SESSION #1 • JOURNÉE 1 : TRANSFO OCCITANIE C’EST PARTI !

Le 20 mars dernier nous nous sommes donné rendez-vous à Toulouse pour le lancement de la 1ère session de la Transfo Occitanie. Une session intitulée “Campus” a eu comme ambition de créer les conditions de la rencontre pour mieux se connaître et constituer un groupe soudé, motivé et motivant. Pari tenu !

Lundi 10h ; le temps que les Montpelliérains arrivent avec la Navette.

Nous accueillons nos Ambassadeurs avec un exercice sous la forme d’un puzzle pour briser la glace et créer des groupes mixes entre les différents sites de la Région. L’exercice a permis de créer de la rencontre et de constituer quatres groupes de travail en prévision du temps d’immersion pour les différents sites de Région que nous souhaitions explorer pour cette 1ère après-midi de travail.

Rapidement nous avons pu compléter le trombinoscope en demandant à chaque binôme d’ambassadeur de présenter son voisin à travers ses 3 supers pouvoirs ; les qualités qu’ils souhaitaient mettre à contribution au sein de la Transfo. Ce temps nous a permis de voir notre équipe sous un autres angle : Le fonceur, Mr sécurité, Super Gui-Gui, L’aventurier, Brin d’épice, Zébulon, bloody Mary, Gramoune, Schmitt, Nicopter, Anne Bio, buzz l’éclair, Kä,  etc… Voilà une équipe bien singulière pour porter l’innovation au sein de la région.

Une fois les présentations faites, Nadège, référente 27e région prend la parole pour détailler le programme, son déroulement, ses objectifs, pour finalement passer la parole à Antoine Foucault directeur du futur Lab de la Région Occitanie.

 

Juste avant la pause, Frédérique et Lucas enchaînent en introduisant notre 1er cas d’étude :

Les espaces de travail collectifs et de convivialité au sein de la région.

Ce sujet n’est pas anodin, il a pour intérêt pédagogique d’explorer l’ensemble du processus d’innovation, des phases d’analyses et de créativité à l’expérimentation et le prototypage de solutions. Nous allons travailler dessus les 4 prochaines sessions.

Nos deux invitées, Cécile et Guylène qui travaillent à la Direction du Patrimoine et des Moyens Généraux acceptent de jouer le jeu du “commanditaire” pour nos ambassadeurs. Le sujet est donc introduit par une commande présentée sous la forme d’une interview explorant les enjeux du réaménagement des espaces de travail collectifs et de convivialité de la Région : un des enjeux majeurs identifiés est la notion de “bi-site”. En effet, lors de la fusion des deux Régions (Midi-Pyrénées et Languedoc-Roussillon), il a été souhaité que la nouvelle grande Région conserve deux Hôtels de Région. La problématique actuelle vise à fluidifier les aller et venues des agents entre ces deux grands sites en pensant les notions de praticité, de confort au travail et de convivialité. Cependant la question des espaces collectifs de travail et de convivialité revêt d’autres aspects plus classiques mais tout autant cruciaux : quels sont les espaces de convivialité actuels ? Sont-ils appréciés et/ou utilisés par les agents? Qu’en est-il du lieu de travail? Partagé ou individuel? Et cette fameuse question du télétravail : le domicile peut-il être un lieu secondaire de travail? Y en aurait-il d’autres? Enfin la question des modalités et des capacités à se réunir dans des lieux appropriés et accessibles semblent être également proche de notre sujet !

Après le repas, c’est déjà parti pour une immersion outillée. Des guides d’entretien individuel et à la volée sont proposés et présentés par les résidents “La prochaine fois ce sera à vous de les concevoir !”. A 13h30, les pilotes, Lucas, Sophie, Frédérique et Antoine partent avec les groupes fraîchement constitués du matin sur les différents sites. Chaque groupe séparé en trinôme et ont pour mission de capter au moins 3 agents ou groupes d’agents pour faire des entretiens à la volée. Ils  ont également un rendez-vous prévu avec un agent qui est suceptible d’avoir un regard global sur la vie des bâtiments (le préventeur qui est en charge des questions de bien-être et de sécurité au travail, les agents de la Direction du Patrimoine qui connaissent les lieux comme leur poche, les membres de l’association du personnel ATLAS sur le site de Toulouse, des agents en charge des réservations de salles, les personnels de sécurité sont également interviewées sur leur connaissance des pratiques actuelles qui pourraient donner lieu à de bonnes idées.

Si un des enjeux de l’immersion est bien de comprendre quels sont les usages au sein des espaces collectifs, il s’agit également de s’inspirer de ces pratiques pour imaginer des idées permettant d’améliorer le quotidien des agents voire de développer de nouvelles pratiques répondant aux besoins actuels de travailler en commun et en transversalité.

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Les ambassadeurs ont tous joué le jeu à fond et ont mouillé la chemise pour ramener un grand nombres d’informations.

L’objectif de l’immersion vise à recueillir des témoignages d’agents et des avis concernant les espaces collectifs actuels ou souhaitables sur le site de Toulouse. 4 bâtiments sont explorés l’idée étant de décrypter les usages collectifs au sein de ces ensembles et d’identifier des pistes d’amélioration. On présuppose que chacun des bâtiments ayant une configuration et une architecture propre, les espaces collectifs de travail et de convivialité différent forcément d’un lieu à l’autre.

“J’ai bien aimé rencontrer les collègues de Toulouse à travers l’immersion. Aller vers les autres agents des autres services, c’est quelque chose qu’on fait trop rarement.”

Un Ambassadeur

17h30, déjà ?!!!

De retour au bercail pour mettre en commun les données et commencer à synthétiser les réflexions sous la forme d’une exposition. Verbatims, points clés, idées originales et photographies commencent à s’agencer sur les murs pour visualiser les informations recueillies sur les différents sites.

La 1ère journée de travail se conclut avec un apéro pour échanger et déambuler autour des quatres expositions des différents groupes.