Transfo Paris, nous revoilà • session #2

Nous voilà de retour à l’Hôtel de Ville, valises à roulettes et caddies pleins de matériel à la main. Pour cette session 2, nous prenons nos quartiers dans l’imposante Bibliothèque du Conseil. L’objectif de ces deux jours est d’approfondir la méthode des entretiens et d’amener la réflexion vers de premières ouvertures créatives.

 

La séance commence avec le poster de restitution des entretiens « à la volée » de la session 1, matériaux de base pour la session 2

Mise en jambe :

En guise de retrouvailles, nous avons concocté un atelier brise-glace « surprise » : un concours d’avions en papier. C’est l’occasion de parler d’innovation sous contrainte, et d’organisation du travail d’équipe. Voici comment cela s’est passé:

Les ambassadeurs sont répartis en équipes de 3 environ. Ils ont 3 minutes pour faire 5 avions en papier avec moins de 5 plis. Chaque équipe lance ses avions, Arnaud fait le décompte des points, en fonction du nombre de lignes franchies au sol (3m, 5m, 7m). Puis, un deuxième round est organisé : 3 minutes pour faire 3 nouveaux avions. Deuxième lancé, deuxième décompte des points.

Premier temps du jour 1 : petit défi d’innovation pour comprendre l’apport de chacun au sein d’une équipe

Nous finissons par un debriefing: à partir de ce simple exercice, quelles sont les différentes stratégies pour créer et innover en groupe ? Voici quelques questionnements issus des stratégies mises en place par les équipes:

• Avons-nous besoin d’un savoir initial? Pouvons-nous demander de l’aide et aller chercher des compétences techniques dans les autres équipes?
• A l’inverse, le savoir initial est-il un frein pour la créativité?
• Faut-il tester, re-tester des formes nouvelles, au risque que ça ne marche pas? (la démarche d’essai-erreur)
• Faut-il tester dans un premier temps, puis reproduire la meilleure solution?
• Avons-nous besoin d’analyser ce qui ne marche pas pour le changer?
• Quelles sont les limites d’une règle? (une boulette de papier vole bien plus loin qu’un avion en papier!)

Il ressort aussi des questions d’ordre structurel, qui parlent de nos « schémas mentaux » :

• Celui qui a les compétences techniques a-t-il le leadership du groupe?
• Les hommes jouent-ils plus le rôle de « makers » et les femmes le rôle de conseillères?

 

Présentation de la session et préparation des entretiens

Retour au calme. Julien et Lilas nous présentent la suite du programme, la méthode de préparation des entretiens sur rendez-vous (et les points de vigilance lors de la prise en note) et de restitution des verbatims et des photos. Les équipes d’ambassadeurs se regroupent et commencent à préparer leurs questions à partir de la trame que nous leur proposons.

 

Au bout d’une demi-heure, nous leur donnons les questions que nous avions préparées en amont. Ils peuvent ainsi comparer et piocher pour ajouter des questions auxquelles ils n’avaient pas pensé. Par ce procédé, nous voulons donner aux ambassadeurs la main sur leurs entretiens, tout en mettant notre expérience à leur disposition.

Par ici pour lire un exemple de trame d’entretien, à propos de la symbolique de la Citoyenneté parisienne

C’est parti !

A l’heure du repas, tout le monde se disperse.

La plupart des équipes ont rendez-vous dans l’après-midi. Les autres sont de retour après le déjeuner pour une discussion animée par Caroline sur la vie du groupe. Les idées et les questions du jour :

Comment garder le contact entre les sessions ? En vrac : 

• Constituer un réseau social dédié (Wimi ou Slack par exemple…)  : permettre le partage facile de document, disposer d’un espace numérique dédié à la transfo pour ne pas encombrer les mails professionnels
• Constituer des petits groupes de référence pour faciliter les échanges. Le débat reste ouvert entre les uns et les autres sur l’intérêt de constituer des groupes fixes ou mobiles.
• Réaliser une cartographie de nos lieux de travail ou de résidence pour favoriser la prise de contact informelle
• Organiser un repas un soir, à l’intersession, chez un ambassadeur ou à Superpublic

Comment faire vivre la transfo au sein de l’institution ?

Comment présenter les retours de nos expériences au sein de nos services ou même à d’autres services, en choisissant les bon mots, sans faire peur ?

Comment intégrer ce que nous avons appris dans nos pratiques quotidiennes ? Comment diffuser les acquis de la transfo aux services qui ne sont pas dans la transformation ?Pourquoi ne pas imaginer une session entièrement dédiée à tirer des idées de l’expérimentation pour soi et pour son service, pour trouver le bon moyen de concilier le travail quotidien et la Transfo ?

Pendant qu’un petit groupe d’ambassadeurs se questionne sur la vie du groupe, les autres équipes sont en entretien avec divers acteurs de la carte, choisis stratégiquement:

• des usagers de la carte: une équipe se rend au Serres du Jardin d’Auteuil afin d’interroger des visiteurs tandis qu’une autre équipe s’entretient avec une mère de famille qui a fait la demande de la carte pour elle-même et pour son fils. Un autre groupe rencontre trois jeunes parisiens, membres du Conseil parisien de la jeunesse.
• des relais de la carte: deux équipes travaillent sur ce thème et rencontrent la directrice adjointe de la Bibliothèque jeunesse Benjamin Rabier et se rendent à la CASPE.
• un pilote du projet de la carte, au sein de la Mairie de Paris, Patrick Branco-Ruivo, est interrogé par une équipe.
• deux autres équipes partent à la rencontre du collectif BAM et l’association Aurore situés dans l’ancien hôpital St Vincent de Paul pour connaître leur avis sur la symbolique de la citoyenneté parisienne pendant qu’une troisième équipe va au au centre de ressources citoyenneté de la DASCO.

Jour 2

Le lendemain matin, un temps est consacré à la préparation de la restitution des entretiens de la veille

C’est le temps de préparer les restitutions qui auront lieu l’après-midi. Pour organiser et harmoniser les présentations, nous donnons aux ambassadeurs une trame de présentation numérique, dans laquelle ils peuvent glisser leurs photos, notes ou verbatims…

Un second temps de préparation est consacré à la constitution de « Zooms », synthétisant une idée forte ressortie des entretiens. Les différentes équipes travaillant sur les même thématiques (symbolique de la citoyenneté, usagers de la carte, pilotes du projet et relais de la carte auprès des usagers) se regroupent et produisent ces zooms ensemble, suivant une méthode (sur papier cette fois) que nous leur fournissons. Un zoom est alors constitué d’un titre à la première personne, d’une courte explication, de verbatims et/ou photos et d’ouvertures créatives « Et si…. ». Chaque groupe a produit entre 2 et 5 zooms.

Pour voir la méthode du zoom en détail, c’est par là.

Par ici pour lire la synthèse des zooms.

 

Restitution

Nous assistons à la présentation des entretiens par équipe et des zooms par groupe. La qualité des analyses et propositions est égale à nos attentes. Le service de la Participation citoyenne, en charge de la mise en place, de la carte est ravi.

Pour connaître le contenu des zooms, c’est par là.

Et maintenant?

Après ces deux sessions intensives sur la méthode de l’enquête sur le terrain, il est temps de passer à une nouvelles « brique » méthodologique. La question qui se pose est donc de savoir si nous continuons de travailler sur le sujet de la Carte Citoyenne ou si nous changeons de sujet. Deux choix sont soumis au vote des ambassadeurs:

choix 1:

Nous prolongeons le travail engagé sur la Carte Citoyenne. C’est l’occasion d’aborder le scénario d’usage.

choix 2:

Nous travaillons sur la technique du « Blue print » (la mise à plat d’un réseau d’acteurs complexe) en prenant appui sur la problématique de la gestion des pieds d’arbres.

… et c’est décidé, la session 3 se fera sur la Carte Citoyenne!

Clôture de la session

La session se finit par un debriefing en petit comité – nous avons débordé sur le planning-, entre tarte aux pommes et tarte au citron meringué – c’est l’anniversaire de Julien. Nous sommes tous un peu fatigués par la fin d’année mais heureux de la bonne marche de la session, avec un rythme et une ambiance très différents de la première session. Les inquiétudes qui planaient sur la capacité de la méthode de l’enquête à amener un contenu exploitable par les équipes de la carte ont été levées. Chez les ambassadeurs, nous sommes contents du choix qui a été fait de continuer sur le même sujet, car nous voulons pousser la démarche plus loin et montrer l’intérêt de challenger les contraintes de départ par des scénarios d’usages. Mais ce sera pour la prochaine étape!