Transfo Paris Session#14 – Labo en vue !

Cette session, l’avant-dernière de la Transfo, se déroule sur trois jours complets. Ce billet de blog promet donc d’être long !

JOUR 1

École Oasis, 10e arrondissement : l’atelier de travail collaboratif…

L’équipe du cas pratique « L’école Oasis » s’installe dans une salle au 2e étage de la Mairie du 10e arrondissement, en vue d’une après-midi d’atelier. Les ambassadeurs et les deux résidents s’affairent à organiser la salle, rassembler les éléments de « veille inspirante » et les mettre en page, découper les supports et les outils, se répartir les rôles….

Qu’est-ce que « L’école Oasis » ? C’est est un projet expérimental qui vise à transformer les cours des écoles parisiennes en zones de fraîcheur. Fini le bitume chaud et les façades réchauffantes, la cour de l’école sera faite d’ombres, de végétation et de matériaux isolants. La mairie du Xe arrondissement souhaite lancer des expérimentations rapidement sur son territoire, en se concentrant sur l’influence des ces transformations sur les usages des enfants et du personnel de l’école. Nous les accompagnons sur la première étape du projet, celle de l’adhésion commune à la démarche. Pour plus d’informations sur le positionnement du cas pratique, reportez-vous à l’article de la session 13, à partir du chapitre « L’école Oasis : préparer dans un contexte encore flou » .

Retournons avec l’équipe des résidents, qui s’affaire préparer cet atelier. C’est une ambiance d’atelier, où chacune et chacun trouve à faire dans la perspective d’une séance pour laquelle nous avons mesuré les enjeux : le cabinet de la Maire nous confirme que cette dernière sera présente au lancement de la séance. Nous compterons aussi sur la présence du Maire-adjoint aux affaires scolaires, de la Directrice générale des services, ainsi que d’un·e représentant·e de chaque service concerné (affaires scolaires, architecture…). Enfin, nous apprenons que la directrice d’une école sera présente, ainsi que son inspectrice de circonscription.

L’après-midi, alors que nous attendions 10 participants, nous voyons finalement la salle se remplir progressivement, à notre plus grande joie (et angoisse!), jusqu’à atteindre le double !

La première séquence, ayant comme objectif de se présenter et d’énoncer la raison pour laquelle chacun·e est là, nous avions installé des chaises en cercle… le cercle est donc élargi jusqu’à la limite maximum de la salle. Après une introduction par Alexandra Cordebard, Maire du 10e arrondissement, nous lançons le tour de parole. Ce temps de parole donné à chaque participant·e pour qu’elle.il exprime son intérêt ou sa motivation, nous permet de comprendre, très vite, à quel point le projet est déjà assez vivant dans l’esprit des personnes, qui se montrent en grande majorité curieuses et très motivées à aborder ce projet.

Nous enchaînons sur la présentation, par les ambassadeurs, ainsi que par la chargée de mission de la Mission résilience, Noémie Fompeyrine, d’exemples en France ou à l’étranger, d’écoles « oasis », mais également de participation d’enfants à des projets d’aménagement d’écoles, de co-construction d’espaces de fraîcheurs dans les villes avec les usagers, de protection de l’environnement (exemple telles que les aires marines protégées)… L’enchaînement des images et des récits par les ambassadeurs plonge les participants dans la réalité possible de ce que pourrait être une école Oasis, de ce qu’est un projet  « orienté utilisateurs », dans lequel les utilisateurs sont associés dès les premières étapes.

La séquence suivante plonge les participant·e·s dans la réalité du projet dans le 10e. Autour d’une cartographie montrant les écoles et les îlots de chaleurs, des petits panonceaux descriptifs sont posés, sur lesquels chacune et chacun apporte ses informations, même partielles : taille des cours, présences de végétation, équipes pédagogiques sensibles aux problématiques environnementales, l’existence de travaux déjà programmés, l’identification de contraintes de sous-sols non bloquantes, la présence d’un îlot de chaleur à proximité, etc.
Grâce à cette carte partagée, le groupe élabore peu à peu les critères qui permettront à la Ville de sélectionner des premières écoles qui pourraient participer au projet, avant que l’on envisage de le déployer sur l’ensemble de l’arrondissement.

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Puis, nous poursuivons l’échange en demandant à deux groupes de se constituer pour répondre alternativement aux deux questions suivantes : à partir de la veille inspirante et de l’échange sur la carte, quels sont nos désirs et nos atouts pour l’école oasis ?, et quels défis se présentent à nous pour mener à bien ces expérimentation ? Une belle occasion pour envisager la poursuite du projet. La participation active de la directrice d’école permet à chacune et chacun de comprendre comment ces questions peuvent être posées devant un cas très concret.

La clôture de cet atelier se conclue par une réflexion sur le processus méthodologique de l’expérimentation. Nous soumettons une frise chronologique, vouée à alimenter le débat et à être modifiée si besoin. Les avis convergent, le projet nécessite une longue phase d’immersion et d’expérimentation, avant de rendre des préconisations. Mais le besoin imminent est de choisir l’école qui accueillera l’expérimentation, de recruter une équipe de professionnels pouvant mener à bien le projet, et d’associer rapidement les acteurs concernés (gardien·ne·s, équipes éducatives, enfants…). Parmi les participants, les principaux concernés prennent rendez-vous pour continuer le travail. Le processus semble bien lancé. Le travail de la Transfo s’arrête là. Notre secret espoir est que le futur labo puisse s’en saisir !

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On se quitte en formant d’abord le traditionnel cercle pour que chacun•e apporte un mot de conclusion.  Nous avons alors la grande joie d’entendre que les personnes ont pu mieux comprendre ce projet d’école Oasis, et de trouver un véritable intérêt à y participer.

Travail sur le labo

En parallèle, le reste de l’équipe du groupe se retrouve, quant à elle, dans les tout nouveaux et tout beaux locaux de la Ville, porte d’Ivry. Elle conçoit plusieurs outils du futur laboratoire : la collecte des retours d’expériences des futurs projets du labo, ainsi que ses principes canaux de diffusion.

Apprendre des projets réalisés

Comment collecter les retours d’expériences d’un cas traité par le futur laboratoire, pour qu’il puisse être utile pour l’équipe du labo ? En s’appuyant sur leur deux derniers cas pratiques, celui de la « Bibliothèque » (article de la session #13) et celui de L’école Oasis », l’équipe élabore un outil de collecte d’enseignements, très simple, dont le principe est le suivant : d’abord, chacun·e répond à un questionnaire, individuellement, en quelques minutes. Puis, le groupe se réunit et opère et partage ses appréciations. Ces échanges doivent être soigneusement notés pour être stockés, pour être relus ultérieurement si besoin. Ils affinent donc une trame de questionnement, puis se prêtent à l’exercice.
Pour diffuser ces retours d’expérience au-delà du labo, et de manière plus synthétique, l’équipe tourne de courts témoignages vidéos des participants sur le mode « 1 question / 1 minute » (voir l’article des cas pratiques « Bibliothèque » et « Ecole Oasis ») .

 

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Communiquer autour du Labo

Les ambassadeurs sont engagés à réfléchir à la communication autour du laboratoire: comment faire connaître le laboratoire ? Comment engager de nouveaux ambassadeurs ? Comment entraîner les collègues, les supérieurs hiérarchiques et les élus.
1/ On choisit quels acteurs on veut toucher en priorité,
2/ On croise les besoins (contenu) et les formes avec l’aide des petites fiches
3/ On imagine une version des fiches à tester pendant le temps où la Transfo sera achevée et où le Laboratoire ne sera pas encore concrétisé.
4/ On imagine le contenu (chef éditorialiste).

Exemple : une newsletter sur les labos en France et dans le monde à destination des élus. A tester, on imagine les 3 premières, avec les dates d’envoi. Les ambassadeurs prennent des contacts téléphoniques auprès de la 27e région pour avoir des infos sur comment faire une newsletter chouette et des infos à mettre en avant.

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Comment identifier, valoriser et mobiliser les compétences des « agents contributeurs »?

Le futur labo doit pouvoir élargir sans cesse le cercle des « agents contributeurs », ces agents qui renforceront l’équipe du labo pour mener des projets ou faire vivre le centre de ressources. Pour un agent voulant devenir « contributeur », comment identifier sa motivation, reconnaitre et renforcer ses compétences pour participer au labo ? L’équipe s’organise pour explorer les différences compétences nécessaires au laboratoire et envisager la façon dont ces compétences peuvent être identifiées (déjà présentes dans la pratique d’un agent), ou acquises au fur et à mesure de la contribution au labo.
Il en ressort une logique de parcours apprenant, qui se déroule sur un minimum d’un an et un maximum de 3 ans, mélangeant des temps théoriques, d’exercices pratiques et de mises en pratiques concrètes. Il doit aboutir, pour l’agent, à la maîtrise de certaines méthodologies et postures de travail, en fonction de ses choix.

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Jour 2 : tous ensemble vers le labo !

Debrief du groupe « Oasis »

L’équipe se retrouve au complet. Le groupe École Oasis teste le questionnaire de retour d’expérience élaboré la veille par l’autre groupe, ce qui lui donne l’occasion de reformuler l’histoire de l’atelier de la veille et de sa préparation et d’en tirer tous les enseignements pour l’organisation du Laboratoire. Ainsi, nous concluons sur le fait important que lorsque le portage politique est fort (une conseillère d’arrondissement, appuyée par la Maire du 10e, ainsi que par l’équipe Mission Résilience), les difficultés de démarrage peuvent être surmontées, même si l’absence de chef de projet et les difficultés liées à l’organisation de notre session Transfo (une présence des ambassadeurs seulement 2 jours par mois), a accru la difficulté de préparation.
Cela étant dit, l’engagement important de Léa Vasa et la clarté de sa commande (écouter et embarquer les acteurs autour du projet) a véritablement constitué un fil rouge pour l’ensemble de l’expérience. La qualité des outils réalisés et mobilisés au cours de l’atelier est un facteur de réussite, tout autant que la qualité et la richesse de la veille créative portée par les ambassadeurs. Cette veille, même si elle ne s’appliquait pas à l’objet même de l’Ecole Oasis, mais à des idées proches, a permis d’aider les participant·e·s à concrétiser le « concept » d’école Oasis et de leur faire toucher du doigt ce qu’il leur était possible d’accomplir.
Les étapes du questionnaire de retour d’expérience ont été validées par l’équipe, et la séquence de partage a été jugée utile pour bien poser ces enseignements.

L’implication des agents dans le laboratoire

Nous poursuivons le travail de définition du rôle des futurs agents « contributeurs » et des modalités de leur mobilisation.

Chaque groupes est chargé d’établir un cahier des charges précis sur le statut de l’ambassadeur.

D’abord, nous cherchons à nous inspirer, en questionnant des personnes confrontées aux mêmes problématiques, mais dans des contextes très différents. Les ambassadeurs, en binômes, passent des appels téléphoniques auprès d’un pompier, de plusieurs organisateurs de festivals, d’une enseignante responsable syndicale, et des responsables de « Start up de Ville ». Les questions posées : comment s’organise-t-on pour mobiliser des volontaires ou des intermittents ? Quelles sont les difficultés et les écueils à éviter ? Existe-t-il des outils particuliers ? Comment gère-t-on les disponibilités variables entre les différentes personnes ?

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Cette veille nous inspire plusieurs outils pour faciliter la mobilisation des agents. Parmi eux, il y a la « lettre de mission ». Un document contractuel entre le labo, l’agent et son responsable hiérarchique, qui permet de s’accorder sur la mobilisation de l’agent contributeur et de l’officialiser. L’enjeu de la lettre de mission est de permettre à l’agent de se sentir libre de quitter son poste pendant les périodes indiquées ; et de diffuser en interne cette culture de mobilisation transversale entre les services.

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En groupe, nous élaborons deux exemples de lettre de mission, que nous synthétisons ensuite en une seule. Les questions stratégiques à faire figurer dans la lettre de mission sont :

  • Contribuer au laboratoire d’innovation, c’est bien du travail (et non de la formation). La lettre doit donc bien rappeler que cela doit être considéré comme une mission reconnue des agents de la Ville.
  • Prévoir que la signature de la lettre de mission soit l’occasion de réunir les responsables du laboratoire, le supérieur hiérarchique et l’agent, pour évoquer les projets et faciliter la mise à disposition de l’agent.
  • Prévoir que l’évaluation annuelle intègre les contributions au laboratoire, selon des modalités à préciser.
  • Un enjeu fort: laisser toute sa liberté à l’agent afin d’éviter le « volontariat imposé », les ambassadeurs reconnaissant que c’est cette liberté-là qui leur a permis de s’investir au mieux dans la Transfo.
  • Prévoir des périodes précises de mise à disposition appropriées au service et aux fonctions de chaque agent (par exemple, éviter, pour les agents en charge de comptabilité, de mobiliser du temps au moment des clôtures comptables…).
  • Réfléchir à la façon dont les missions des agents auprès du labo seront valorisées aussi dans les fiches de missions des directeurs, afin de les inciter à structurer une organisation qui permettra à n’importe quel agent qui le souhaite de se libérer pour contribuer au laboratoire, sans prendre en compte la hausse de la charge de travail pour les autres en son absence…

 

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La question de l’intégration dans la future équipe des ambassadeurs du labo

L’après-midi se clôt sur un retour d’expérience par notre nouvelle arrivée, Virginie, qui nous a permis de tester la façon dont une équipe constituée pouvait intégrer les personnes au fur et à mesure. L’échange conclue sur l’intérêt pour le Laboratoire de prévoir un petit « protocole d’accueil » : l’idée de marrainage ou de parrainage est très intéressante, cela pourrait être enrichi par une sorte de « kit d’accueil », dans lequel figurerait une présentation du projet, de quelques outils, un projet de lettre de mission et une formulation des attentes vis à vis de l’agent, sorte de contrat moral rappelant les valeurs du laboratoire : bienveillance, pas de hiérarchie, droit à l’erreur etc…

Communiquer…

Le troisième jour est consacré à la communication.

Le matin,  trois groupes sont formés pour imaginer un « flyer » du futur laboratoire. Chaque groupe doit illustrer un nom de labo. Les noms sont issus de la dernière séance de production collective de noms qui s’est tenue en novembre, qui ont été présentés à Emmanuel Grégoire qui a témoigné de ses préférences. Il ne s’agit pas de choisir un nom, mais, en partant d’un nom, d’élaborer une image possible pour le laboratoire. Comme un support concret pour penser à l’identité de ce dernier.

Les groupes sont chargés :

  1. De décrire l’univers de ce nom
    • C’est quoi ?
    • Une phrase d’accroche
    • Une description plus précise : ce que cela produit
    • Comment on s’y prend
  2. De choisir les univers graphiques en sélectionnant divers supports de présentations apportés par les résidents et en sélectionnant des images choisies sur le web.

Trois noms, trois phrases d’accroche :

LIB LAB  / “Paris Libre d’inventer”

PARIS TRANSFORM / Faites en quelquechose !

LA TRAVERSE / « Le labo c’est qui ? Le labo c’est vous ! »

Attention, on accroche !

La matinée s’achève par la préparation de l’accrochage qui doit permettre de présenter la Transfo en début d’après-midi auprès des agents du site de Bédier. C’est un moment privilégié au cours duquel les agents peuvent expliquer l’esprit, les méthodes, les cas pratiques abordés. Ayant été répété plusieurs fois, l’exercice est pratiqué avec beaucoup d’aisance par les ambassadeurs qui ont grand plaisir à partager cette expérience et à en communiquer la richesse. Une cinquantaine de visiteurs et visiteurs viennent nourrir leur curiosité sur cette mystérieuse « Transfo »

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Après l’accrochage, le décrochage et on envisage la suite.

Le reste de l’après-midi est consacré à la question de l’implication des ambassadeurs entre le moment où la transfo s’achèvera (le mois prochain), et le moment où le laboratoire d’innovation sera annoncé et lancé. Il faut occuper ce que les résidents ont appelé « le temps mou », au cours duquel il paraît essentiel de garder un contact au sein de la communauté des ambassadeurs pour entretenir la dynamique, en intégrant le fait que les ambassadeurs n’auront plus de temps disponible sur leur temps de travail.

Le poker du temps « mou »

Au cours d’une première séance collective, les uns et les autres émettent des idées de ce qui pourrait être fait (organiser des déjeuner transfo, contribuer à la conception de la boîte à outils, parrainer de futurs nouveaux agents-contributeurs,…). Une liste est établie et des binômes ou des trinômes sont constitués. Chaque binôme et chaque trinome doit alors répondre à différentes questions :

  • Le nom de l’action
  • De quoi s’agit-il ?
  • Quand cela a-t-il lieu ?
  • Pourquoi c’est une bonne idée ?

Chaque groupe reçoit un nombre égal de billets de type « Monopoly ». Il doit présenter aux autres en quoi son action est la meilleure et pourquoi il faut renchérir sur celle-ci. Une fois que chaque action a été présentée par son groupe, on lance une enchère : qui achète cette action ? L’objectif est de classer ces actions par priorité, de susciter des engagements des ambassadeurs et…de rigoler.

Les exemples d’actions :

  • Innovation braun-bag (on mange ensemble un sandwich et on parle du labo)
  • Trouver sa filleule ou son filleul
  • Transfo ? Labo ? Kesako ? Un format déjeuner / café accrochage du labo
  • Constituer la boîte à outils
  • Préparer le baptême du labo
  • Aider à remplir le centre de ressources
  • Intervenir en CODIR aux côtés de Sophie

 

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Après une folle séance de surenchère, nous prenons nos 45 mn habituels pour réaliser le feed-back de ces trois jours très riches d’expériences et de production. Un temps est également pris pour décider de ce que nous ferons au cours de la dernière Transfo. Après la réussite de l’accrochage, porté avec passion par les ambassadeurs, les résidents sont heureux de constater que le groupe tourne en grande autonomie : le soir même, Jean-René envoie un mail à tous les autres ambassadeurs pour annoncer le programme de la prochaine séance (d’habitude, ce sont les résidents !).

Du beau boulot !