Des vidéos cagettes sur l’accueil et lancement du test des « mégotiers » – Session #14

Nous nous retrouvons, en ce beau mois de mai, au Carré des associations pour poursuivre notre chantier accueil… Pendant ce temps, les tests de nos « mégotiers » s’organisent !

LE CHANTIER ACCUEIL

Présentation de la veille créative

Nous démarrons la matinée par la présentation de la veille créative réalisée par un groupe élargi : les ambassadeurs et agents engagés sur notre nouveaux chantiers mais aussi tous les interlocuteurs rencontrés en intersession et autres acteurs de la collectivité concernés par le sujet.  Tous se sont bien prêtés au jeu et présentent, à tour de rôle, des inspirations puisées dans d’autres secteurs, futures, domaines à partir d’un cadre fourni par les résidents : une image et quelques mots suffisent pour ouvrir de nouvelles portes… Les contenus sont riches et nous permettent de décaler les regards sur la problématique de notre chantier.
Pendant la présentation de la veille, les ambassadeurs remplissent des fiches « idée » pour garder une trace des idées évoquées et générées.

Idéation

La seconde moitié de la matinée est consacrée à une séance d’idéation.
Nous classons l’ensemble des fiches « idées » (près de 80 !) au mur par grandes thématiques:
– L’accueil, un métier
– L’expérience d’accueil vécue sur place
– L’accueil élargi : le parcours usager

En sous groupe, les ambassadeurs développent les idées… Ils s’efforcent de préciser le fonctionnement possible, de lister les acteurs concernés et les illustrent. Nous reprenons la méthodologie des « 3X8 » déjà utilisées sur le chantier précédent. Après un premier temps d’idéation, les groupes tournent et vont améliorer et developper les idées des autres.

En fin d’après-midi chaque groupe doit effectuer une sélection des meilleurs idées à tester.

Les résidents proposent aux ambassadeurs et agents mobilisés de tourner, des vidéo-cagettes pour les présenter, le lendemain, au groupe chantier élargi. Ils leur présentent, avant de clore la journée, quelques exemples de vidéo-cadettes réalisées par des agents dans d’autres collectivités. Le défi est de taille !

Les coulisses du tournage

Le chantier redémarre tôt le vendredi matin ! Tous le monde est conscient que nous avons du pain sur la planche. Les ambassadeurs et agents ont 3h30 pour écrire 3 scénarii, préparer leurs illustrations et tourner… Mais pas de panique, c’est stimulant ! Chaque groupe se lance dans l’aventure avec plaisir.

Après avoir collectivement conçu l’histoire à raconter, les rôles sont rapartis… A chaque table, un rédacteur, un illustrateur, un peintre en lettres.

Silence, ça tourne !

Il est 11h30… Il faut commencer à répéter et tourner. Après une ou deux répétitions, l’articulation entre la voix et la manipulation des objets et images s’affine. On peut tourner ! Cela semble fou mais cela marche. Les premières prises sont souvent les meilleures. C’est dans la boite !

Nous partons déjeuner excités à l’idée de présenter les vidéos cet après-midi.

Présentation des vidéo-cagettes et validation des idées à tester dans les mois à venir.

Nous accueillons, au Carré des association, près d’une vingtaine d’agents et 2 élues venus découvrir les avancées sur le chantier accueil.
Nous leur présentons nos quatre petits films :

un film introductif pour introduire les 3 scénarii
le scénario 1 : L’accueil, un métier
le scénario 2 : L’agent d’accueil mobile
le scénario 3: Les démarches administratives un jeu d’enfant

Après la projection, les échanges fusent ! Le fait de mettre en scène l’accueil, du point de vu des usagers, participe à la prise de conscience générale. Les scénarios proposés semblent convaincre et nous échangeons sur les idées que le Labo pourra tester cet été et à la rentrée.

Nous en retenons plusieurs :
– le festival de l’accueil, une rencontre organisé par et pour les agents d’accueil
– le manageur référent de l’accueil pour les 2 collectivités
– la mise en place d’une ou plusieurs cartographie(s)
– le renforcement de la  signalétique extérieure des lieux d’accueil
– l’agent d’accueil mobile pour soigner le pré-accueil et la sortie
– RV en Juin pour démarrer la réalisation les kits de test !

SUITE DU CHANTIER TRASH TEST

Préparatifs du lancement de la phase test des mégotiers !

En  parallèle de cette session consacrée au chantier accueil, les ambassadeurs suivent les derniers préparatifs du lancement de la phase test des mégotiers !

Et oui ! Les maquettes en carton imaginées dans le cadre de la transfo, se sont transformées, suite à un forum résolution impliquant toutes les parties prenantes, en prototypes en métal réalisés par les ateliers municipaux et la société Sineu Graff, habillées par le service communication.

Ils sont maintenant prêts à être testés grandeur nature, pendant 6 semaines, sur l’espace public, dans l’hyper centre de Mulhouse. Un workshop animé par les ambassadeurs consacré à l’organisation de cette phase test a permis d’organiser ce lancement et cette phase test. Le pôle voirie et le pôle environnement sont aux manettes pour l’installation des 16 prototypes aux emplacements définis, le service communication effectue les derniers collages et assure le lien avec la presse, l’agence de la participation citoyenne sensible les conseils citoyens, les ateliers finalisent « le mégotor » en le remplissent des derniers mégots collectés, le pôle prévention et sécurité coordonne l’ensemble, les ambassadeurs finalisent les supports qui serviront aux tests…

Samedi, c’est le lancement de la phase test !

Tout est en place.  A nouveau la transversalité et la coopération entre les services est une attention pour développer une dynamique impliquant les agents autres que les ambassadeurs. Les agents de la tranquillité publique, les agents de médiation ainsi que des complices de précédents chantier et de la communication, viennent se former aux outils de retour de test. Une vingtaine d’agents sont mobilisés sur la journée.  Ils expliquent l’action et recueillent les retours des usagers (fumeurs) et non usagers (non fumeurs). Les retours sont positifs ! Des suggestions d’ajustements sont exprimés. Les premiers mégots sont jetés dans les mégotiers, les premières mégots box sont distribuées, les corbeilles équipées de cendrier sont plus visibles grâce à la signalétique réalisée, le mégotor fait son effet et ai pris en photos de nombreuses fois… Le lancement officiel se fait devant France 3 en présence de Madame le maire, d’adjoints au maire et bien entendu de toutes les parties prenantes du projet. Les 6 semaines de test s’annoncent riches… Rendez-vous le 9 juillet pour le bilan collectif et les orientations qui seront prises pour le déploiement !

Le lien vers le court reportage réalisé par France 3 : https://www.youtube.com/watch?v=kXS7Kbm8hcE