Session #9 : Labo et cas pratique
Cette session se déroule en deux actes, répartis distinctement sur chacune des journées.
La première journée voit son après-midi consacrée à un atelier sur l’écosystème interne des acteurs de l’innovation. La seconde journée est elle le dernier volet du cas pratique 3 qui doit mener d’ici peu à la mise en place d’un comptoir de services au sein de l’Eurométropole.
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Jour 1 – jeudi 27 juin 2019
Nous prenons un temps le matin pour débriefer sur la session précédente : ce que l’on a fait étape par étape, pourquoi l’a-t-on fait (les objectifs que l’on visait), ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et si tel est le cas, comment améliorer chaque étape.
Cela nous a permis de prendre un recul critique sur nos méthodes, de nous exprimer individuellement sur nos ressentis, d’en faire une expérience apprenante et constructive en vue de la construction du Labo. Un moment important et riche que l’on devrait faire plus souvent !
Nous passons ensuite à la préparation de l’atelier de l’après-midi qui vise à construire le Labo avec les acteurs de l’innovation de l’Eurométropole. En effet, ils sont nombreux et il était donc nécessaire de les mobiliser autour de la création du futur labo.
Guidée par les résidents, l’organisation de l’atelier de l’après-midi est développée et prise en charge par les ambassadeurs qui se répartissent en 3 sous-groupes.
Les enjeux de l’atelier de l’après-midi sont multiples :
Il est question de faire de la pédagogie sur la Transfo et le futur labo mais aussi de trouver des alliés pour le labo, en fédérant un maximum les énergies et en pensant les articulations entre le futur labo et les acteurs existants. Nous souhaitons ainsi voir comment on peut coopérer et mutualiser des ressources (matérielles, humaines, méthodo …) pour amplifier l’action de chacun – surtout en période de disette budgétaire – et positionner au mieux les missions du Labo.
L’après-midi se déroule en 4 grands temps :
- une ouverture par Serge Foresti qui rappelle la position de la DG : aboutir en fin de Transfo vers un laboratoire interne de l’innovation. Il nous demande de travailler sur sa fonction, les modalités de l’intervention du labo et la manière de diffuser des résultats. Il rappelle que nous sommes tous légitimes à faire des propositions, qu’il espère qu’elles seront réalistes. Il ne faudra pas oublier la question du temps à libérer pour les agents contributeurs.
- un débat mouvant permet aux participants de se positionner dans l’espace pour répondre à 4 questions clivantes :
– Le laboratoire est-il un catalyseur ? Globalement le groupe a répondu OUI et a souligné la nécessité d’accélérer l’amélioration, le suivi de nos politiques publiques ainsi que la mise en place d’indicateurs nouveaux. En allant plus loin : il devra capitaliser les bonnes expériences, être un lieu de rencontre et de consolidation pour les innovateurs.
– Le laboratoire doit-il être un espace permanent ? Globalement oui avec une vigilance à porter sur le brassage et le renouvellement des contributeurs. Le labo devra être performant pour diffuser les bonnes idées
– Le laboratoire doit-il être exclusivement dédié au citoyen ? Le débat a porté sur la différentiation entre agents et citoyens. Tout le monde a besoin d’innovation y compris dans les services ; les agents doivent ainsi également être capable de bénéficier du labo ; le labo doit être capable d’emmener les agents dans l’innovation
– Le laboratoire doit-il être doté d’un budget propre ? réponse mitigée : importance d’avoir un labo indépendant qui puisse traiter de sujets transversaux, de faire appel à des compétences spécifiques et donc doté d’un budget propre avec la nécessité d’impliquer les directions (y compris financièrement) dans l’innovation.
- 2ème temps : tour de table de présentation succincte en répondant à ces deux questions : “ce que je fais” et “ce que le labo pourrait m’apporter”.
- 3ème temps : répartition des participants autour de 4 tables pour travailler à la définition de différents scénarios pour le Labo. L’entrée étant “Et si le Labo se mêlait de …” : qu’est-ce que cela impliquerait en terme de tâches à faire, de moyens humains, de matériels, de compétences et quelles articulations avec les services de l’Eurométropole.
Voilà quelques résultats :
Cet après-midi est riche d’échanges qui viennent réellement nourrir les réflexions et la construction continue du Labo. Une synthèse est en cours d’écriture et sera transmise à la DG dans le but notamment de faire valider un budget prochainement.
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Jour 2 – vendredi 28 juin 2019 : poursuite de cas pratique N°3, “le comptoir des services”
Quelques précisions concernant le traitement de ce cas pratique dans le cadre de la Transfo:
- Il existe la volonté de la part de la direction de mettre en œuvre très rapidement une V.1 du Comptoir des services. Le calendrier étant déjà fixé, cela ne laisse que peu de latitude pour irriguer ce projet de manière prospective.
- Néanmoins, la phase d’exploration et d’enquête de terrain menée par les ambassadeurs ont fait émerger des possibles plus ambitieux et à l’ingénierie plus complexe.
En tenant compte de ces deux considérations, l’équipe de résidents suggère alors deux pistes de travail :
- l’identification des services qui peuvent être rendus rapidement opérationnels par la collectivité en procédant ensemble au classement et à la construction de critères, éclairés par l’équipe du projet
- la documentation étayée d’un ensemble de besoins et de pistes de solution renvoyant à une version 2 du Comptoir de services ou à d’autres services et acteurs de la collectivité (Amicale entre autres), qui viendra intégrer un dossier remis à la Direction générale.
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Le matin, Joana (cheffe de projet et porte-parole d’un groupe de pilotage du projet en interne) fait état de l’avancement du projet “Comptoir des services” et expose la stratégie adoptée, à savoir la production d’un double livrable assez rapidement exploitable : un questionnaire qui doit éclairer la V1 du comptoir des services et un carnet de préconisations pour réfléchir à d’autres possibles.
Notre base de travail ici est l’ensemble des services et idées de services qui ont émergé de la phase créative du mois de mai, classés par thématique. Pour dégager les premiers services possibles, nous avons envisagé avec Joana plusieurs critères contradictoires (autonomie de l’usager vs présence physique nécessaire, fréquent vs exceptionnel, décentralisé vs centralisé…) qui doivent permettre de passer toutes les idées de services à travers un tamis et ainsi de distinguer les premières choses possibles à mettre en place :
Par binôme, les ambassadeurs placent les post-its sur les grandes grilles et cela suscite du débat. Nous tentons alors une forme d’arbitrage en identifiant les zones qui semblent désigner les critères les plus évidents et cibler les facilités de mise en place.
Les ambassadeurs se forment alors en 3 groupes de travail pour l’après-midi :
– groupe 1 : rédaction du questionnaire qui va permettre d’optimiser la mise en place de la V1 du comptoir de services.
– groupe 2 : présentation de la méthodologie d’enquête et des outils employés, avec un recul critique
– groupe 3 : présentation et mise en correspondance des besoins émanant de l’enquête et des services qui peuvent en découler. Présentation des autres idées de services, hors cadre du comptoir de service V1.
Ces présentations se font avec un outil facilement maîtrisable et utilisable par plusieurs personnes en simultané.
C’est en fin de journée que nous annonçons “les devoirs de vacances », exercices à effectuer en juillet et août pour effectuer une prise de recul sur les apprentissages acquis.
Bonnes vacances !
