Session #9 PREPARATION DU GRAND ATELIER

Pour cette 9e session, nous nous retrouvons dans les locaux de Metz Métropole. Pour se remettre dans le bain, nous débutons la séance par un icebreaker « retour de vacances »! On se redonne de l’énergie après la période estivale.

Après cette mise en mouvement accompagnée d’une collation et d’un café, on débute la séance par un court rappel de la Ker’Metz : rendez-vous organisé en Juin pour présenter la Transfo au sein de Metz Métropole. L’objectif de ce rendez-vous était, au de-là de se faire connaitre, de trouver de nouveaux adhérents pour le Labo. Une courte restitution de chaque atelier est également organisée.

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Suite a cette restitution, on passe aux choses sérieuses en annonçant l’objectif de la Session 9 qui est de visualiser le Futur Labo et sa future organisation, avec comme premier objectif de trouver de nouveaux adhérents.

Il est alors nécessaire de définir clairement le nombre idéal d’adhérents pour le labo et les profils souhaités.  Cela donne lieu à des votes et à des discussions entre ambassadeurs. Néanmoins, une chose est sûre : la ponctualité et l’investissement personnel sont les deux qualités requises pour les nouveaux arrivants. Concernant le nombre d’adhérents,  idéalement le labo devra être composé de 5 permanents pour assurer et optimiser l’efficacité du Labo. De plus, les profils idéaux qui ressortent sont : 1 RH / 2 DSI / 1 pôle déchet/1 mobilité/1 énergie / 1 économie

Pour trouver de nouveaux adhérents et leur donner envie de rejoindre  le Labo , il faut réussir à « speecher » sur le rôle du Labo et de ses besoins au reste de la communauté.

Pour cela, nous divisons l’équipe en deux groupes de travail, le premier doit trouver un slogan et réaliser une vidéo qui présente le Labo. Le second (constitué de 2 personnes) se charge d’écrire un texte synthétique pour présenter le Labo. Ces deux contributions seront envoyées dans un mail  aux agents de Metz Métropole. Les ambassadeurs se prêtent volontiers au jeu, tant et si bien que le mail est envoyé en fin de matinée avec un super slogan « On te promet qu’avec la Transfo, tu ne travailleras plus jamais comme avant ».

Préparation du Grand Atelier

Après le repas, nous passons à la préparation du Grand Atelier qui se déroulera deux jours plus tard et qui permettra de préciser le rôle du futur Labo. Cet atelier doit servir à orienter l’offre de service du labo. Nous avons préparer des labos extrêmes et souhaitons confronter ces idées au regard d’agents de la métropole. Initialement prévu pour 80 personnes, nous devons adapter notre déroulé et nos ambitions, à nos visiteurs du nombre de 7, peu représentatifs de la collectivité car majoritairement des cadres en catégorie A.

Le déroulé du Grand Atelier est dense et chaque ambassadeur doit intervenir durant la matinée. Le groupe se réparti les tâches pour gagner en efficacité:

– Un premier groupe s’occupera du « brise glace » et de la présentation de la Transfo,

– Un second sera chargé de présenter brièvement le Labo et des projets à mettre en place tel le « bureau volant »,

– Un troisième groupe devra animer « le tribunal de l’innovation » en organisant deux débats portant sur deux thématiques choisies et introduire les problématiques liées aux transformations de méthodes de travail.

– Point fort du déroulé, le Grand Atelier se poursuit avec la présentation de trois stands qui exposeront trois modèles de Labo, leurs offres et leurs services potentiels.

Voici une description de ces trois labos potentiels :

— Un labo centré sur le citoyen et l’usager pour requestionner les projets déjà mûrs en mettant en place des tests / enquêtes à petite échelle. Ce labo organiserait également des débats citoyens permettant de questionner les commandes et des « ateliers de débugage » pour débloquer une situation en faisant appel à un regard, une personne extérieure.

— Un labo d’accompagnement de projets qui permettrait d’assurer un suivi pendant la phase démarrage de projet, en organisant des sessions de travail transversales pour analyser les besoins (budget/ cadrage) d’un projet.

— Un labo centré sur l’innovation interne, ce labo organiserait des rencontres, des échanges et des partages d’expérience, pour explorer de nouvelles idées ou pratiques. Un travail de veille et d’enquêtes collaboratives sera également nécessaire.

 

Le Grand Atelier

Ça y est c’est le grand jour ! Nous nous retrouvons dans la grande salle de réunion de Metz Métropole. Après une rapide répétition générale, voici les premiers invités qui arrivent. Parmi eux :  beaucoup d’agents de Catégorie A et la directrice générale (la DG). Le groupe s’active et on débute par un  « brise glace » afin de faire  baisser la petite tension qui règne dans la salle. Finalement, les ambassadeurs suivent le déroulé de la séance, chacun est à son poste ! Les discussions s’animent et l’atmosphère devient plus décontractée.

A midi, le Grand Atelier se termine, tout le monde est un peu fatigué mais le résultat est très convaincant (détail ci-après). Après le déjeuner (toujours aussi généreux), les ambassadeurs nous font part de leurs ressentis.  La plupart ont été boostés par l’intervention de la DG en début de séance. La transfo doit maintenant faire ses preuves au sein de Metz Métropole. Certains freins,  comme le manque de budget ou de temps ont été identifiés. Ces freins, selon la DG, peuvent faire émerger des idées innovantes et soulignent aussi l’importance de valoriser le citoyen “ré-introduisons le citoyen dans la démarche ».

 

-Retours sur le Tribunal de l’innovation :

Le tribunal de l’innovation est apparu comme étant un outil efficace pour permettre aux pessimistes d’adopter une autre position et aux convaincus de mettre un peu d’eau dans leur vin. Les questions posées étaient pertinentes : Est-ce que l’innovation peut remettre en question l’expertise technique ? Cette question permet de révéler la complémentarité entre l’innovation et l’expertise technique. Pour la seconde question : L’innovation est-elle dans les gênes de Metz Métropole ? cette question fait polémique, c’etait l’objectif.

Globalement l’exercice est apprécié. La prochaine fois,  nous seront plus vigilants sur la formulation des questions posées afin qu’elles ne portent pas à confusion.

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-Retour sur les groupes de labos :

-le stand démarrage : il y a eu une bonne compréhension des offres du labo, les échanges avec les « participants » ont même permis d’ajouter une offre “Aide à l’adhésion au projet ».

 

-le stand citoyen : Il était demandé aux participants de choisir un sujet de travail avant d’aller sur les différents stands de labo, afin d’illustrer les différentes offres proposées par une commande plus précise. Tous les groupes de travail avaient choisi des projets ciblés sur des problématiques internes, par conséquent ils ont eu du mal à se projeter et à intégrer les citoyens dans les projets.

 

-le stand interne : Le labo a été très apprécié car il est orienté sur la démarche interne. L’offre était en écho avec les attentes/commandes des participants. Si le besoin de requestionner les méthodes de travail en interne ne fait pas de doute, l’omniprésence de ce choix nous a questionné.

 

L’exercice à permis d’enrichir les offres et services des labos, de reformuler certaines d’entre elles et d’entrevoir le futur Labo. A refaire avec encore plus d’agents (de catégorie C notamment car ils sont les grands absents jusqu’à maintenant). Comme il est difficile de mobiliser les agents sur plus d’1h, nous allons chercher un moyen d’aller à leur rencontre.

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Préparation des immersions pour l’espace Convivialité de la Maison de la Métropole

Nous nous remettons au travail sur l’atelier pour le cas pratique « espace de convivialité de la future Maison de la Métropole ».

Afin de rendre les ambassadeurs plus à l’aise sur ce cas, Grégory et Lilas proposent des méthodes et, ensemble, le groupe co-construit un plan d’actions pour récolter les besoins des agents pour le futur espace de restauration conviviale.

L’objectif premier est de rassurer et de permettre aux agents de s’exprimer sur leurs craintes, tout en comprenant les pratiques existantes, les envies de chacun. Il est également primordial de décadrer le regard, donner envie d’aller dans la salle de convivialité car aujourd’hui les pratiques favorisent les micro-ondes dans les services au détriment d’espaces collectifs.

Afin que les ambassadeurs soient pertinent dans leurs enquête et il est important de se pencher sur la matière déjà collectée par les syndicats et celle présente dans des enquêtes numériques diffusées par un groupe d’agents travaillant spécifiquement à cette question.

Les ambassadeurs prévoient également de faire un benchmark et une veille. Des outils, tels que « les cartes à réactions », peuvent être utilisés lors des entretiens afin de questionner les agents sur ce futur lieu. Le travail de veille permet d’alimenter ces cartes illustrées.

 

Debrief  de la session : 

 

Après trois jours intenses, nous faisons le point avec l’équipe. On sent que la reprise a été dure, il y a beaucoup d’infos à traiter en même temps et de nombreux  projets sont en cours, dont aucun n’est pour l’instant clôturé. Toutefois, l’équipe reste optimiste. « Le fait de se lancer sur plein de sujets, ça montre qu’on a envie de légitimer l’existence du Labo ». Les ambassadeurs sont également ravis d’apprendre des méthodes/ outils qu’ils peuvent transposer. Ils découvrent des services, des contacts ressources permettant de les aider à « debugger » des situations.

 

Concernant le futur Labo,  des craintes ont été soulevées : certains ambassadeurs redoutent que le Labo devienne un club un peu élitiste « il faut aller chercher les catégories B et C pour les prochaines sessions de travail ». Les invitations lancées par  les directeurs ne marchent pas toujours pour attirer des catégories B et C…  La prochaine fois les ambassadeurs enverront un mail à tous les agents ou réfléchiront à un autre format d’événement. Par exemple, la Ker’Metz avait permis de toucher d’avantage les catégorie C et B, cet événement avait été organisé à l’extérieur et tout le monde avait la possibilité de venir s’informer sur la Transfo.

Un travail sur le vocabulaire employé doit aussi être fait: innovation? labo? intelligence collective? Ces mots ne sont pas anodins. Et si nous revenions à des termes plus simples et compréhensibles par tous?

 

Notre séjour à Metz se termine avec plein de pistes pour la suite !