SESSION # 4 • Expérimenter à l’échelle 1
En ce jour de retrouvailles, nous commençons par un temps collectif qui permet à chacun de se remémorer les étapes précédentes et notamment la dernière session de conception source des 6 projets que nous allons présenter pendant les deux jours de cette 4ème session.
Séance collective pour « refaire groupe” après un mois d’éloignement
Expérimenter pour enquêter, tester pour vérifier
L’objectif de cette session 4 vise à faire éprouver une phase d’expérimentation au groupe afin que tous puissent envisager le principe d’essai-erreur. Il s’agit de continuer notre enquête sur les espaces de travail et de convivialité “désirés” en venant confronter des idées très concrètes, matérialisées, presque réelles à l’avis des agents régionaux, premiers intéressés par le sujet.
Nous avions établi pour chacun des 6 projets une “matrice” permettant de faire le point sur les différentes maquettes et prototypes afin de laisser le temps aux résidents de rassembler les moyens matériels (installation, gaffeurs, mobiliers, etc.). En ce premier jour, toutes les pièces du puzzle sont disponibles, il va falloir se mettre au travail pour monter les 6 espaces soigneusement. Les résidents ont préparé une liste de tâche pour orienter la mise en place qui a tout de même commencer la veille sous l’oeil des ambassadeurs grâce au groupe Whatsapp.
Les échanges par Whatsapp facilite l’information et la coordination des équipes à distance
Le montage de certains espaces nécessite des compétences en construction
Les projets prototypés à l’échelle 1
Projet 1 : Le Nème Lieu
Le “Nème lieu” est un tiers-lieu dédié aux agents et aux visiteurs de la Région. Il regroupe plusieurs fonctions avec une même philosophie d’ouverture. On peut s’y détendre et boire un café, conduire des réunions moins formelles dans des espaces modulables, travailler dans l’espace de coworking, etc.
Le Nème lieu accueille pour ce test l’ensemble des maquettes ou prototypes
La marque de fabrique du Nème lieu, ce sont ces cloisons/éventails imaginées par Camille Charmey
Arnaud, notre ambassadeur bidouilleur a préparé une réalité virtuelle, le Nème lieu en 360° !
Projet 2 : Occ’Trotteur
Occ’Trotteur est un des services d’un futur Réseau Social propre à la collectivité. Il permet de faciliter et d’enrichir les déplacements des agents et élus. Sur une interface unique, et s’appuyant sur la compréhension du besoin de l’utilisateur, Occ’Trotteur propose une diversité de solutions de mobilité (train, navette, voiture, covoiturage, …), mais aussi de donner des avis sur des services lors de déplacements. Occ’trotteur fait le pari d’une meilleure qualité de vie au travail et d’une plus grande convivialité pour les agents et élus de la Région.
Le service Occ’trotteur est testé grâce à un maquettage de l’appli dans un des “salons” de réunion du Nème lieu
Projet 3 : Chacun cherche sa salle
Chacun cherche sa salle est un moteur de recherche permettant de trouver une salle adaptée à ses besoins (localisation, capacité d’accueil, équipement etc.), de voir les disponibilités et de réserver à distance. L’outil permet de se repérer dans les bâtiments jusqu’à la porte de sa salle en flashant les QR codes de repères répartis dans les bâtiments, en accédant à des plans, une signalétique adaptée et en utilisant la géolocalisation. Il favorise la contribution des agents pour alimenter la connaissance des salles, leur description et signaler des problèmes.
Une vidéo réalisée par les ambassadeurs présente le projet
Projet 4 : Zap / Zen
Zap & Zen sont des espaces de détente et de partage. Zap est un lieu pour se divertir et amener de la convivialité au travail, tandis que Zen offre des possibilités pour se détendre et se reposer dans le calme sous des lumières tamisées avec des canapés, des livres, des magazines, tout téléphone éteint !
L’espace de jeux “Zap” pendant la visite de Simon Munsch Directeur Général des Services et de Ghislaine Lala Alquier, Directrice Générale Déléguée
L’espace Zen a été conçu pour accueillir au moins 10 personnes et des activités multiples
Projet 5 : Carte blanche
Carte blanche est un challenge inter-direction. C’est un moment convivial pour se rencontrer et créer du lien en découvrant les missions et activités d’une Direction. Les Directions acceptent de relever les challenges qui leur sont lancés pour leur présentation : proposer une forme originale et/ou drôle, dans un lieu convivial, ne pas utiliser d’acronymes, respecter les mots “tabous” et “mystères” qui leur sont proposés, relever les défis des agents venus les rencontrer.
La Direction de la Communication Interne teste sa “Carte Blanche”
Projet 6 : Bar à livres
Le Bar à livres est un système informel d’échange de livres. Il s’installe dans les espaces d’accueil et de pause des bâtiments régionaux et permet aux agents de donner ou bien de prendre un livre. Ces petits équipements peuvent également s’installer à l’accueil des Maisons de la Région. Dans le concept, les “gardiens des livres” sont les agents volontaires qui ont un rôle de modération des livres déposés et de veille sur la bonne utilisation du bar à livres.
Le Bar à livres prend place dans le Nème lieu
Recueillir les améliorations et avis
Des questionnaires de retours pour chaque projet
Chaque équipe a préparé de petites grilles d’entretien rapide afin de tester le concept avec des agents. Cet exercice nécessite de préciser ce qu’on cherche à travers l’expérimentation mais aussi de bien formuler les questions afin de ne pas induire des réponses de la part des interviewés.
Des retours pris “à chaud”
Un mur d’expression libre
Afin de faciliter des retours francs et anonymes, un grand pan de craft est disposé sur le mur. Il s’accompagne de petites fiches : “Le projet que j’aime”, “Mon avis général”, “Ce que je rajouterais”.
Le mur d’expression est resté en place pendant 2 semaines
“ Vendredi à 13h, on vous offre le café ! ” – Inauguration du Nème lieu éphémère
Le vendredi à 13h, c’est le moment un peu officiel de la session. Antoine Foucault, le Directeur du Lab’ présente le projet à la centaine de personnes présentes. L’équipe de laTransfo est assez surprise du nombre de convives. C’est aussi grâce à la distribution de petites invitations données en main propre la veille par les ambassadeurs que les agents se sont mobilisés.
Quelques enseignements de ce premier test
Préparer des outils sur le retour d’usage
Des questionnaires par projet recueillent avis et commentaires après notre départ
Nous avons pu recueillir un grand nombre de retours instructifs sur les propositions maquettées. La précision des questions, la disponibilité des ambassadeurs dans leur rôle d’intervieweur, la possibilité de tester physiquement sont autant d’éléments venant enrichir les préconisations. Avec plus de 200 retours papier sur les deux jours, le travail de dépouillement et de traitement des données va être assez long. Les résidents ont choisi de l’organiser par projet pour faciliter les synthèses et ont proposé des documents partagés en ligne pour recueillir les retours qui seront analysés collectivement en session 5.
Le statut de la pause : un test réalisé grâce à deux agents talentueuses et volontaires
MIDI séance de réflexologie par par notre invitée Amandine
Les deux expériences d’activités proposées le midi amènent à une réflexion sur le statut de la pause, la légitimité de “faire autre chose” au travail. Cette expérience nous a permis de comprendre par le vécu les impacts d’une pause imaginée autrement par exemple avec la possibilité de se détendre, de se mettre en position allongée voire de fermer les yeux très sollicités par les écrans d’ordinateur au quotidien. C’est bien l’intuition que le groupe avait eu en proposant l’espace Zen. Pour autant, ce test nous a également ouverts les yeux sur les richesses « humaines » de la Région où pourraient s’exprimer de nombreux talents comme ceux d’Amandine, réflexologue et de Carole, musicothérapeuthe qui ont animé plusieurs ateliers.
Les capacités de test de la Région
Cette expérimentation a bénéficié de l’effort des services de la DPMG, notre “commanditaire” sur le sujet des espaces de travail et de convivialité. Ceux-ci ont été partie-prenantes depuis le début de la démarche et ont été moteurs sur l’ensemble du processus d’enquête. Ils nous ont mis à disposition du temps et 400 m2 d’espace disponible ainsi que du matériel. Il est clair que sans eux, le groupe de la Transfo aurait été beaucoup moins ambitieux dans la réalisation du prototypage à l’échelle 1. Ceci nous fait dire que l’intégration des agents directement concernés par le sujet est une condition absolument nécessaire à la réalisation de tests. C’est aussi un bon marqueur pour identifier si le projet est bien orienté. Grâce à Cécile et Hervé, le Nème lieu et les prototypes qu’il abrite restera installé 2 semaines afin de continuer de recueillir des retours sur les idées liés aux espaces de travail et de convivialité proposés. Nicolas, résident interne soutenu par quelques ambassadeurs va continuer l’enquête durant cette période et vivre lui aussi les espaces de travail que l’équipe a créés.