Session #7 : Penser des livrables différemment
Après la phase d’immersion réalisée en session 5 et la phase de réflexion collective en session 6 (Le Forum), nous clôturons le cas pratique#2 avec une session dédiée à la synthèse de l’ensemble des éléments récoltés et la construction des livrables en explorant les potentialités de l’outil vidéo.
Jour 1 : Synthétiser les résultats des 4 ateliers du Forum et préparer les livrables
Nous nous retrouvons sur la terrasse ensoleillée du Shadok pour une phase d’échauffement. Le but du jeu : se rendre en équipe jusqu’au point d’arrivée en formant une chaîne humaine. Le leader pose les feuilles au sol pour pouvoir faire avancer l’équipe, le dernier doit les ramasser, et une feuille posée doit toujours être recouverte d’un ou plusieurs pieds. Nous avons ainsi travaillé l’esprit d’équipe, la communication et la coordination en 5 minutes, avec très peu de moyens et sommes chauds pour commencer cette session !
Nous prenons ensuite un temps pour présenter les objectifs de la session puis projetons le gabarit Powerpoint (conçu en amont par les résidents) à alimenter par le groupe pendant ces 2 jours. Celui-ci formera le livrable pour notre commanditaire la Direction de l’Enfance et de l’Éducation qui a pour objectif de :
– restituer l’ensemble de la démarche menée,
– présenter les pistes d’actions qui ont émergé,
– donner à voir 4 solutions plus particulièrement développées via 4 vidéos.
Pour atteindre cet objectif, nous accordons d’abord deux heures à la construction collective du parcours usagers sur une grande frise en vue de mettre en commun toutes les données recueillies lors du Forum des solutions du 29 mars. Quatre ambassadeurs restituent tour à tour les quatre ateliers, pendant que les résidents prennent en notes et placent sur la frise les différentes idées (formats jaunes) en lien avec les constats identifiés lors des 2 sessions précédentes (formats bleus).
Nous choisissons ensuite les solutions à approfondir et à scénariser plus en détail pour l’après-midi. La sélection est d’abord individuelle : à l’aide de 3 gommettes, se positionner sur les 3 idées proposant une réelle plus-value pour les familles. Les idées les plus plébiscitées font alors naître 4 groupes de travail :
- La démarche d’inscription en ligne
- La démarche d’inscription papier
- Un tuto vidéo d’explication de la démarche
- Inscription et réseaux sociaux
L’après-midi, par groupe de travail, nous développons les scénarios de chaque solution, déroulons les histoires pour raconter l’expérience de l’usager. Nous travaillons le “comment” de chaque solution – ce qui nous force à faire des choix de conception – pour l’incarner et la faire exister.
Parallèlement à cela, un groupe s’attèle à la rédaction et mise en forme du Powerpoint livrable.
Nous nous accordons une pause inspirante pour découvrir différentes formes de vidéos. Vidéo-cagette, plan séquence, narrateur omniscient, témoignage-fiction… plein de formes sont possibles ! Il s’agit en fin de journée de décider, au sein de chaque groupe de travail, de la forme que prendra sa vidéo de restitution de la solution et de s’organiser en conséquence (quel story board ? quel matériel nécessaire ? quelles conditions de tournage nécessaires …) pour la phase de tournage du lendemain.
Jour 2 : Filmer les solutions, faire un point Labo et la suite du programme Transfo
Le matin : silence ça tourne !
Chaque groupe déploie les moyens nécessaires à l’enregistrement vidéo, à la recherche de la bonne lumière, de la bonne diction, du bon enchaînement des séquences, du bon niveau sonore …
En fin de matinée, nous nous réunissons pour visionner les 4 vidéos fabriquées pendant la matinée, en présence d’Isabelle Lang-Wack, cheffe du service Inscriptions et scolarité qui salue la diversité et la qualité des productions, même si certaines d’entre elles (une réponse en moins de 72h lors du processus d’inscription en ligne par exemple) lui paraissent trop utopiques au vue des contraintes actuelles. Mais n’est-ce pas là l’intérêt de la démarche que de proposer des visions idéales pour les usagers pour permettre aux services de déployer les moyens et tendre vers ces idéaux ?
Le livrable final pour la Direction de l’Enfance et de l’Éducation ici : 2019-04-26 La Transfo Inscriptions
Un point de vigilance est à noter pour la suite quant à ce livrable encore très traditionnel puisque très long et très écrit. Comme tout livrable Transfo, nous veillons à porter une attention toute particulière à sa forme pour s’assurer d’une diffusion et appropriation larges par le plus grand nombre. Nous avons encore une marge de progression !
Les vidéos de 4 des solutions imaginées :
– Comment réaliser ma première inscription scolaire à Strasbourg 2019-05-03
– Amélioration continue du dossier papier
– L’inscription scolaire en ligne
– Inscriptions et réseaux sociaux
L’après-midi du vendredi est consacré à la réflexion sur le futur labo de l’EMS : nous reprenons les documents esquissés ensemble lors de la dernière session dédiée, et développons chaque élément :
– La posture et les valeurs du Labo : ses finalités, ses méthodes de travail, les approches et compétences qu’il mobilise
– Les indispensables du Labo : son équipe, ses moyens matériels, son mode opératoire
– L’écosystème du Labo (interne et externe)
>> le document de synthèse – toujours en cours de construction – ici !