Session 5# : Enquête sur la démarche des inscriptions scolaires et périscolaires

25 mars 201925 mars 2019 transfostrasbourg

Cadrage de l’intervention

Pour ce premier jour du second cas pratique, le dispositif du portrait chinois, nous permet d’accueillir de nouveaux ambassadeurs : Thibaut Jurret ainsi que trois agentes de la Direction de l’Enfance et de l’Education (DEE), ambassadeurs temporaires de ce second pratique, et de partager sur notre jeune mais déjà riche expérience. Si la Transfo était … un animal, une plante, un outil, un film, un bruit ?

Céline Tergau et Florence Pellegrini, directrice adjointe de la DEE prennent ensuite la parole pour nous présenter le contexte dans lequel s’inscrit ce second cas pratique (lien vers la présentation du cas pratique). La Direction de l’Enfance et de l’Éducation entreprend le renouvellement de son logiciel informatique de gestion des inscriptions scolaires et périscolaires. Le choix de ce nouvel outil numérique pour les 10 années à venir implique de simplifier une procédure complexe, tout en se donnant les moyens d’accompagner les évolutions sociétales : la centralité du numérique, l’évolution des modes de vie et des structures familiales notamment. Dans ce cadre, la DEE souhaite engager une réflexion de fond avec ses équipes sur les procédures existantes et leurs limites. La Transfo s’efforcera de recueillir les besoins et attentes des usagers et familles, nourrissant ainsi les autres démarches et échanges menés en interne avec les agents et avec les partenaires informatiques.

Cette première session initie la phase d’enquête sur le terrain auprès des divers acteurs concernés par ce parcours d’inscription : à la fois les professionnels (les Responsables Périscolaire de Site, les directeurs·rices d’école, les équipes du service des inscriptions scolaires et de l’accueil au centre administratif et en mairie de quartier) et les familles (parents et accompagnants de 6 écoles de l’EMS).

Aller au-delà du seul recueil de discours en variant les dispositifs de rencontre

Des groupes sont chargés de réaliser des outils spécifiques à chaque type d’acteur pour interroger la démarche des inscriptions scolaires et périscolaires : les professionnels en contact avec les familles au sein des groupes scolaires, les parents, ainsi que les services qui gèrent ces inscriptions et des élus.

Un premier temps de brainstorming permet à chacun de ces groupes de faire émerger les types d’informations à aller récolter : Quelles informations cherche-t-on à recueillir auprès des professionnels ? et auprès des parents ? Qu’est-ce qu’ils peuvent nous apprendre ? Il s’agit de garder à l’esprit que les questions à traiter sont à distinguer des questions que l’on posera aux personnes rencontrées sur le terrain. La manière d’aborder ces questionnements devra être réfléchie par la suite pour amener la personne à raconter son vécu afin de ne pas poser frontalement la question assurement effrayante : “C’est quoi vos besoins?”.

Dans un deuxième temps, il s’agit d’apporter aux équipes des pistes d’inspiration. L’enjeu est de concevoir des dispositifs de recueil de discours qui explorent d’autres formes que l’entretien en face à face appuyé sur un guide d’entretien tel que nous l’avons mobilisé dans le premier cas pratique. La frise chronologique, la carte, le dessin, le plateau de jeu sont autant de propositions de formes et de points d’entrée possibles pour questionner l’expérience de la procédure d’inscription.

Aller à la rencontre des professionnels et des familles pour interroger le parcours des inscriptions

Le deuxième jour de cette session 5 est consacré à l’enquête sur le terrain. Pour les ambassadeurs, les entretiens se succèdent : ils interrogent des élus et des agents de l’EMS au centre administratif et dans les écoles, ils rencontrent également des parents en fin d’après midi, durant la sortie des classes et le temps périscolaire du soir. Pour ce faire, ils ont recours à trois outils distincts :

1) Une frise chronologique est remplie avec les professionnels de terrain : les responsables périscolaires de site et les directeurs-rices d’écoles. Des cartes permettent de compléter la frise en interrogeant : Quels sont, pour eux, les moments clés de la démarche d’inscription ? Quand commence-t-elle et quand finit-elle (ces temporalités correspondent-elles ou non à la procédure administrative telle qu’elle est conçue par la DEE) ? Quand et avec quelles familles sont-ils en lien dans le cadre des inscriptions (différents parcours sont renseignés selon des profils de famille distincts) ? Quels outils (téléphone, ordinateur, documents papiers) sont mobilisés et à quel moment ? Quels sont les points forts et les points faibles de la procédure ?

2) Les étapes des diverses procédures sont décrites avec les élus et les agents en charge des inscriptions. Sont distingués l’inscription à l’école, l’inscription aux temps périscolaires du midi, du matin et du soir, l’inscription à l’accueil de loisir du mercredi et des vacances. Les enquêtés sont également interrogés sur ce qui leur paraîtrait être le parcours idéal. Il s’agit ici de s’appuyer sur l’expérience des élus et agents, parfois eux-mêmes parents, pour identifier les obstacles et les facilités rencontrés au cours de ces démarches, tant pour les parents que pour les professionnels.

3) L’expérience des parents, enfin, est recueillie au moyen de questions qui permettent d’entamer la discussion : « J’ai eu les bonnes infos pour obtenir le dossier », « Je n’ai pas beaucoup attendu au centre administratif ou en mairie de quartier », « J’ai parlé avec le directeur ou la directrice », « Et si demain toutes les inscriptions devaient être faites à l’ordinateur ? A quoi faudrait-il faire attention ? Avez-vous des craintes ? ».
Bien sûr, ce n’est pas tant la réponse « oui/non » qui nous intéresse que de venir interroger le « pourquoi » de cette réponse ! Il s’agit ainsi de saisir si les formalités administratives sont claires et faciles d’accès ? Quels sont les éventuels obstacles liés à la maîtrise de la langue, à des configurations familiales spécifiques ? Comment est perçu le recours au numérique, est-il accessible à tous et si non pour quelles raisons ? Comment la procédure pourrait selon eux être simplifiée ?