Le cas pratique de l’école Oasis est le dernier cas qui a été traité au cours de la Transfo Paris. Il a commencé en septembre 2017 pour se clore en janvier 2018, sur une durée de 5 sessions. Il a été pris en charge par la moitié de l’équipe des ambassadeurs de la Transfo Paris, l’autre équipe s’investissant sur le cas de la médiation numérique des bibliothèques.

En bref : « L’école Oasis » est un projet expérimental initié dans le cadre de la mission résilience de la Ville de Paris, qui vise à transformer les cours des écoles parisiennes en zones de fraîcheur, dans la perspective d’un accroissement du nombre de jours de canicule à horizon 5 ans. Fini le bitume chaud et les façades réchauffantes, la cour de l’école devrai être faite d’ombres, de végétation et de matériaux isolants. La mairie du Xe arrondissement souhaite lancer une expérimentation rapidement sur plusieurs écoles de son territoire, mais comme le projet est inédit et a pour vocation à intégrer les attentes des utilisateurs, elle a souhaité solliciter l’équipe de la Transfo.

L’équipe travaille avec Léa Vasa (Adjointe à la Maire du 10ème arrondissement – Développement Durable, Economie Sociale et Solidaire, Handicap), en partenariat avec la Mission Résilience de la Ville de Paris, pour concevoir un processus d’expérimentation basé sur des principes de conception centrée utilisateur, et lancer une dynamique au niveau local. Un premier atelier collaboratif sera la première étape du processus.  L’intervention de l’équipe Transfo s’achèvera après cette journée.

Le déroulement

Léa Vasa, conseillère municipale du 10^e arrondissement a sollicité l’équipe de la Transfo avec deux demandes potentielles :

• Animer une réunion d’explication des écogestes aux agents,
• Aider à aborder le projet encore très peu défini de créer une ou plusieurs « écoles oasis ».

Jour 1 (session #10 de la Transfo ) : le cadrage de la demande

Au cours de la Session #10 en septembre, l’équipe consacre un temps de discussion sur les éléments qu’elle a déjà à disposition, et prépare un entretien à venir, en fin de matinée, avec l’assistante de Léa Vasa. C’est une première séquence au cours de la quelle l’équipe se concentre sur « Quelles questions poser ? » « Quelle posture devons-nous adopter au cours de l’entretien ? ».

C’est aussi l’occasion  de se dire quelles interventions sont dans le coeur de la mission labo, et de préciser :

• Nous ne sommes pas des facilitateurs de réunion,
• Nous apportons un regard décalé et neuf au sujet;
• Nous apportons une méthode originale d’interrogation de la problématique et de traitement de la demande, en ayant constamment à l’esprit que tout projet abordé doit placer l’utilisateur au centre de son questionnement.

Outil : Le guide d’entretien

Guide_d’entretien-MairieXe-Ecole_Oasis

A l’issue de l’entretien, l’équipe élabore un mail collectif qui apporte les conclusions suivantes :

-> Une séance de sensibilisation aux écogestes ne trouverait pas d’avantage particulier à être assuré par une équipe Transfo/Labo, car le sujet est déjà bien jalonnée par les divisions de la propreté d’arrondissement.L’information est alors donnée sur les contacts à prendre, en s’appuyant sur le carnet d’adresse des membres de l’équipe qui connaissent ces sujets.

-> En revanche, l’équipe propose de prendre le temps d’une rencontre plus longue avec Léa Vasa pour évoquer le sujet plus innovant, qui est celui de l’école Oasis.

 

Jour 2 (session #11 de la Transfo) : la rencontre avec l’élue

En octobre, l’équipe rencontre Léa Vasa accompagnée de son assistante-stagiaire.

Le défi se révèle important : il s’agit de tester dans le 10e arrondissement la mise en oeuvre d’un projet à caractère prioritaire lancé par la Ville de Paris. L’idée est d’aménager un équipement qui serait susceptible de remplir des fonctions « d’Oasis », d’îlot de fraîcheur, accueillant les habitants les plus fragiles en cas de canicule ou d’inondation.

Avant la rencontre, l’équipe a pris le temps de s’interroger sur la fonction du labo qu’ils testent. Ici, il s’agit d’une sorte d’aide au démarrage et à la concrétisation d’un projet qui paraît encore assez peu défini, en faisant appel à la posture de questionnement décalé et de méthode créative et coopérative spécifique à l’esprit du Labo. Ensuite, l’équipe élabore une stratégie précise d’intervention à proposer à Léa Vasa l’après-midi. En résulte un planning, des thématiques de travail et des dates possibles d’intervention.

 

L’échange avec Léa Vasa est très fructueux, elle valide ces principes et énonce une première liste de personnes qui seront impliquées dans l’élaboration du projet.

Le résultat est riche d’enseignement pour le laboratoire. Il fait émerger des questions essentielles pour le lancement d’un projet :

• A quel point peut-on requestionner la commande (doit-on répondre à la demande stricte « école »-Oasis ou peut-on élargir  « équipement »-Oasis) ?
• Comment peut-on faire venir des utilisateurs ?
• Quel est le meilleur format de travail pour faire émerger des idées qui peuvent être concrétisées sur un équipement du 10e arrondissement ?
• Comment inviter des personnes susceptibles d’apporter un regard décalé aux participants à la démarche ?
• Comment intervenir pour apporter un réel effet de levier au projet porté par l’élue ?

 

Jour 3 (Session #12 de la Transfo) – Affiner le besoin, décrire les objectifs, jalonner les étapes du projet.

Le travail sur l’école Oasis a commencé par un cercle de dialogue pour faire le point sur la façon dont l’équipe fonctionne. Chacun·e prend la parole pour exprimer ce qu’il/elle ressent, sur son souhait pour que le groupe puisse être moteur sur ce sujet dont nous ressentons tous qu’il est passionnant mais difficile à appréhender, car nous savons que nous sommes au tout début d’un processus qui se déploiera pendant plusieurs années.

Le déroulé idéal d’un projet d’école Oasis élaboré et mis en page par les ambassadeurs

Les résidents (Julien, designer et Caroline, coach) font un bref résumé de leur rencontre avec les responsables de la mission Résilience à l’Hôtel de Ville, qui sont très heureux de savoir que la Mairie du Xe arrondissement s’est emparé du sujet des écoles Oasis,  leur permettant de tester le développement d’une politique d’écoles Oasis à l’échelle de tout un arrondissement.

A la clef, la question est : Quelles sont les conditions pour que la mairie d’arrondissement mène son projet en associant, dès la définition du projet tous les acteurs concernés, à tous les échelons ?

Il s’agit, bien sûr des services déconcentrés (Service local d’architecture, Services des affaires scolaires, Services de la voirie et des espaces verts…), mais également des parents d’élèves, des directeurs et des enseignants, des personnels d’entretien et des gardiens, et aussi surtout des enfants, premiers concernés. La complexité de ce sujet est dûe au fait que le nombre de personnes potentiellement associées à ce projet peut vite être considérable.

Les responsables de la Mission Résilience de la Ville sont particulièrement intéressés par l’intervention de la Transfo et du Laboratoire, dans la mesure où nous proposons un regard qui décentre l’approche technique vers une approche de la conception par l’usage, en utilisant des méthodes de créativité, de coopération et de design que les acteurs habituels ne pratiquent que très peu, voire pas du tout.

Après un échange sur les perspectives de ce projet, les ambassadeurs se répartissent des exemples qui ont été glanés par la Mission Résilience en France, en Grande Bretagne, en Italie et aux USA, et après un temps de lecture de 30 mn, se restituent mutuellement ce qu’ils en apprennent.

 

A la fin de la matinée, Noémie Fompeyrine (Mission Résilience) et Clémentine Gallot, assistante de Léa Vasa (Mairie du Xe), viennent échanger avec le groupe. Clémentine restitue l’échange qu’elle a eu avec la Directrice générale des services de la mairie du Xe, nous permettant de mesurer le degré élevé de priorisation du projet.

On s’entend sur le principe de mener une première séance, en présence des services de la Mairie du Xe, le 16 janvier après-midi, afin de constituer et motiver l’équipe qui sera chargée de mener le projet.

Noémie Fompeyrine donne les noms et les fonctions des acteurs externes à l’arrondissement qu’il serait utile d’associer à cette première séance, puis dans la suite du projet.

L’après-midi, l’équipe se répartit en deux groupes. A partir d’une trame vierge proposée par les résidents, et qui récapitule toutes les questions à évoquer pour construire un programme de travail pour le 16 janvier (objectifs, enjeux, parties prenantes, séquences, horaires…), les ambassadeurs élaborent un pré-programme, qu’ils mettent ensuite en commun.

Les questions à aborder pour préparer un atelier collaboratif

Le préprogramme en cours de conception par les ambassadeurs :

Ce pré-programme est rapidement discuté avec Léa Vasa, qui valide quelques grands principes :

• L’objectif principal du 16 janvier est de permettre aux acteurs internes de la Ville de décider comment le projet doit être conduit pour ne pas donner de surcharge à un plan d’activité déjà très contraint, mais pour que l’école Oasis soit une opportunité pour travailler différemment ;
• Une séquence de travail de 3h30 minimum est donc nécessaire ;
• Le travail se déroulera en intégrant une séquence où le groupe produira un objet concret commun : cela pourrait être, par exemple, une cartographie des contraintes et des opportunités à saisir, permettant de préciser le choix d’une école-pilote.

Le groupe « Ecole-Oasis », devra ainsi imaginer une méthode créative et originale pour que les ambassadeurs puissent apporter un regard décalé et la vision des utilisateurs aux participants du séminaire.

A partir de ces principes, les ambassadeurs finalisent le pré-programme, nous permettant de préparer l’ensemble des éléments nécessaires à la journée au cours de la session du 5 décembre prochain.

Acte 4 – (Session #13 de la Transfo) – Préparer l’atelier dans un contexte encore flou

Cette session se déroule en décembre, un mois avant l’événement. La matinée est consacrée à finaliser le déroulé et à récapituler l’objectif du travail collaboratif engagé, dans un contexte où nous n’avons toujours pas d’interlocuteur technique interne à la mairie, un chef de projet qui paraît pourtant indispensable à la concrétisation du projet.

Prenant acte de ces difficultés d’organisation, nous ne nous décourageons pas, et entamons la préparation de l’atelier avec les points d’appuis que nous avons : un portage politique affirmé par Léa Vasa et par Alexandra Cordebard, la Maire du Xe arrondissement, pleinement engagées dans le projet, et le soutien de la Mission Résilience de la Ville de Paris.

L’objectif de l’atelier du 16 janvier sera de formuler une vision partagée entre les participants. Il s’agit de s’accorder sur la vocation du projet (le but), le contexte du départ, les écoles concernées par la problématique, nos désirs, puis nos défis (obstacles à surmonter). Et enfin, de s’entendre sur les prochaines étapes et les interlocuteurs à impliquer. Le tout, bien sûr, en suscitant l’envie de s’impliquer dans le projet.

Les participants de l’atelier seront des acteurs « métiers » de l’arrondissement. Sans les citer tous, il y aura la Circonscription des Affaires Scolaires et Petite enfance, les services locaux d’aménagement, une directrice d’école, une inspectrice de circonscription ; mais aussi des « décideurs », à savoir Léa Vasa (élue), la Directrice Générale des Services de l’arrondissement, et Noémie Fompeyrine, chargée de la Mission Résilience.

Tester « Le démarreur »

Avant même d’aller travailler sur le terrain, avec les enfants et le personnel de l’école choisie, l’enjeu est faire le lien entre les élus du Xe arrondissement et de la mairie centrale – qui portent le projet – et les acteurs opérationnels du territoire, qui à terme, si le projet se réalise, devront le faire vivre. Le temps pris pour faire ce rapprochement peut paraître banal, voire inutile. Il n’en est rien, c’est un temps qui n’est que rarement pris à la Ville de Paris, pourtant indispensable au bon lancement d’un projet hyper-local.

La Transfo expérimente donc là un des rôles du futur labo, celui d’être un acteur tiers, capable de réunir les décideurs (parfois très éloignés du terrain) et les professionnels locaux, dans l’optique de se projeter ensemble sur la marche à suivre. Ce format de travail, on l’a appelé « Le démarreur ». S’il marche, il pourra être répliqué sur d’autres sujets.

Nous décidons donc qu’une première séquence consistera à donner de multiples illustrations du concept « école oasis », veille inspirante destinée à embarquer les participants dans une réflexion collective et créative. Nous identifions des thèmes d’explorations  :

• Ecoles oasis existantes (Milan et Grande Bretagne);
• Innovation dans les écoles (pédagogiques, architecturales, association des enfants à la conception…);
• Activités pédagogiques résilientes (gestion alternative de végétalisation, recyclage…);
• Des exemples d’ilots de fraîcheur en milieu urbain;
• Des pratiques résilientes hors écoles (végétalisation, recyclage…);
• Des méthodes de conceptions immersives et expérimentales.

Au cours de l’après-midi, les ambassadeurs se divisent en trois groupes, en présence de Léa Vasa.

Deux groupes sont chargés de repérer des exemples à partir de ces thèmes.

Un groupe est chargé de poursuivre la réflexion sur le déroulé de l’atelier : Que produit-on à l’arrivée ? Que feront les ambassadeurs ? Que doit-on rédiger comme invitation ? Quels supports et quels outils utiliserons-nous pour l’animation ?

Il est décidé qu’une autre séquence de l’atelier du 16 janvier consistera à se réunir autour d’une carte du Xe sur laquelle seront repérés les îlots de chaleur et les écoles qui pourraient être support de l’expérimentation. Pour préparer cette carte, les ambassadeurs repèrent les informations à collecter, et surtout à qui l’on doit s’adresser à la Ville de Paris pour récupérer le fond de plan (Agence parisienne d’urbanisme – APUR). Une ambassadrice propose le mobiliser la personne en charge des impressions de plan dans son service pour éditer la carte en grand format quand nous l’auront récupérée auprès de l’APUR. D’autres temps seront dédiés à la formulation de désirs et d’obstacles.
Nous nous quittons avec un plan de travail précis pour les résidents, et des missions ponctuelles pour les ambassadeurs, à mener d’ici le 16 janvier.

Le programme de l’atelier issu des travaux

 

Acte 5 – (Session #14 de la transfo)– Le démarreur en action

Le matin du 16 janvier, l’équipe s’installe dans une salle au 2e étage de la Mairie du Xe arrondissement en vue de l’après-midi d’atelier. Les ambassadeurs et les deux résidents s’affairent à organiser la salle, rechercher les éléments de veille inspirante et les mettre en page, découper les supports et les outils, se répartir les rôles.

C’est une ambiance d’atelier de travail, où chacune et chacun trouve à faire dans la perspective d’une séance pour laquelle nous avons mesuré les enjeux : le cabinet de la Maire nous confirme que cette dernière sera présente au lancement de la séance. Nous compterons aussi sur la présence du Maire-adjoint aux affaires scolaires, de la Directrice générale des services, ainsi que d’un·e représentant·e de chaque service concerné (affaires scolaires, architecture…). Enfin, nous apprenons que la directrice d’une école sera présente, ainsi que son inspectrice de circonscription.

L’après-midi, alors que nous attendions 10 participants, nous voyons finalement la salle se remplir progressivement, à notre plus grande joie (et angoisse!), jusqu’à atteindre le double !

La première séquence ayant comme objectif de se présenter et d’énoncer la raison pour laquelle chacun·e est là, nous avions installé des chaises en cercle… le cercle est donc élargi jusqu’à la limite maximum de la salle. Après une introduction par Alexandra Cordebard, Maire du 10e arrondissement, nous lançons le tour de parole.

Ce temps de parole donné à chaque participant·e pour qu’elle.il exprime son intérêt ou sa motivation, nous permet de comprendre, très vite, à quel point le projet est déjà assez vivant dans l’esprit des personnes, qui se montrent en grande majorité curieuses et très motivées à aborder ce projet.

Nous enchaînons sur la présentation, par les ambassadeurs, ainsi que par la chargée de mission de la Mission résilience, Noémie Fompeyrine, d’exemples en France ou à l’étranger, d’écoles oasis, mais également de participation d’enfants à des projets d’aménagement d’écoles, de co-construction d’espaces de fraîcheurs dans les villes avec les usagers autour d’espaces de fraîcheur, de protection de l’environnement (exemple telles que les aires marines protégées)… L’enchaînement des images et des récits par les ambassadeurs plonge les participants dans la réalité possible de ce que pourrait être une école Oasis, de ce qu’est un projet  « orienté utilisateurs », dans lequel les utilisateurs sont associés dès les premières étapes.

La séquence suivante plonge les participant·e·s dans la réalité du projet dans le Xe. Autour d’une cartographie montrant les écoles et les îlots de chaleurs, des petits panonceaux descriptifs sont posés, sur lesquels chacune et chacun apporte ses informations, même partielles. Grâce à cette carte partagée, le groupe élabore peu à peu les critères qui permettront à la Ville de sélectionner des premières écoles qui pourraient participer au projet d’école Oasis, avant que l’on envisage de le déployer sur l’ensemble de l’arrondissement.

Les critères : la présence d’équipes mobilisées et intéressées par l’approche innovante, l’existence de travaux déjà programmés, l’identification de contraintes de sous-sols non bloquantes, la présence d’un îlot de chaleur à proximité… A partir de ces informations collectées, les participants se disent que ce travail d’équipe est un début pour apporter plus d’informations et affiner les critères de choix, en associant à la discussion les acteurs concernés : gardien·ne·s, équipes éducatives, enfants…

Puis, nous poursuivons l’échange en demandant à deux groupes de se constituer pour répondre alternativement aux deux questions suivantes : à partir de la veille inspirante et de l’échange sur la carte, « Nos désirs et nos atouts pour l’école oasis sont … » »Nos défis pour l’école oasis sont … ». Une belle occasion pour envisager la poursuite du projet. La participation active de la directrice d’école permet à chacune et chacun de comprendre comment ces questions peuvent être posées devant un cas très concret

La clôture de cet atelier se conclue autour d’une frise des temps du projet, autour de laquelle le groupe s’accorde pour préciser qu’un temps d’échange et de concertation élargi à tous les acteurs concernés doit être prévu avant de lancer tout projet.

On se quitte en formant d’abord le traditionnel cercle pour que chacun·e apporte un mot de conclusion. Nous avons alors la grande joie d’entendre que les personnes ont pu mieux comprendre ce projet d’école Oasis, et de trouver un véritable intérêt pour y participer. C’est encourageant pour toute l’équipe Transfo qui a conduit ce projet, mais aussi et surtout pour les porteuses du projet.

Après l’atelier, les enseignements du projet pour l’équipe

Le groupe École Oasis, à son retour de l’atelier, teste le questionnaire de retour d’expérience élaboré la veille par le reste du groupe des ambassadeurs, ce qui lui donne l’occasion de reformuler l’histoire de l’atelier de la veille et de sa préparation et d’en tirer tous les enseignements pour l’organisation du Laboratoire.

Nous concluons sur le fait important que lorsque le portage politique est fort (une conseillère d’arrondissement, appuyée par la Maire du 10e, ainsi que par l’équipe Mission Résilience), les difficultés de démarrage peuvent être surmontées, même si l’absence de chef de projet et les difficultés liées à l’organisation de notre session Transfo (une présence des ambassadeurs seulement 2 jours par mois), a accru la difficulté de préparation, démontrant l’utilité de pouvoir compter sur un relais disponible en continu du projet au sein du laboratoire.

Retour d’expérience : Sophie

 

Retour d’expérience : Jean René

Cela étant dit, l’engagement important de Léa Vasa et la clarté de sa commande (écouter et embarquer les acteurs autour du projet) a véritablement constitué un fil rouge pour l’ensemble de l’expérience. La qualité des outils réalisés par le designer de l’équipe (Julien) et mobilisés au cours de l’atelier est un facteur de réussite, tout autant que la qualité et la richesse de la veille créative portée par les ambassadeurs. Cette veille, même si elle ne s’appliquait pas à l’objet même de l’Ecole Oasis, mais à des idées proches, a permis d’aider les participant·e·s à concrétiser le « concept » d’école Oasis et de leur faire toucher du doigt ce qu’il leur était possible d’accomplir.

Par ailleurs, les temps consacrés à la répartition des rôles au sein de l’équipe, au partage de nos difficultés, voire même de nos désarrois, a permis de tenir le cap du projet, malgré parfois certaines lenteurs.