dans la vie”, présentation du projet/cas pratique en quelques mots. Ils échangent 2 par 2 et tournent afin de pouvoir échanger tous sur les problématiques de chacun.

Les ambassadeurs test également l’outil speedboat : repérer et mettre des mots sur chaque élément qui constitue le projet. Ile=objectifs, vents favorables, facteurs d’échec = vagues, obstacles et risques = rochers. Représentation visuelle.

Vendredi matin : Evénement mobile 

C’est le grand jour ! Les équipes se répartissent dans les différents zones!

Chaque ambassadeur arrive dans les bureaux pour annoncer l’arrivé du M-Lab 

L’évènement se déroule toute la matinée, les agents se donnent à fond pour aller à la rencontre d’un maximum d’agents! 

Débrief sur l’évènement mobil . 

Les agents ont été bien accueillis dans les services, Les cookies ont vraiment facilités le contact. Plein de sujets remontent et légitime la présence du M-Lab.

Durant les échanges les ambassadeurs ont remarqués qu’il était plus simple de partir d’un problème, déjà ciblé, puis de proposer des solutions collectives. 

De plus le projet “les bureaux volants”  sont revenus très régulièrement dans les échanges et les DG sont aussi très motivés à le développer. La diversité des catégories au sein du Labo a été très apprécié.

Après ce débrief collectif sur l’évènement mobil, un tour de table est lancé afin que chaque ambassadeur partage sont ressenti sur la Transfo. Quel projet  a-t il préféré? Ce qu’il garde et ce qu’il laisse pour la session et pour la Transfo en général.

Je garde :

Les designers

Temps de livrables très efficaces, montrent la force du collectif

La convivialité, le terrain

La qualité du groupe, l’esprit d’équipe, le dynamisme

Découvrir d’autres métiers, l’appui hiérarchique

Les méthodes apprises

L’esprit d’équipe et la force de frappe lorsqu’on a un but et une envie en commun

La variété des sujets

Le lien avec des métiers divers, et avec des personnes (pas juste par mail)

Qualité des outils qui en sortent

La bulle d’oxygène

Ce que j’ai appris sur moi même

Moments de créativité, notamment d’icebreaker où on a beaucoup ri

Capacité de mettre en mouvement une maison comme la nôtre

Se dire que l’on peut apporter beaucoup de choses à nos collègues

Importance de l’intelligence collective

Les enquêtes sur le terrain

Timing compliqué à tenir, mais l’intérêt est aussi de poser des moments de respiration forcée, se forcer à garder un rythme.

Je laisse :

Le caractère abstrait de la transfo tout du long

Le temps que cela a mobilisé, certaines sessions étaient trop rapprochées

Errements sur l’atelier “partir du bon pied”

Impression d’inconfort pour arriver à des méthodes, quand on ne sait pas où on va

Certains lundi matin où il était difficile de s’y mettre

Le scepticisme