Session #6 : Entre labo, espaces vacants et suite du cas pratique Amelio

Retour à l’ancien PC Régul de Tourcoing, les 15, 16 et 17 octobre, pour la session 6 de la Transfo Lille. Nous ouvrons le deuxième tier du programme avec un rythme soutenu. Au menu : deux cas pratiques sur le feu, une préfiguration du labo qui avance à toute vitesse, et un groupe d’ambassadeurs qui change progressivement de posture.

 

On s’organise pour capitaliser sur la transfo 

Tout un pan de la réussite du programme tient dans la capacité du groupe à capitaliser sur ses apprentissages et prendre de l’épaisseur au fil de session. Jusqu’à maintenant, les ambassadeurs étaient plutôt dans une posture d’apprenant. En ouverture de cette session, nous adoptons un nouveau principe de principe de capitalisation collective en trois volets afin de développer une posture réflexive.

Concrètement, il s’agit d’identifier :

  • les expériences vécues par les ambassadeurs à réinjecter dans leur quotidien professionnel
  • les « briques » qui nous permettent de construire le labo
  • et la frise des cas pratiques replaçant les méthodes mobilisées dans une démarche plus globale d’accompagnement
IMG_1177

A chaque session, trois ambassadeurs endossent les rôles de rapporteur pour chacun de ses volets, en fin de session, nous prendrons un temps pour échanger sur leur travail avec le reste du groupe. La session suivante, un nouveau trio d’ambassadeurs reprendra la matière produite et la mettra au propre avec de mener à leur tour la mission de rapporteur.

Fort de ces nouveaux principes, le groupe se replonge, en deux groupes, dans l’avancement des deux cas pratiques du moment :  AMELIO et l’occupation temporaire des espaces vacants.

 

Un espace public éphémère en occupation temporaire

La suite du cas pratique « occupation temporaire des espaces vacants » de la Métropole se déroule donc dans l’ancien PC de régulation de Tourcoing. En droite ligne des bons principes de l’approche du design, l’idée est de « faire avant de penser » ou tout au moins de faire et de penser en même temps ! Autrement dit pour se mettre dans le bain et réfléchir à la manière dont la Métropole de Lille peut construire sa politique d’occupation temporaire, rien de mieux pour les ambassadeurs que de s’essayer soi-même dans l’utilisation d’un espace vacant.

Bien sûr comme le fait remarquer l’un d’entre eux : « On est dans un espace vacant de luxe ! ». L’ancien PC de régulation de Tourcoing à été vidé il y a moins d’un an. Il héberge encore en partie des serveurs de la Métropole. Il est toujours entièrement équipé et en bon état, il ne lui manque qu’un coup de balai et un peu de rangement pour s’emparer des lieux ! Le choix de ce lieu n’entend pas être représentatif de la moyenne des plus de 5000 espaces vacants propriété de la Métropole (locaux administratifs abandonnés ; maisons inhabitées ; friches industrielles ; délaissés ; etc.) mais plutôt de commencer par les fruits les plus mûrs, les plus faciles à cueillir pour sensibiliser les décideurs à la question de l’occupation temporaire sans commencer par les questions les plus épineuses.

L’expérimentation par la transfo elle même

Autre bonne pratique de l’approche design (et du bon sens commun en général) : ne pas débuter dans l’escalade en commençant par la face Nord ! Et donc immerger la TRANSFO, les ambassadeurs et les résidents dans une expérience qui démontre la faisabilité de l’usage temporaire : le laboratoire éphémère de la TRANSFO fonctionne depuis deux sessions maintenant dans un espace inutilisé par la métropole. En livrant quelques tables et chaises le PC régulation de Tourcoing se transforme en « Labo d’innovation publique » temporaire. Une bonne quinzaine d’espaces immédiatement accessibles comme l’ancien PC de régulation de Tourcoing seraient ainsi disponibles sur le territoire de la Métropole par exemple pour devenir autant de lieux de démonstration de l’innovation par le design (POC) d’ici à 2020 et accueillir les manifestations de Lille Capitale Mondiale du Design.

Et c’est bien cela l’apprentissage principal qui semble émerger de cette dernière session : l’expérimentation de l’occupation temporaire dans le PC de Tourcoing, ce n’est pas seulement ce que l’on pourrait faire avec des agents de la Métropole, des habitants de Tourcoing ou autre… Cette expérimentation a déjà commencé depuis 2 sessions : c’est la preuve qu’un Labo d’innovation publique peut fonctionner de manière localisée sur le territoire grâce à l’occupation temporaire !

Une charte de bon usage distribuée dans l’espace

Au-delà d’expérimenter un Labo d’innovation publique dans un espace vacant sur le territoire, le besoin se fait sentir d’équiper un lieu en occupation temporaire d’une charte de bon usage. Mais une charte c’est en général un papier que l’on colle au mur et que tout le monde oublie…

Peut-on alors co-construire un “kit de bon usage des espace public éphémère” ? Comment définir des outils de signalétique à poser dans l’espace pour faciliter son bon usage par différents profils d’usagers ? Comment constituer un outil d’aménagement à même de transfigurer l’espace mis à disposition ? Peut-on distribuer dans l’espace une charte d’utilisation du lieu et faire figurer les bonnes pratiques d’usage pour qu’on les rencontre là et quand on en a besoin ? Peut-on designer des éléments légers et faciles à enlever après la période d’occupation temporaire ? Peut-on enfin penser ce “kit espace public ouvert et éphémère à usages multiples ” pour s’adapter à différents types d’espaces vacants ?

Un kit de déploiement composé de 4 éléments

  1. Charte de bon usage distribuée : Comment partager un code de conduite au fil de l’usage de l’espace ? Une charte d’utilisation distribuée dans l’espace pour faire figurer les bonnes pratiques d’usage au bon endroit augmentera la chance de les rencontrer au bon moment.
  1. Bonnes pratiques incitatives : Comment rappeler aux usagers un mode de relation collaboratif, constructif en leur suggérant dans l’espace ce qui est autorisé et qu’ils n’oseraient peut-être pas faire spontanément ? Des affiches de bonnes pratiques sous forme de rappel d’autorisation changent des affiches d’obligation qu’on a l’habitude de voir.
  1. La mémoire du lieu : Comment inciter les usagers à laisser des traces de leur passage, à contribuer à la co-construction de l’espace ?
  1. Mode d’emploi in-situ : Comment fonctionne l’espace à chaque endroit où on a besoin de l’information ? En s’inspirant de la cognition située, une théorie qui pose le principe que le savoir est inséparable de l’action, on crée un kit d’aménagement à même de transfigurer l’espace mis à disposition en mode d’emploi afin de faciliter l’usage du lieu.

Ambassadeurs et résidents discutent éléments d’inspiration, pistes de travail et exemples d’applications de ce « kit de bon usage des espaces publics éphémères ».

Une capsule pédagogique permet aux ambassadeurs de se familiariser avec l’usage d’un kit de signalétique permettant à des acteurs hétérogènes avec des compétences variées de produire une signalétique homogène et cohérente.

capsule pédagogique

Et c’est ce à quoi les ambassadeurs s’attèlent : ils complètent la vision (comment faire émerger des relations empathiques et collaboratives au sein d’une occupation temporaire ?) ; définissent une atmosphère pour le lieu (comment suggérer un savoir être collaboratif et bienveillant ?) ; revisitent le PC de Tourcoing en s’interrogeant sur comment équiper chacun des espaces d’un mode d’emploi in situ (comment sensibiliser à un usage responsable et autonome ?). Les ambassadeurs ont co-crée une cinquantaine d’affiches de bon usage, de bonnes pratiques incitatives, de mémoire du lieu et les ont ensuite placées dans l’espace pour compléter l’expérimentation d’un « espace public éphémère et multi-usages ».

expérimentation

Trois scénarios d’ouverture de l’espace temporaire

L’hypothèse d’un « espace public éphémère et multi-usages » se déploie en trois scénarios suggérant trois niveaux d’implication de la MEL dans l’ouverture de l’espace à des tiers utilisateurs.

photos simulation

Scénario 1, la MEL utilise l’espace pour ses services …

Dans un premier temps, la MEL occupe à 90 % les espaces vacants pour installer des “têtes de pont” de ses services sur le territoire et se rapprocher des citoyens. Cette occupation lui permettra de faire émerger différents usages pour la deuxième étape. L’espace public ouvert et multi usages sera utilisé pour faire des réunions sur le territoire, pour inviter les acteurs locaux plutôt que de leur demander à se déplacer systématiquement en centre ville, faire office de “télé-cottages” temporaires et tester l’accueil de télétravailleurs habitant loin de la MEL un jour par semaine, accueillir des sessions d’informations et des expositions sur les nouveaux services et les dernières actions de la métropole…

Scénario 2, la MEL et un groupement d’associations et de partenaires partagent l’usage de l’espace

Dans un second temps, la MEL pourrait occuper l’espaces vacants en partage avec des tiers locaux. La présence des agents de la MEL dans l’espace vacant permettra à différentes typologies d’acteurs d’y avoir accès. Le lieu pourra alors accueillir des services de la MEL déployés sur le territoire en période d’affluence, héberger des initiatives culturelles et sociale, incuber des projets locaux, etc.

Scénario 3, la MEL met l’espace à disposition d’un tiers qui en assure la gestion

Dans un troisième temps, la MEL pourrait confier la gestion des espaces vacants à un tiers de confiance, association ou autre… La présence d’un agent ne sera pas nécessaire. Le lieu sera une ressource pour les habitants du quartier sous la responsabilité de ce tiers à la fois en hébergeant labos d’innovation dans les quartiers mais aussi des actions de formation à la citoyenneté durable, l’alimentation, la santé, des événements culturels locaux, etc.

 

Cas pratique Amelio : vers le bricolage-concierge 

La session dernière, nous avions travaillé à créer des “incarnations” d’un brico-concierge mobile : de petit prototypes et des visualisations donnant à voir différentes situations de service. Ce travail illustratif nous a permis de mieux incarner le service et de partager notre travail avec la direction Habitat, p désireuse de poursuivre le travail engagé par la transfo, voir même tester en réel le brico-concierge.

Comment accompagner l’appropriation de l’idée ?

Cette volonté est déjà une petite réussite pour la transfo ! Et c’est aussi une belle occasion de  travailler sur le tuillage d’une fin d’intervention : où s’arrête l’intervention d’un labo ? comment aider les futurs commanditaires internes du labo à se saisir des fruits de son travail ? A quel moment les prestataires extérieurs prennent-ils le relai ? Et plus encore dans le cadre de la transfo, comment concilier le parcours de préfiguration du labo, et les volontés de porteurs de cas pratiques d’aller jusqu’à l’expérimentation ?   

Fort de toutes ces questions, nous décidons de consacrer deux jours de cette 6e session à construire les outils d’un tuillage. Concrètement, nous allons concevoir les contenus d’un « guide de test du brico-concierge », retraçant le fonctionnement du service imaginé et des balises méthodologiques pour le tester. Ce document « technique »  sera complété par la narration d’une journée type en stop motion, matière plus sensible illustrant l’état d’esprit du service.

Simuler le service pour en définir les modalités

Gros programme donc pour cette session six, car le service tel qu’imaginé est encore loin d’être testable : des questions centrales étaient en effet restées en suspens, notamment concernant le type d’intervention et les compétences du concierge.  A l’aide d’un jeu de simulation, nous passons la première journée de la session à définir un scénario de service détaillé, donnant à voir les modes d’intervention, de déplacement, de communication d’un brico-concierge en mode test.

TL_S61

Le principe du jeu est simple : Aider le bricolage-concierge à trouver le chemin le plus efficace pour accompagner un ménage vers l’engagement dans un dispositif de rénovation énergétique AMELIO. Pour cela, le joueur doit passer les 3 étapes du service en tirant des cartes qui détermineront des situations particulières. A chaque étape, le joueur détaille la manière dont il agirait pour pouvoir enclencher l’étape d’après. Un « challenger » pointe les zones d’ombre de la proposition pour aider le joueur à préciser son propos.

Nous avons ainsi déroulé sept simulations, et rencontré une vingtaine de cas particuliers. A chaque tour, les ambassadeurs ont imaginé des manières de progresser, malgré les adversités, vers l’objectif final. L’exercice est très efficace pour se mettre dans une posture de résolution créative. Les différents rôles distribués permettent aux groupes de faire émerger un ensemble de propositions sérieuses.

TL_S615

La matière collectée est riche, et commence à dessiner une trame de service. Entre deux jours de transfo les résidents organisent les propositions dan un canevas de service, retraçant l’outillage du brico-concierge, les principes socles du service, les compétences clés, et surtout, un scénario de service.

TL_S694

Le jeu de simulation a bien fonctionné : dans l’ensemble, les propositions convergent et se complètent. Mais dans de rares cas, des propositions sont contradictoires ou incompatibles : il faut trancher.

Pour ce faire, le groupe a recours à une technique de vote collective par gommettes : rien de très innovant sur le papier, mais la méthode permet à chacun d’exprimer son point de vue, de dégager des tendances, et sanctuarise le temps du débat et de la décision. Il permet aussi d’entendre les arguments de ceux qui défendent une proposition minoritaire, et de trouver des astuces pour adresser les enjeux qu’ils soulèvent. Ainsi le groupe décide-t-il que le bricolage concierge se déplacerait prioritairement en vélo, mais qu’il serait souhaitable qu’il puisse emprunter un utilitaire à la collectivité si le besoin se présentait (déplacement de gros matériel).

En fin de matinée, nous avons une trame de service cohérente.

Faire la narration d’une journée type brico-concierge

Le reste de la journée est consacré à la réalisation d’un petit film en stop motion, retraçant une journée type du brico-concierge. En petit groupe, les ambassadeurs travaillent sur une dizaine de scénettes. L’exercice prend des allures de sprint : en quelques heures à peine, le groupe écrit la narration, défini les interfaces visuelles, enregistre les voix et tourne, dans studio d’enregistrement improvisé à l’occasion, une V1 du film.

Ces deux jours nous ont permis de produire la matière première de notre outil de tuillage. Les résidents vont mettre en page ce contenu pour le présenter à la direction Habitat, avec quelques ambassadeurs désireux de suivre, en dehors des sessions de transfo, l’avancement de ce projet.

 

Une journée pour préfigurer le futur labo… dans le nouveau siège

Entre ces deux cas pratiques, direction le siège de la MEL pour travailler en mode ouvert sur le futur labo. A cette occasion, une dizaine d’agents de la MEL a rejoint le groupe de la transfo : représentants du service participation, du service modernisation, de l’équipe Recherche et Développement et d’une partie de l’équipe projet du nouveau siège. Le sujet du jour est consacré au lieu du futur labo. En effet, la MEL va bientôt déménager dans un nouveau siège, et même si nous somme encore tôt dans la transfo, la question du futur lieu du labo dans ce nouvel écosystème se pose déjà. Rien est encore tranché, mais un espace au rez-de-chaussée du futur bâtiment semble être un bon candidat. Nous voyons là une bonne occasion d’aborder la question des futurs usages du labo de manière incarnée, en se projetant dans un espace bien réel.

En ouverture de journée, les participants (re)découvre la synthèse vidéo, tournée en session 3, des scénarios du futur labo. Une bonne manière pour chacun de raccrocher les wagons des discussions sur le futur labo. S’en suit une matinée, animée à l’occasion par Jean-François, chargé de mission facilitation, et Silvère, résident à domicile de la transfo et chargée de mission design des politiques publiques au service R&D. La matinée est rythmée, et permet de faire émerger des futurs usages du labo par les services de la MEL, mais aussi par les acteurs externes, et pourquoi pas les habitants.

20181016_100045

L’après-midi, il s’agit d’incarner ces usages dans un espace, et « penser avec les mains ». Les participants repartent d’un grand plan de l’espace au rez-de-chaussée du futur siège.

L’espace est atypique : c’est un plateau de 250M2 séparés par une grande rue centrale, entièrement vitré, et dépourvu de rangement. L’exercice permet de confronter les pistes d’usages au réel : que peut on faire tenir dans 250m2 ? Comment tirer partie de la séparation des espaces ? de l’espace vitré invitant naturellement à penser la vitrine du labo ?

20181016_144850

Ces contraintes et opportunités font évoluer les propositions d’usages initiales : en rez-de-chaussée, le labo est naturellement plus tourné vers l’extérieur, les deux lieux séparés permettent de développer des fonctions que l’on avait pas imaginé au paravant, comment par exemple de l’événementiel. 

20181016_154134

En passant par l’espace, de nouvelles problématiques apparaissent : faut il une équipe sur place ? si oui quels sont ses espaces de travail ? Quid de la cohabitation dans un même espace d’usages bruyants – comme des ateliers – et silencieux – comme l’enregistrement vidéo ou sonore ?

IMG_1205

L’exercice n’a pas vocation à graver la composition du futur labo dans le marbre. Mais, en entrant un peu plus dans les aspects concrets du futur labo, il soulève des enjeux qui dépassent la seule composition du lieu : l’organisation de l’équipe, la coopération avec les acteurs extérieur…  Au delà, il permet de « mettre à l’épreuve » à minima, l’hypothèse d’un labo en rez-de-chaussée du futur siège.

A la fin de la journée, 4 scénario d’usages illustrés via du maquettage sont produit et présenter au reste du groupe.