La TRANSFO

Tester et co-créer
un laboratoire d’innovation
au sein d’une administration

PRESENTATION – Metz

PRÉSENTATION · Strasbourg

CONTEXTE

C’est le travail de la Mission des temps et services innovants qui a favorisé le lancement d’une transfo à Strasbourg. Mode projet, questionnements des usagers-ères, co construction avec les agents-es font partie des modes de travail déjà pratiqués dans le cadre de la politique temporelle. De même, la contribution aux concours internes de l’innovation ouverts à tous les agent-es ont sensibilisé les collaborateurs-trices de la Ville et l’Eurométropole aux démarches de transformation de leurs missions. Enfin, le rapport remis par l’équipe projet innovation collaborative a permis de lister les conditions de mise en œuvre d’une culture de l’innovation collaborative dans l’administration, avec en premier plan le lancement d’une Transfo. Cette démarche de transformation, à travers de nouveaux modes de construction des politiques publiques, viendra aussi alimenter le projet d’administration et la feuille de route digitale, avec notamment la création d’un laboratoire interne de l’innovation.

PROTAGONISTES

LES AMBASSADEURS

Un collectif de 20 agents de toutes catégories et de tous services et directions, participera activement à l’ensemble des sessions de travail organisées  tout au long du programme. Ils apprendront ainsi à maîtriser de nouveaux outils et nouvelles postures de travail. Premier maillon du dispositif, les ambassadeurs seront également chargés de diffuser la démarche auprès de leurs collègues.

LES RÉSIDENTS

Daym Ben Hamidi (designer, co-fondateurs des Ateliers RTT), Mireille Diestchy (sociologue, chercheuse associée à l’université de Strasbourg et enseignante à l’In Situ Lab et à l’Ecole Nationale Supérieure d’architecture de Strasbourg) et Chloë Dupuy (designer, co-fondatrice des Ateliers RTT) sont les résidents de La Transfo à Strasbourg. Professionnels expérimentés, ils sont mandatés par La 27e Région pour accompagner et former les agents de la Ville et l’Eurométropole pour toute la durée du programme.

Côté 27e Région, Nadège Guiraud est en charge de la coordination du programme La Transfo à Strasbourg et fait notamment le lien avec les autres collectivités embarquées dans la démarche.

 

PRESENTATION – Lille

CONTEXTE

Le renforcement de la place du citoyen, le développement de la culture collaborative et la modernisation et l’innovation des pratiques et des outils sont au cœur du projet de la Métropole Européenne de Lille – MEL. Cette démarche de transformation dans la manière de concevoir les politiques publiques s’inscrit aussi dans la désignation de la MEL auprès de la World Design Organization (WDO) comme capitale mondiale du design 2020.

Pour répondre à cet objectif de co-construction et de mieux connaître les outils du design, la MEL poursuit aujourd’hui son engagement en participant à la Transfo à partir de mars 2018, une nouvelle étape vers la création d’un laboratoire de design des services publics.

PROTAGONISTES

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Les ambassadeurs

Un collectif de 20 agents de toutes catégories et de tous services et directions, participera activement à l’ensemble des sessions de travail organisées  tout au long du programme. Ils apprendront ainsi à maîtriser de nouveaux outils et nouvelles postures de travail. Premier maillon du dispositif, les ambassadeurs seront également chargés de diffuser la démarche auprès de leurs collègues. L’appel à candidatures sera ouvert pour les agents de la MEL du 15 décembre 2017 au 19 janvier 2018. 

Les résidents

François Jégou (design, fondateur abo de recherche Strategic Design Scenarios), Louise Guillot (urbanisme, communication à la 27e Région) et Dométhilde Majek (designer, membre du groupe POP) sont les résidents de La Transfo à la Métropole européenne de Lille. Professionnels expérimentés, ils sont mandatés par La 27e Région pour accompagner et former les agents de la MEL pour toute la durée du programme.

Côté 27e Région, Sylvine Bois-Choussy est en charge de la coordination du programme La Transfo à Lille et fait notamment le lien avec les autres collectivités embarquées dans la démarche.


Un peu plus d’infos sur les résidents:

François Jégou est fondateur du labo de recherche Strategic Design Scenarios sur les modes de vie durables, l’innovation sociale et publique, le développement de systèmes products-services-politiques publiques, la construction participative de scenarios prospectifs. SDS accompagne la Protection Judiciaire de la Jeunesse pour mettre en place une fonction prospective ancrée dans des recherches-actions sur le terrain ; le Commissariat Général au Développement Durable pour développer un dispositif d’incitation à l’évaluation des politiques publiques ; la DG REGIO ou la Région Wallonne pour co-construire des labos d’innovation publics internes. Francois Jégou coordonne des réseaux de villes européennes URBACT (Sustainable Food in Urban Communities ; REFILL Usage temporaire des espaces vacants) et intervient comme partenaire de divers projets de recherche européens H2020 sur l’innovation sociale, la transition vers les styles de vie durables, la recherche et l’innovation responsable, le futur de l’innovation ou la construction de processus délibératifs sur la science et la technologie en Europe. François est professeur de design à La Cambre, Bruxelles, Design manager du Laboratoire des Usages et Pratiques Innovantes de la Cité du Design de Saint-Etienne et co-fondateur du réseau international DESIS d’écoles de Design pour l’Innovation Sociale et le Développement Durable.

Passionnée par le langage, les signes et les messages qui nous entourent, Louise Guillot s’essaie d’abord à la communication institutionnelle, auprès de la Ligue de l’enseignement de l’Isère pendant 3 ans, puis à l’analyse des tendances sociétales et les stratégies d’expression de la marque, lors d’un passage à l’institut d’étude et de sondages CSA en tant que planneuse stratégique. En 2015, elle se réoriente vers les politiques urbaines avec pour objectif d’explorer les usages émergents et leur trouver une place dans la fabrique de la ville. Diplômée de l’institut d’urbanisme de Lyon en 2017,  Louise rejoint la 27e Région la même année pour mener une prospective de l’action publique de terrain. Elle a notamment participé aux Eclaireurs, une démarche de prospective créative sur les modalités d’élaboration des schémas d’aménagement, et travaille actuellement à la conception d’un outil d’auto-diagnostic de la trajectoire de transformation à l’attention des métropoles. Elle a également fait partie de l’équipe de résidents de la transfo Mulhouse, programme de formation-action visant à créer et rendre pérenne une cellule innovation à la Ville de Mulhouse.  En parallèle, Louise intervient également avec l’agence de design des politiques publiques Vraiment Vraiment sur des formations en innovation par les usages et en co-conception pour l’école Polytechnique et le CNFPT.

Diplômée de l’École Supérieure d’Art et de Design de Valenciennes en 2014, Dométhilde Majek a été chargée de projet design pour les collectivités au sein de l’association lille—design jusqu’en 2016. Dométhilde Majek s’attache aujourd’hui à aider les entreprises à recentrer leur stratégie autour de l’usager en apportant expertise et méthodologie de travail collaboratif : de la prospection à la mise en œuvre, l’ensemble des parties prenantes d’un projet est associé au développement de produits et de services en adéquation avec les besoins des usagers. Cet objectif passe par une enquête du territoire en lien avec les différents acteurs du dit projet. Temps d’échanges et de rencontres avec les usagers potentiels, observation et concertation apportent une indéniable valeur ajoutée. Une fois l’enquête réalisée, il s’agit de synthétiser, identifier la ou les problématiques et de définir les enjeux du projet. Sur cette base, le dialogue reprend avec l’entreprise : c’est le temps des propositions et de l’écriture du cahier des charges qui devront d’emblée assurer la nécessaire et active implication des futurs usagers dans la conception des produits et des services qui leur sont destinés. La transmission tient donc une place essentielle dans sa pratique de designer. Dométhilde Majek est également enseignante de process design auprès d’enfants et d’adultes dans divers lieux culturels et éducatifs (école, Fab Lab) des Hauts-de-France.

Les dates de session en 2018

Session #1: 21 et 22 mars

Session #2: 9, 10, 11 avril

Session #3: 14 et 15 mai

Session #4: 27, 28 et 29 juin

Session #5: 17, 18 et 19 septembre

Session #6: 15, 16 et 17 octobre

Session #7: 22 et 13 novembre

Session #8: 13 et 14 décembre

 

 

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LES GRANDS FRÈRES

De 2011 à 2014, la Transfo a été menée en partenariat avec quatre régions pilotes : Bourgogne, Champagne-Ardenne, Pays de la Loire et Provence-Alpes-Côte d’Azur. Le programme a permis à trois d’entre elles de créer leurs propres labos, qui ont depuis conduit de façon autonome une dizaine de projets sur des sujets variés et continuent d’échanger régulièrement entre eux.

Vous pouvez retrouver la présentation de ces 4 expériences sur le site internet de La 27e Région :

Pour en savoir plus, vous pouvez également consulter l’ouvrage Chantiers ouverts au public (La Documentation Française, 2015), dont l’un des chapitres est consacré à l’aventure Transfo.

En 2016, deux ans après cette première édition réussie, La 27e Région et ses partenaires ont décidé de lancer une nouvelle édition du programme, dont ce blog constitue le journal de bord.

GLOSSAIRE

Ambassadeurs

Groupe de 20 agents volontaires constitué dans chaque collectivité. Tout le long du programme, les ambassadeurs travaillent main dans la main avec les résidents en participant à chaque session.

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Brainstorming

Recherche collective et créative d’idées, fondée sur quelques principes essentiels : ne pas critiquer, se laisser aller, rebondir sur les idées exprimées et chercher à obtenir le plus grand nombre d’idées possibles sans cherche à imposer ses propres idées.

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Cas pratiques 

Projets spécifiques menés par l’équipe (résidents et ambassadeurs) pendant les sessions. Les cas pratiques sont des projets réels de la collectivité, dont le choix répond à plusieurs critères : portage politique (un sujet important dans l’agenda de la mandature), dimension tactique (un sujet où les solutions ne soient pas toutes déjà trouvées, où il reste des marges de manœuvre pour réinterroger les projets existants et expérimenter), implication des usagers (un sujet où la démarche orientée usagers ait une réelle valeur ajoutée), transversalité (un sujet impliquant plusieurs directions), potentiel opérationnel (un sujet qui permette de déboucher sur de la mise en œuvre concrète), adhésion interne (une bonne adhésion de la direction et des chefs de services concernés à la démarche).

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Design  

Le design est une démarche de conception créative, généralement de produits ou de services, centrée sur l’utilisateur. C’est une méthode, mais aussi une façon de penser et de comprendre les projets. Au-delà des designers, le design concerne tous les concepteurs, les créateurs, qui appliquent une logique d’innovation itérative, transformatrice, centrée sur l’utilisateur, avec une haute exigence de compréhension et d’esthétique des productions.

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Design des politiques publiques 

Pratique pluridisciplinaire et collective et ensemble de méthodes qui permettent de réinterroger et de concevoir des politiques publiques en repartant du point de vue des usagers citoyens, en les associant à des tests et des simulations, en réalisant des prototypes de solutions pouvant ultérieurement être déployées avec de meilleures chances de succès.

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Documentation

Blog, vidéos et tous supports utilisés pour documenter le processus Transfo dans chaque collectivité et au niveau du programme général.

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Enquête sur le terrain

Méthode inspirée des sciences sociales qui vise à appréhender de manière sensible les pratiques et usages d’une communauté, d’une personne, d’un lieu ou d’un service à travers l’observation, l’entretien, le questionnaire… Il s’agit bien de comprendre un terrain en allant au plus près des personnes, des objets et des infrastructures qui le constituent et de le décrypter grâce à une enquête documentée par l’écrit (notes, verbatim…) et l’image (photos, vidéos, dessins), voire le son, et par les documents matériels récoltés (flyers, affiches, cartes…).

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Inter Transfo

Journée de travail organisée tous les 3 à 5 mois, réunissant des membres de toutes les équipes engagées dans la Transfo. La 27e Région est en charge de l’organisation de ces temps d’échanges et s’assure qu’ils servent les objectifs généraux du programme.

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La 27e Région

De statut associatif, elle expérimente de nouvelles façons de concevoir les politiques publiques à travers la conduite de programmes de recherche-action menés en partenariat avec des collectivités, des services de l’État ou des établissements publics. À la fois pilote et facilitatrice du programme La Transfo, elle définit le protocole, répond aux candidatures des collectivités, gère la contractualisation, recrute les Résidents, aide les collectivités à constituer les équipes d’ambassadeurs et à choisir leurs sujets de travail, prépare les inter-Transfo et est garante du bon déroulé de l’ensemble du processus.

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Labo d’innovation

Équipe interne à la collectivité, qui propose de nouvelles méthodes de conception et de mise en oeuvre des politiques publiques. Un labo a pour but de mieux prendre en compte les besoins des usagers, de décloisonner et de faciliter le travail en transversalité au sein de la collectivité. Les labos d’innovation peuvent prendre différentes “formes” et assumer des fonctions diverses : veille et prospective, ethnographie, prototypage rapide, expérimentation, animation d’ateliers créatifs, diffusion de pratiques et formation …

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Parcours usager (ou scénario d’usage)

Le scénario d’usage, ou parcours usager, est un outil narratif qui permet de rendre compte des différentes étapes de l’usage d’un service. Il est fait sous l’angle subjectif de l’usager, le scénario s’élabore « à travers les yeux » d’un usager. Il permet souvent de révéler les failles de conceptions. Il peut donc être utilisé pour présenter le service à un tiers, ou en amont, pour affiner la conception.

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Pitch

Argumentaire de présentation synthétique (quelques lignes ou paragraphes) et dynamique. Il est souvent utilisé pour restituer en plénière un travail réalisé en sous-groupe. Malgré tout, sa visée, sa forme et son contenu dépendent du contexte et peuvent prendre des formes variées.

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Points de contacts (ou touch points)

Les points de contacts d’un service sont l’ensemble des éléments avec lesquels les usagers rentrent en contact avec un service. Ils peuvent prendre plusieurs formes (un espace, un objet, un application…).

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Recherche-action

La recherche-action est un courant des sciences sociales qui considère que l’action, l’expérience, est une source de connaissance, et que les chercheurs ont un rôle à jouer dans la transformation du monde.

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Résidents

Équipe pluridisciplinaire de 3 professionnels expérimentés, mandatés par La 27e Région pour mener La Transfo au sein d’une collectivité.

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Scénario d’usage (ou parcours usager)

Le scénario d’usage, ou parcours usager, est un outil narratif qui permet de rendre compte des différentes étapes de l’usage d’un service. Il est fait sous l’angle subjectif de l’usager, le scénario s’élabore « à travers les yeux » d’un usager. Il permet souvent de révéler les failles de conceptions. Il peut donc être utilisé pour présenter le service à un tiers, ou en amont, pour affiner la conception.

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Session

Session de travail de un à cinq jours (généralement 2 à 3 jours) qui a lieu au siège de la collectivité ou sur les terrains liés aux cas traités, et impliquant résidents et agents ambassadeurs.

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Verbatim

Transcription fidèle de mots ou de phrases employées par des personnes rencontrées lors d’une enquête.

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Blueprint (schéma technique détaillé)

Le schéma technique détaillé est un outil opérationnel qui décrit la nature et les caractéristiques de l’interaction de service dans le détails. Le but est de vérifier sa pertinence. Il met en regard le parcours usagers (ce qui est visible) et le processus technique (de l’administration) qui permet de faire fonctionner le service.

NOS COUSINS AMÉRICAINS

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La fondation Bloomberg Philanthropies et le programme Innovation Teams

Des collectivités qui partagent leurs meilleures pratiques

Dans les périodes de grande incertitude, les collectivités locales sont souvent bien placées pour apporter des solutions aux grands principaux défis sociaux, économiques et environnementaux. Mais pour y parvenir, elles doivent se transformer et inventer d’autres façons de produire des politiques publiques, porteuses de plus de sens, d’ingéniosité, d’impact et de renouveau démocratique.  Au regard de tels enjeux, et tout en reconnaissant les spécificités de chaque pays, Bloomberg Philanthropies et la 27e Région partagent les mêmes valeurs : ambition, professionnalisme, prise de risque, recherche d’impact, pluridisciplinarité… Nous avons ainsi noué un partenariat qui doit nous permettre de nous inspirer mutuellement, mais aussi d’encourager les échanges entre les collectivités engagées dans leurs programmes.

Créée par Michael Bloomberg, maire de New York de 2002 à 2013, Bloomberg Philanthropies consacre plus de 187 millions de dollars à l’innovation publique et touche près de 280 métropoles dans le monde. La fondation porte des initiatives majeures telles le Mayor’s challenge, le réseau What Work Cities, l’événement CityLab ou le programme Innovation Teams. C’est à ce titre que La Transfo est soutenue par la Fondation Bloomberg. Lancé en 2011, Innovation Teams est aujourd’hui conduit dans 25 métropoles situées pour l’essentiel aux Etats-Unis, mais aussi en Israël et au Canada.

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Innovation Teams

Innovation Teams (I-Teams) est l’un des 7 programmes dédiés à l’innovation publique par la Fondation Bloomberg. Il apporte aux maires, à leurs équipes et aux décideurs municipaux les outils et techniques dont ils ont besoin pour s’attaquer aux principaux enjeux urbains et améliorer la vie des citoyens.

Les équipes I-teams sont ainsi placées sous la responsabilité directe du maire et travaillent en étroite collaboration avec les équipes municipales, leur offrant un ensemble d’outils et de techniques d’innovation. En construisant de l’empathie avec les personnes concernées, elles cherchent à comprendre les enjeux auxquels les habitants sont confrontés; elles mènent ensuite un travail créatif pour co-construire, tester et proposer des réponses significatives pour les habitants.

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Qu’est ce qui fait d’I-team un programme particulièrement pertinent ?

Probablement le fait qu’il offre aux municipalités de nouvelles possibilités pour répondre aux problèmes de leurs habitants. Les villes ont besoin de nouveaux outils pour produire des transformations et de réels impacts. En faisant appel à des équipes I-teams dédiées, les maires créent un espace permettant à leurs services de faire un pas de coté, de regarder différemment leurs enjeux, de repenser des solutions et de faire naître des idées audacieuses. Les équipes I-teams offrent ainsi une opportunité unique aux gouvernements municipaux; le programme est d’autant plus efficaces qu’il est:

 Ambitieux: les maires et les décideurs locaux utilisent Innovation teams pour faire émerger des approches nouvelles et créatives face aux problèmes les plus pressants de leurs villes et de leurs services. Les équipes I-teams sont positionnées de façon unique pour apporter des transformations profondes, renforçant les capacités municipales là ou l’impact peut être le plus fort.

Rigoureux: Les solutions efficaces et créatives sont le résultat de diagnostiques pertinents. Les équipes I-teams compilent d’importants volumes de données qualitatives et quantitatives, offrent la possibilité de regarder ailleurs et de s’inspirer d’autres villes ayant rencontré des problème similaires, s’adressent bien au-delà des cercles habituels pour comprendre une situation et imaginer des solutions, et considèrent chaque problème depuis une diversité de perspectives pour en comprendre les causes profondes.

Centré sur l’humain : Les gouvernements résolvent les problèmes de façon plus rapide et plus créative lorsqu’ils cherchent à comprendre de manière approfondie les besoins de leurs usagers. Innovation teams fonctionne de manière ouverte, invite les habitants à contribuer à la définition des problèmes, puis développent et testent les solutions.

Audacieux: Innovation teams bouleverse les logiques de routine au sein des municipalités. Le programme propose de tester les idées avec les résidents lorsqu’elles émergent, avant même qu’elles ne soient formalisées, financées ou approuvées, pour obtenir un retour rapide et permettre des améliorations afin, in fine, d’investir dans la meilleure solution.

Orienté sur les impact: Innovation teams se focalise constamment sur les résultats. Les équipes se fixent des objectifs et utilisent des données et des outils de management de la performance pour mesurer les progrès et les impacts. Elles ont un parti pris d’action, conscientes du fait que le travail mené ne compte que s’il produit des impacts signifiants et visibles pour les habitants.

Polyvalent: les équipes I-teams s’attaquent à un spectre larges d’enjeux urbains. Elles dépassent les silos habituels, dédient un temps donné à résoudre un problème pressant pour une municipalité, puis sont redéployées par le maire et ses décideurs pour s’attaquer au challenge suivant.

 

Pour en savoir plus sur I-teams, quelques liens:

Le site du programme

Les sites de quelques unes des villes impliquées:

PRÉSENTATION · Occitanie

CONTEXTE 

Née de la fusion des deux anciennes collectivités Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées, la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée a consacré une grande partie de sa 1ère année d’existence à mettre en place une nouvelle organisation. Les défis à relever sont inédits pour une administration en pleine construction et dans ce contexte, la Présidente Carole Delga a la volonté d’innover dans les pratiques managériales, au profit de politiques publiques rénovées.

Du côté des agents également, le besoin s’est très vite fait sentir d’explorer de nouvelles méthodes de travail. C’est donc pour répondre au mieux aux nombreux enjeux qui se posent que la Région Occitanie se lance dans la Transfo début 2017.

Le premier cas pratique choisi est celui des espaces partagés de travail et de convivialité. La réorganisation des locaux suite à la fusion est en effet l’occasion de réinterroger l’utilisation de l’espace dans les différents bâtiments, sur les sites de Toulouse et de Montpellier, avec un enjeu principal et de taille : favoriser les échanges et la création ou le renforcement des liens existants entre les agents de cette nouvelle grande région.

PROTAGONISTES

Les résidents

 Lucas Linares (designer, co-fondateur de l’agence étrangeOrdinaire), Emma Livet (designer, co-fondatrice de l’agence La Bobine) et Frédérique Sonnet (consultante en innovation par les usages) sont les résidents de La Transfo Occitanie. Professionnels expérimentés, ils sont mandatés par La 27e Région pour accompagner et former les agents parisiens pour toute la durée du programme.

Côté 27e Région, Nadège Guiraud est en charge de la coordination du programme La Transfo à Paris et fait notamment le lien avec les autres collectivités embarquées dans la démarche.

Les « résidents à domicile »

Laure Bagneris et Nicolas Trillaud, qui travaillent à la Direction de Projet Innovation, assurent le lien entre La 27e Région, les résidents et les ambassadeurs. Ils jouent le rôle de «résidents à domicile».

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Les ambassadeurs

Un collectif de 20 agents de toutes catégories et de tous services et directions, participe activement à l’ensemble des sessions de travail organisées par les résidents tout au long du programme et apprend ainsi à maîtriser de nouveaux outils et nouvelles postures de travail. Premier maillon du dispositif, les ambassadeurs sont également chargés de diffuser la démarche auprès de leurs collègues.

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