La Transfo DK fait monter le top-management à bord ! (mars 2018)
La Transfo fait monter le top-management à bord !
Nous sommes en mars 2018 : la Transfo fête son premier anniversaire. Depuis presque un an, les ambassadeurs décortiquent, testent, et évaluent des méthodes de conduite de projet alternatives. Après un rythme Transfo très porté par les résidents, l’année 2018 s’annonce beaucoup plus contributive, et les agents sont de plus en plus à la manœuvre sur les choix méthodologiques et stratégiques du programme. De plus, de nouveaux ambassadeurs rejoignent l’équipe au fil de l’eau.
Après un troisième cas pratique fastidieux sur la participation citoyenne numérique, le collectif ressent une forme d’essoufflement : comment sortir de l’entre-soi confortable de la Transfo et mieux diffuser cette approche dans les services ? Comment choisir des cas pratiques sur des sujets à plus fort enjeu pour la collectivité ? Comment enclencher officiellement la réflexion sur la formalisation du laboratoire ? Et surtout, comment savoir si cette trajectoire est suivie et soutenue par la direction générale de la CUD, dont nous avons peu de nouvelles depuis le début du programme ?
A moins de 6 mois de la fin du programme, il est temps de passer à la vitesse supérieure. Premier objectif : sonder le niveau d’enthousiasme des directeurs.trices à la perspective de la création du labo. Dès la fin de l’année 2017 nous avions évoqué la nécessité d’un temps d’échange avec le top management de la CUD, pièce essentielle pour la mise en œuvre d’un labo transversal.
21 mars 2018 : Nous y sommes. Après quelques semaines de négociation pour organiser cette rencontre, un créneau d’1h 1/2 nous est accordé en séminaire de direction pour présenter la Transfo et le projet de laboratoire. Cet échange a été au préalable préparé par un groupe d’ambassadeurs : après tout, personne mieux qu’eux ne peut prévoir comment capter l’attention (pendant 1h 1/2 !!!!) d’une armée de managers habitués aux réunions classiques.
Le programme a donc été pensé aux petits oignons pour court-circuiter l’effet « animation de séminaire ». Dans un premier temps, Stéphane Vincent (délégué général de La 27e Région) et Patrick Lambert (DGS de la CUD) posent le cadre du programme Transfo et ses ambitions. Puis, les directeurs.trices sont invité.es à quitter la salle pour se rendre dans le couloir, où les agents les attendent pour une discussion en format « world café » sur les postures et méthodes de la Transfo. Les axes choisis par les agents sont ceux qui singularisent volontairement la Transfo du fonctionnement habituel d’un service de la CUD : « une nouvelle approche du travail coopératif et de l’intelligence collective », « déformater le quotidien au travail », « aller à la rencontre des usagers du service public », « tester et expérimenter nos idées » …
Dans un deuxième temps, place à la projection vers le labo. Pour introduire la réflexion vers le labo, l’équipe de La 27e Région prend le relais. Il s’agit de soumettre aux directeurs.trices une grille de positionnement possible pour le labo, puis de les inviter à réfléchir aux implications (mode de fonctionnement, objectifs, gouvernance, moyens alloués, type de sujets traités) de ce positionnement. La grille est sommaire : elle croise le niveau d’impact recherché pour le labo (impact externe : améliorer les services publics pour le citoyen dunkerquois VS impact interne : transformer les pratiques administratives de la CUD) et l’approche méthodologique du labo (une approche opérationnelle : appui à des projets en cours, jusqu’à leur mise en oeuvre VS approche prospective : un travail de R&D sur les futurs chantiers de la CUD).
Sur cette mire, émergent des « profils » de labo, que les directeurs choisissent et approfondissent en tables de travail. Le « Labo Coach » a une dimension opérationnelle à impact interne, alors que le « Labo Veilleur » a une dimension exploratoire, prospective, et tournée vers les habitants. Ce travail de défrichage permet surtout de faire passer un message fort aux managers de la CUD : un laboratoire d’innovation n’est pas un outil neutre : à l’interface entre citoyens, agents, élus et managers, ses choix de fonctionnement, son mode de sélection des sujets et ses objectifs peuvent avoir un impact considérable sur la relation entre l’administration et son territoire. Le labo servant de « cheval de Troie », il s’agit donc d’obtenir une vision relativement partagée de la stratégie d’innovation de la collectivité.
Au sortir de ce séminaire, la météo est mitigée chez les ambassadeurs Transfo. Si la curiosité des directeurs.trices face à la démarche était au rendez-vous, comment s’assurer de leur soutien lors du lancement du labo ? Lesquels sauront solliciter le labo avec des sujets porteurs ? Lesquels embrasseront le principe de transversalité et accepteront que leurs agents s’investissent dans le labo ?
Par ailleurs, un certain nombre de questions de fond restent à trancher concernant le positionnement du laboratoire. Nous proposons donc de réaliser trois rendez-vous stratégiques avec la Direction Générale entre mars et juillet 2018, au sein d’un groupe de travail associant DG et DGA, pilotes du plan d’administration IMPACT, et relais de la Transfo (Sylvie Delatte). Objectif : consolider le portage technique du labo avant d’enclencher la fin du programme Transfo.
Premier GT Labo (avril 2018) : état des lieux de la démarche Transfo, attentes et projections de la direction générale pour les 6 mois à venir.
Deuxième GT Labo (mai 2018) : trois scénarios de portage du labo.
A cette rencontre, la 27e Région présente trois scénarios de portage du labo, échafaudés avec les ambassadeurs, ainsi que les forces et faiblesses de chaque modèle.
- le labo « cellule transversale rattachée au DG »
- le labo « intra direction »
- le labo « processus » en résidence successivement dans plusieurs directions, sur un cycle d’une durée à déterminer
Si les deux premiers scénarios comportent des fragilités évidentes – difficulté de maintenir un portage DG solide sur le long terme et fragilité structurelle d’un labo affecté à des sujets transversaux dans le premier cas, difficulté dans le deuxième cas de déterminer quelle direction pourrait héberger le labo tout en ayant une mission de transformation en profondeur – le troisième scénario quant à lui semble une voie pertinente et originale pour la CUD. Cette hypothèse est détaillée plus en détail dans ce billet.
Troisième GT Labo (juin 2018) : approfondissement du schéma de fonctionnement du laboratoire (sur la base d’un travail de préfiguration réalisé par les ambassadeurs) : son offre de service et ses méthodologies, son fonctionnement dans le choix des sujets, ses moyens, relais et ressources, et enfin sa gouvernance et son portage.
À la suite de ce travail croisé entre les sessions Transfo et le groupe de travail en Direction Générale, une note co-écrite par les résidents et les ambassadeurs a permis de compiler les différents éléments de préfiguration du labo. Prochaine étape : consolider le portage politique de ce projet ambitieux !