Premier bilan méthodologique • session #4

13 janvier 201713 février 2020 Magali Marlin METHODES, session 4

Nouvelle année, nouvelle session Transfo Mulhouse ! Ce nouveau rendez-vous est l’occasion de faire un bilan des méthodologies testées jusqu’à présent et de préparer l’exposition et le forum autour du travail sur un nouveau dispositif jeunesse, qui auront lieu les 1 et 2 février prochain. Retrouvez ici le planning complet de la session 4.

Le BLOG ET le FLICKR, enfin !

C’est dans une atmosphère très studieuse que l’on retrouve les Ambassadeurs ce lundi matin au Centre Sportif Régional de Mulhouse, notre nouveau lieu de travail pour les deux prochaines sessions.

Les ambassadeurs en pleine réflexion dans l’auditorium du centre Sportif Régional de Mulhouse.

Autres nouveautés : un membre supplémentaire s’est glissé dans l’équipe des Résidents : c’est Louise, en stage à la 27^e Région, qui se joindra à nous pour les six prochains mois !

Nous ouvrons cette session par la présentation de deux outils importants pour la suite. D’abord, le blog de la Transfo, commun à l’ensemble des collectivités prenant part au programme. Il permet notamment de retrouver le récit de chaque session et les outils utilisés. Pour les plus curieux, on peut aussi aller fouiller dans le journal de bord des autres collectivités et découvrir comment l’expérience Tranfo est vécue ailleurs !

Le second outil est l’album flickr de la Transfo Mulhouse. Regroupant un très grand nombre de photos de la Transfo Mulhouse, cette banque d’images peut s’avérer très utile pour agrémenter des présentations de la démarche.

RETOUR SUR LES MÉTHODOS

Après ce temps introductif, nous nous lançons dans l’atelier d’amélioration des fiches méthodologies. Confectionnées par les résidents, ces fiches ont pour but de synthétiser les onze méthodes explorées lors des sessions précédentes :

Les ambassadeurs remplissent les fiches d’évaluation des fiches méthodes.

à CHAQUE éQUIPE SON AVION !

Après la pause déjeuner, nous nous accordons un petit moment de détente ludique. Les Ambassadeurs sont mis au défi : confectionner, en groupe, un avion en papier ayant au maximum cinq plis, et le faire voler le plus loin possible. À grands renforts de lestage ou agrafes, certains avions se jouent de la contrainte imposée et filent dans l’air sans problème. Au delà de la convivialité du moment, cet exercice nous permet de réfléchir à notre rapport aux règles et à leurs détournements, et de poser un regard créatif sur la contrainte.

Chaque équipe a fait évoluer son avion en papier (lestage, sckotch) selon les enseignements tirés des tests.

Après ces premiers vols, less esprits aiguisés se replongent dans le travail d’approfondissement méthodologique. Autour de trois tables rondes chacune animées par un Résident, les ambassadeurs partagent leurs impressions, recommandations et critiques des fiches méthodos soumises au débat. Grace à cet atelier, les Résidents ont pu ensuite reprendre et adapter les fiches afin qu’elles soient le plus maniables possible (vous pouvez consulter les fiches complétées ici). La semaine prochaine, les Ambassadeurs devront les présenter aux vingt Relais lors d’un « speed-dating méthodo ».

Les ambassadeurs avec Yoan, entrain d’échanger sur les modifications à apporter à une des fiche méthode.

VERS LE LABO

En seconde partie d’après-midi, nous ouvrons un sujet important pour la suite : au delà du travail sur le dispositif jeunesse et des autres cas pratiques à venir, le programme La Transfo s’inscrit dans la perspective de la création d’un « labo » permettant de mieux prendre en compte les besoins des usagers et de faciliter le travail en transversalité au sein de la collectivité. À l’heure où le premier cas pratique touche à sa fin, le temps est venu pour le groupe de commencer à penser les contours de ce laboratoire, mais aussi les futurs cas pratiques qui permettraient de mettre à l’épreuve ses modalités de fonctionnement.

Après avoir pris connaissance de quelques exemples de laboratoires d’innovation publique à travers le monde, les Ambassadeurs expriment leurs premières idées de futurs cas pratiques. Toutes ces contributions sont consignées dans le « Cahier du Labo », un grand cahier noir qui nous suivra dans les prochaines sessions.

La journée se clôture avec la distribution à chacun du livre Chantier ouvert au public de la 27^e Région et d’une boite garnie de deux Ferrero. Quoi de plus adapté pour nos Ambassadeurs ? 😉

UN BILAN SENSIBLE

Le lendemain matin, les Ambassadeurs et les Résidents se séparent le temps d’une heure. Au centre sportif régional, les Ambassadeurs réalisent un Bilan sensible des différentes méthodologies testées. C’est le moment de se poser et de revenir sur son ressenti lors de l’expérimentation des différentes méthodologies.

Les Ambassadeurs, après avoir réalisé leur bilan sensible, s’organisent pour préparer le « speed-dating methodo ». Le Cahier des charges conceptuel ayant été mis de coté, chaque groupe aura dix minutes (deux fois cinq) pour présenter deux méthodologies aux Relais, qui se déplaceront de table en table et poseront leurs questions.

PETIT DÉJEUNER RENCONTRE AVEC LES N+1

Les Résidents quant à eux se rendent à l’Hôtel de ville pour retrouver les supérieurs hiérarchiques des Ambassadeurs afin de leur présenter la démarche Transfo : son ambition, son rythme, son contenu, ses perspectives. C’est aussi l’occasion d’échanger sur des questions d’ordre organisationnel et logistique : communication, charge de travail pour les Ambassadeurs, ordres de mission, déjeuner pendant les sessions, etc. L’occasion aussi de jeter un oeil à la petite exposition montée en autonomie par quelques Ambassadeurs pour présenter le travail mené jusqu’ici !

PRÉSENTATION DU DISPOSITIF JEUNESSE UNIFIÉ

De nouveau tous réunis au Centre Sportif Régional, nous entamons une journée de travail recentrée sur le dispositif jeunesse esquissé ces quatre dernières sessions. Les Résidents commencent par une présentation du dispositif jeunesse unifié, traduction concrète des principes de fonctionnement du dispositif tel que défini par les Ambassadeurs. Dans un souci de passation, le service Jeunesse est à nouveau associé à ce temps de travail.

PRÉPARATION DU FORUM ET DE L’EXPO 

Il reste néanmoins une étape importante avant de refermer ce premier cas pratique. Les 1er et 2 février, les Ambassadeurs présenteront une exposition et animeront un forum. Le but : présenter le dispositif jeunesse imaginé ainsi que la démarche Transfo, et recueillir les avis et réactions des élus, agents et partenaires potentiels du dispositif jeunesse et usagers interrogés lors de l’immersion. Les résultats de ces échanges nous permettront d’enrichir le cahier des charges.

L’après-midi est consacré à la préparation de cet événement, et les ambassadeurs se divisent en deux groupes :

L’EXPO

Le premier groupe est chargé de réfléchir au contenu et à la scénographie de l’exposition. Quelles informations partager ? Comment organiser les contenus ? Nous travaillons collectivement à un circuit d’exposition et aux grandes catégories d’informations qui doivent figurer.

Cinq thèmes ressortent :

La démarche de la Transfo,
La Carte Max telle qu’elle existait avant La Transfo,
Les différentes étapes de conception du nouveau service imaginé par les Ambassadeurs,
Le dispositif jeunesse imaginé,
La perspective d’un Futur labo d’innovation publique.

Par groupe de deux, les ambassadeurs se répartissent le travail : créer une carte des acteurs rencontrés, recueillir et mettre en forme des témoignages des ambassadeurs, restituer les grands principes de l’application…

LE FORUM

L’autre groupe travaille sur le contenu du forum : Quelles grandes thématiques à aborder ? Quelles questions à mettre précisément en débat ? Quelles sont les attentes en termes de réponses et de production ? Quelle organisation du temps et de l’espace ?

Une fois ces éléments définis, les Ambassadeurs se répartissent les questions et sont chargés de les retravailler et de préparer leur atelier. À l’issue de cette journée, et après un temps de restitution rapide du travail effectué par chaque groupe, chacun repart avec une to-do-list.

Rendez-vous le 1^er et le 2 janvier au Centre Sportif de Mulhouse pour en découvrir les fruits !