Transfo Paris – Une session particulière – Retour sur la Session #9

Ce lundi 4 juillet inaugure une session particulière : nous consacrerons une bonne partie de ces trois jours à la conception du labo.  Installés dans la Maison des acteurs du Paris Durable, magnifique espace en plein cœur du Marais, consacré à la promotion des écogestes et du développement durable auprès des parisiens, nous avons mis au programme, lundi et mardi matin, la préparation de l’atelier du 5 juillet après-midi, qui se tiendra avec des élus et des directeurs. L’objectif de cette préparation : faire vivre aux participants les méthodes de l’innovation par le design qu’ils ont expérimentées au cours de la Transfo pour en faire comprendre la philosophie et les convaincre de s’embarquer dans la co-construction du labo.

Le jeudi 6 juillet, qui se tient à nouveau dans le hall de la DASES, sera consacré à un retour de cette séance intensive et à une réflexion sur les suites à donner.

ÉVALUER LES EXPÉRIMENTATIONS

Après avoir mené un brise-glace proposé par Sébastien, qui nous a bien mis en condition pour cette séquence-marathon, nous n’oublions pas qu’une expérimentation a été menée au cours de mois précédent : du temps est donc consacré, par un groupe d’ambassadeurs, ce lundi, pour aller recueillir sur place les retours d’expériences de la cafétéria circulaire, de l’atelier vélo, de l’espace troc de livres et de « l’escalier dont vous êtes le héros » dans les bâtiments de la Direction de l’action sociales de l’enfance et de la santé (DASES) et de la Direction et systèmes des technologies de l’information (DSTI). Un moment important pour l’efficacité de l’expérimentation !

(Se) Préparer (à) l’atelier labo; Évaluer les expérimentations

Un autre groupe, lui, se consacre à la préparation de la journée du lendemain après-midi. Sa mission : concevoir et s’entraîner à raconter des récits qui illustreront les différentes activités du labo. En sous-groupe, chacun·e est donc invité·e à imaginer une situation concrète au cours de laquelle un·e agent·e est amené à mobiliser le laboratoire d’innovation. La méthode : par le récit, faire vivre le laboratoire d’innovation dans l’esprit des ambassadeurs et des participants à l’atelier pour susciter des réactions de type « et si moi je mobilisait le labo, je ferais… ? ». L’exercice possède une double difficulté : il faut d’abord concevoir une situation, la plus concrète possible : qui parle ? comment a-t-il/elle entendu parler du labo ? comment le mobilise-t-il/elle ? Cela implique d’avoir déjà une idée de l’activité que l’on doit illustrer. Ensuite, il faut s’entraîner inlassablement à raconter l’histoire inventée, à  l’incarner, la rendre vivante. C’est un exercice de théâtre et de prise de parole devant un public que l’on imagine exigeant : maîtriser son trac pour raconter son histoire, bel apprentissage !

Les ambassadeurs imaginent trois séries d’histoires pour illustrer les différents types d’activités imaginées par les résidents en préparation de la session : « L’explorateur »; « Le démarreur »; »La ressourcerie »; « Le diffuseur »; « L’atelier ».

Pression, trac et défis…

Le mardi matin, tout le monde est sur le pont pour cette journée consacrée entièrement au labo. Nous avons la matinée pour finaliser les récits, organiser la salle pour l’après-midi, se répartir les rôles, pour que chacun·e sache bien ce qu’il/elle aura à faire.

Inutile de préciser qu’eu égard au statut des participants de l’après-midi et à l’enjeu de la journée, le trac est omniprésent. La journée est donc commencée par un brise-glace qui poursuit un objectif : surmonter le stress pour passer à l’action, en s’appuyant sur la force du groupe. Le jardin de la Maison des acteurs du Paris durable, et le beau temps, offrent un cadre idéal pour cela.

Prise de confiance, bienveillance… action !

Après un tour de cercle où chacun·e peu exprimer son stress, son attente, ou son excitation, on fait un petit exercice d’auto massage : on se tapote de haut en bas les membres et le torse pour faire baisser les tensions. Enfin, on se tourne de côté, et on est invité·e à frotter les épaules et le dos de son/sa voisine.

Enfin, un exercice est proposé afin que chacun sente qu’il/elle a sa place et peut compter sur les autres. Les yeux fermés, chacucun·e doit dire un chiffre, dans un ordre croissant, de 1 à 20. Les contraintes : aucun process précis de décompte ne doit être fixé (de gauche à droite par exemple) et si deux personnes ne peuvent prendre la parole en même temps. Si ces deux contraintes ne sont pas respectées, on recommence à 1. C’est un exercice qui entraîne l’intuition et l’écoute : chacun·e doit « savoir » si c’est son à son tour ou non  de dire le chiffre. Signe que le groupe des ambassadeurs possède un haut niveau de connivence, déjà éprouvé dans d’autres situations: en quatre tours, le groupe compte de 1 à 20 sans !

La matinée s’enchaîne dans le peaufinage des récits du labo pour les uns et l’organisation de l’après-midi pour les autres. On recale un peu le programme en fonction de l’espace et du nombre de participants que l’on connaît maintenant précisément, on réfléchit à l’organisation spatiale la plus appropriée. Le cahier des charges pour l’organisation : créer un espace accueillant et chaleureux, que chacun·e se sente à l’aise, et libre de prendre la parole, sans être impressionné·e par le groupe, sans notion de hiérarchie. On décide de donner à chacun·e un badge ne faisant figurer que le prénom et le service.

A 13h30, 10 min sont consacrées une méditation de tout le groupe, en cercle, pour se sentir bien dans ses bottes, et être prêts à accueillir les participant·e·s. Objectif : encore et toujours, gérer le trac (qui a monté d’un cran), mais aussi, se mettre dans une posture de bienveillance vis à vis de chaque participant·e, condition essentielle pour faire comprendre et vivre au mieux cet atelier de co-construction.

Réfléchir ensemble au labo, partager une vision

A partir de 14:00 les participants sont accueillis par les ambassadeurs fin prêts et nous entamons notre séance de travail.

Séquence 1 / un mot d’accueil par Emmanuel Grégoire

Séquence 2/ le fameux « Check-in » (mon état d’esprit du moment).

Séquence 3/ Présentation de l’esprit et de la démarche de la Transfo et des activités du labo

Séquence 4/ En trois sous-groupe les ambassadeurs illustrent les activités par leurs récits. Un dialogue s »établit avec les participants pour éclaircir ces activités et recueillir les remarques.

Séquence 5/ En sous-groupes, l’ensemble des participants sont amenés à réfléchir à un protrait-robot du labo : Quels moyens ? Quel lieu ? Quels usagers ?

Séquence 6/ En grand groupe, en cercle, chacun·e est amené·e à exprimer, en une minute top-chrono, son état d’esprit et ce avec quoi il/elle repart.

Ce qui ressort de positif : une après-midi vécue dans la légèreté et la connivence, tout en étant très riche et productive; une philosophie de co-construction largement partagée; un intérêt réel à l’objet du labo et à participer à la suite; un engagement politique conforté et renouvelé. En bref, une vision du labo qui se précise.

Ce qui reste sur le feu : un projet à préciser dans toutes ses dimensions (moyens, dispositifs, cibles, modalités de saisine). C’est l’objectif fixé désormais aux ambassadeurs, qui devront imaginer le meilleur moyen de préciser leurs préconisations et de les partager avec les décideurs au cours des prochaines sessions. Encore un joli défi en perspective !

Jeudi : retour sur expérience

Jeudi, la pluie tombe en trombe sur la verrière de la DASES, comme pour illustrer l’état d’esprit des ambassadeurs après ces deux jours de marathon : rincés ! La journée est donc consacrée aux retours d’enseignement de l’atelier, à la mise en commun de la matière qui a été collectée en atelier la veille. Le contrecoup de l’énergie déployée par le groupe prend une forme inattendue : le premier tour de cercle fait émerger une forme de déception. Après un atelier tout en légèreté, en connivence et en échange constructif, tout se passe comme si la réalité de l’administration parisienne refaisait son retour à l’esprit des ambassadeurs. Avec une question, fondamentale, qui émerge

« Comment créer un croisement constructif et intelligent entre la réalité de notre administration et les méthodes d’approches innovantes et créatives ? ».

C’est sans doute dorénavant la feuille de route qui est fixée aux ambassadeurs : trouver la juste formule, que seuls les agents peuvent inventer, de l’intérieur, qui permettra au laboratoire d’exister malgré les lourdeurs, malgré les hiérarchies, en s’appuyant, comme pour la veille, sur la force d’engagement et l’énergie des agents, la volonté de mieux servir les parisiens et, bien sûr en mobilisant les méthodes de co-construction et du design, mais aussi la bienveillance, la connivence et la créativité présente en chacun de nous, quel que soit le niveau de hiérarchie.

On se quitte après s’être entendus et répartis le travail de retranscription des travaux de la veille, pour permettre leur capitalisation et marquer d’une pierre blanche cette étape essentielle.

Rendez-vous à la rentrée de septembre pour la suite !