Dernière ligne droite !

Nous démarrons la 15éme et dernière journée au TUBA où nous trouvons un refuge parfaitement adapté aux besoins de notre session. C’est le lieu idéal pour installer notre laboratoire en devenir !

 

Préparer collectivement les tests du chantier accueil !

Aujourd’hui, jeudi, nous mettrons l’énergie sur le chantier accueil. Les ambassadeurs ont 2h pour finaliser leur préparation des ateliers qu’ils mèneront avec les collègues des différents services mobilisés dans le cadre de ce chantier.

L’objectif ? Préparer collectivement les tests des 4 solutions retenues ensemble lors de la dernière saison :

• le manager de l’accueil : un agent garant du projet d’accueil des collectivités et de l’animation du réseau des agents concernés.
• les cartographies et une signalétique extérieure pour mieux orienter l’usager et faciliter l’appréhension des “parcours” d’accueil.
• un festival de l’accueil : un temps fort d’intelligence collective et de partage d’expériences.
• le pré-accueil : comment prendre en charge l’usager, dès son arrivée? (l’agent mobile, la borne interactive, la signalétique explicative…)

L’heure n’est plus au diagnostic, ni à la recherche de la plus juste solution. Il s’agit désormais de se poser des questions pratiques pour bien préparer les tests prévus à l’automne :  Que testera-t-on précisément ? Quelle formes concrètes prendront nos idées ? Comment les testera t-on ? Avec qui ? Où ? Quand ?

Ces questions seront abordés lors d’ateliers tournant participatifs mobilisant le groupe projet élargi (les agents d’accueil, chef de services, des partenaires d’autres collectivité, …).

Pour « muscler » les ambassadeurs dans leur rôle d’animateur d’ateliers,  les résidents – qui ne seront qu’observateurs – leur font une présentation sur la meilleure façon de gérer les différents profils de participants en atelier : ceux qui monopolisent la parole, ceux qui remettent en question le cadre, ceux qui ne parlent qu’en off à leur voisin… Quelques conseils et “trucs et astuces” à mettre en application pour optimiser le bon déroulé de l’atelier…

Nos complices arrivent et enchaînent 2h de réflexion en passant d’un atelier à l’autres toutes les 30 minutes. Nous faisons ensuite, tous ensemble, une pause déjeuner bien méritée (l’occasion d’approfondir les échanges), avant de restituer ce qui a été produit dans chaque atelier.

La seconde moitié de l’après-midi est consacré à la mise en place de l’exposition de clôture de la Transfo qui se déroulera le lendemain… Les ambassadeurs et résidents découvrent ce que chacun à produit en intersession et commencent à positionner l’ensemble des contenus dans l’espace…

L’excitation est à son comble ! Demain, tous les agents de la Ville de Mulhouse et de la M2A sont invités à venir découvrir 2 ans de travail… On n’a pas le droit à l’erreur !

Clôturer de la meilleure des manières notre programme de formation-action  !

Il est 8h30 et les premiers ambassadeurs arrivent pour finaliser la mise en place déjà bien avancée la veille. L’investissement a été total pour mettre en avant la richesse de ces 2 années de transfo-rmation.

11h00, les premiers collègues arrivent…

L’accueil est assuré par Stéphanie qui guide les collègues à leur arrivée. Ayant ouvert le chantier “L’accueil au sein de nos collectivités”, il s’agissait d’être à la hauteur ! Un parcours ludique attend nos hôtes… Stéphane Vincent est la porte d’entrée et explique le programme “La transfo”. Et pour plus de détails, le blog et le flicker sont en libre service dans une pièce dédiée.

Quelques pas plus loin, c’est Anne-Laure qui présente une grande frise permettant à nos hôtes d’avoir une vision globale sur ces 2 années de transfo.

Ensuite, c’est Mathieu qui prend le relais et anime des défis créatifs pour aider nos collègues invités à sentir, toucher du doigt l’état d’esprit, les postures, les domaines de compétences développées avec la transfo.

Nos hôtes poursuivent leur parcours en arrivant dans l’espace dédié aux 4 chantiers : Hervé présente le chantier “carte jeune”, Simon “le chantier accueil”, Thomas le chantier “bibliothèque”, Jonathan le chantier “Jets de mégots”. Des photos, les maquettes réalisées, un stand d’observation… permettent de partager les travaux menés.

 

Arrive ensuite, l’espace Labo animé par Estelle, Brigitte et Yoan. Nos hôtes peuvent découvrir toutes les méthodologies et les outils déployées. Les échanges sont riches et nombreux.Christine, qui clôture ce parcours, demande à nos hôtes de préciser “ce qu’ils attendent du labo” et “ce qu’ils peuvent apporter au labo”.

Plus de 200 collègues se sont déplacés ! Le maire et le DGS étaient également présents et sont restés un long moment pour échanger. Cette clôture pleinement réussie donne un bel élan pour la suite de la démarche et le lancement espéré du futur Labo.

15h30, les derniers collègues repartent et nous commençons à ranger TUBA que nous avions totalement investi.

16h30… le dernier temps collectif en configuration transfo : Résidents, Stéphane Vincent, ambassadeurs (anciens et actuels), résident à domicile. Et oui, c’est la fin d’une belle aventure…

Stéphane Vincent nous montre une petite vidéo réalisée pour notre féliciter notre équipe du chemin parcouru. Des responsables de laboratoires d’innovation des quatre coins de la planète s’adressent à nous pour saluer le travail accompli pendant 2 ans. Ils expriment tous l’envie de suivre nos projets !

S’en suit un dernier temps d’échange, Les résidents ont préparé une série de “questions” à tirer au sort chacun son tour : “ Une anecdote passée inaperçue et pourtant marquante de ces 2 années transfo” ; “les pires moments vécus dans le cadre de la transfo” ; “la personne qui vous a le plus impressionnée dans l’aventure” “La question que vous n’avez jamais osé poser”, etc. Les échanges sont chaleureux et finissent souvent par des éclats de rire.

Pour clôturer ce dernier temps collectif, les résidents nous offrent un mug de café avec comme inscription “Le carburant… de la transfo… Au Labo”… En retour, Hervé leur offre une caricature réalisée par ses soins, signée par tous.

Cette dernière journée du 22 juin a été réussie. Il est maintenant temps de se dire au revoir ou plutôt à bientôt mais dans une autre configuration.

La transformation s’est opérée pour beaucoup d’entre nous… Merci aux résidents, merci à la 27ème Région, merci aux Ambassadeurs, merci aux collègues des 4 chantiers, merci aux élus qui nous ont offert cette opportunité…