Session #6 : Un forum pour penser les solutions

Après la phase d’immersion réalisée à la session 5, l’enjeu de ces 3 jours est d’expérimenter une autre manière de faire émerger les pistes de projets : non pas en interne, ainsi que nous l’avons vécu durant le cas pratique 1 avec une phase d’idéation, de scénarisation et de prototypage au sein de l’équipe, mais en ouvrant cette phase d’analyse et d’idéation à des acteurs extérieurs qui, forts de leur expertise d’usagers (les parents) et d’agents de terrain (les professionnels de l’Eurométropole et de l’Education Nationale), nous aident à préciser, à cerner les véritables enjeux des inscriptions scolaires et périscolaires lors d’un forum.

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Jour 1 : Faire émerger des problématiques transversales

Un premier moment pour se retrouver est organisé autour de la pratique du dessin : Nous réalisons chacun en 10 secondes : 1 personnage debout, 1 personnage assis, 1 personnage les bras levés et jambes écartées, 5 types de flèches différentes, 1 rond, 1 carré, 1 triangle, 1 étoile et écrivons « La transfo nous transforme ». Ensuite nous partageons anonymement nos propositions, toutes ont leur intérêt et voici une banque d’images pour la Transfo Strasbourg et le futur labo !

L’objectif de cette première journée est de compiler les données issues de l’enquête, de les analyser et de faire émerger des notions clés pour formuler des défis à résoudre pendant le Forum. Un exercice ambitieux car il s’agit de croiser les données recueillies individuellement, tout en parvenant à faire ressortir des problématiques transversales et précises sur notre terrain d’étude !

1) Dans un premier temps, il s’agit de faire émerger les thématiques propres aux différentes personnes rencontrés durant le temps d’immersion, les participants passent d’une table à l’autre selon la typologie d’usagers rencontrés (parents, professionnels de la collectivité, professionnels de l’éducation nationale). Les observations sont énoncées, partagées avec le groupe puis décrites de manière synthétiques sur un format “élément marquant” qui est affiché au mur. A ces constats sont associées des thématiques, des notions plus générales qui ont pour objectif de croiser les analyses de chacun. Au fur et à mesure de la discussion, les thématiques sont ainsi retravaillées et affinées dans le but de monter en généralité à partir des constats récoltés par chacun durant la phase d’immersion.

2) Dans un second temps, les thématiques qui ont émergé pour les différentes catégories d’acteurs au sein de chaque table sont croisées dans le but de faire émerger des enjeux transversaux qui seront autant d’axes de travail à creuser dans la suite de notre cas pratique.

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Jour 2 : Concevoir les ateliers du forum

Pour débuter ce deuxième jour, nous prenons connaissance en groupe des contraintes qui vont définir l’organisation du forum (temporalités, espaces, participants, livrables) et tentons de fixer collectivement les objectifs de cet atelier. Il s’agit principalement d’interroger avec les participants les problématiques qui ont émergé durant la phase d’enquête : sont-elles pertinentes, et si oui, à quel moment, à quel endroit faut-il repenser le parcours usager et professionnel pour pouvoir faire évoluer la démarche des inscriptions scolaires et périscolaires ?
Un groupe d’ambassadeurs se place en coordination : comment penser l’organisation du forum dans son ensemble, l’accueil et le départ des participants, comment récolter leurs divers retours suite au forum ? Tandis que 4 équipes se constituent, chacune chargée de concevoir, durant ce deuxième jour, un atelier en lien avec une problématique relevée (son déroulement, ses outils, ses modes d’enregistrement).

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Jour 3 : Animer des ateliers de diagnostic et de construction des solutions

Ce vendredi 29 mars 2019, les participants (parents, agents de l’Eurométropole de Strasbourg et professionnels l’Education Nationale) ont été conviés à 4 ateliers.

Invitation à l'atelier des solutions Inscriptions-scolaires-périscolaires

1) Le parcours de la première inscription idéale de l’enfant

La question de départ de l’atelier est la suivante : comment améliorer le parcours des inscriptions, tant du point du vue de l’usager que du professionnel. Il s’agit notamment de travailler à l’échange d’informations entre la ville et l’éducation nationale qui nous est apparu être l’un des points d’achoppement de ce parcours. Les participants sont invités à imaginer le parcours idéal de demain au moyen d’une frise, pour penser l’amélioration du parcours existant. Du repérage de son école de secteur à une réunion d’information pour les parents, tout est à repenser !

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2) SOS Inscription : des tutos pour tous les parents.

Suivant le constat que la démarche d’inscription à l’école et au périscolaire est complexe et longue pour les parents, l’objectif proposé est de retracer avec les participants sur une frise les étapes de la démarche d’inscription à l’école et au périscolaire dans le but d’identifier les principales étapes à faire figurer dans un « tuto ».

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3) Qui peut m’aider ?

Nous avons découvert durant la phase d’immersion l’existence d’un réseau local d’entraide informelle constitué de familles, amis, associations, professionnels… Il s’agit d’associer les participants à l’identification de ce réseau informel et de s’interroger sur les moyens possibles de le soutenir et de le valoriser à l’avenir. Pour ce faire, un jeu de rôle a été imaginé qui associe les divers acteurs présents autour de la table dans la résolution de diverses “missions” : réaliser une inscription sans ordinateur ou lorsque l’on ne maîtrise pas la langue, s’informer sur des activités périscolaires ou en proposer…

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4) La dématérialisation des inscriptions

De multiples affirmations et visions radicales liées à ce processus de dématérialisation sont soumises aux participants qui s’en saisissent pour participer à la discussion : « Il y a un numéro vert pour répondre à toutes mes questions », « Je n’ai plus d’interlocuteur/trice humain », « Je ne sais pas qui a accès à mes données personnelles », « Je peux visionner un tutoriel vide qui résume la démarche en 1min30″, « Je peux garder une trace de tout ce que je fais en ligne », « je donne des informations une seule fois »… Autant de points d’accroche pour réagir, s’indigner, s’enthousiasmer et proposer.

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La fin de la session a été un temps de mise en commun des retours des ateliers, auquel ont été apportées les contributions des participants eux-mêmes interrogés avant leur départ.

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Rendez-vous à la session 7 pour la réalisation des livrables par l’équipe de la Transfo Strasbourg !