Session #3 : Les premières esquisses du Labo

Lors de la la troisième session de la Transfo Lille, les 14 et 15 mai 2018, nous avons dressé un premier bilan du 1er cas pratique portant sur le dispositif Amelio de lutte contre la précarité énergétique, et tiré des enseignements pour le futur labo d’innovation de la MEL.

DES MAQUETTES POUR LE FUTUR LABO

Deuxième journée, deuxième étape de cette session : faire le bilan de ce premier cas pratique et en tirer des enseignements pour le futur labo. Quel type de structure sera ce labo au sein de la MEL, comment fonctionnera-t-il ? Quels cas pourra-t-il traiter, et comment ces cas seront sélectionnés ?

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Avant de répondre précisément à ces questions, on revient sur la rencontre de la veille avec le service Habitat, pour mettre en avant les points positifs et négatifs et tenter d’en tirer des enseignements pour les futurs cas ou le labo. Premier constat : les agents découvraient pour la première fois la Transfo et ses méthodes de travail, un temps d’acculturation et davantage d’échanges avec les ambassadeurs auraient certainement rendu plus riche le ping-pong d’idées. Pour les ambassadeurs, non-experts et donc pas forcément légitimes à contredire des expertises, l’enjeu est de trouver la bonne posture: celle d’un non-sachant qui insuffle une dynamique de créativité sans pour autant être prestataire. En revanche, les ambassadeurs se montrent très enthousiastes face aux méthodes de travail de la Transfo, qui privilégient co-construction des idées, la confiance mutuelle, etc. Les discussions soulèvent aussi l’enjeu de bien définir l’articulation avec les démarches de participations citoyennes et l’importance de penser l’intégration des élus dans le processus.

Alors que les premiers enseignements pour la suite de la Transfo se dessinent en filigrane des discussions, les ambassadeurs sont invités à se prêter à un exercice de projection précoce pour le futur labo. Répartis en petits groupes, ils doivent réfléchir à une “maquette” de ce futur labo : à partir de schémas, de pictogrammes et de courts textes, ils proposent des idées concernant le mode de travail du labo, ses relations avec le reste de l’administration, les ressources humaines mises à sa disposition, etc.

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Le travail est difficile : il faut se projeter dans l’organisation d’un nouveau service de l’administration, déjà bien complexe… De fait, les idées qui ressortent sont pour le moment assez proches du fonctionnement de la Transfo : le labo serait constitué d’une vingtaine d’agents de services différents, accompagnés d’un ou plusieurs permanents, qui se réunissent environ une fois par mois, et s’inspirent des méthodes du design et des témoignages des usagers et des professionnels afin d’apporter un regard neuf sur un problème donné. Cette première esquisse du labo évoluera dans les mois qui viennent, mais elle est la preuve que le mode de travail adopté pour le premier cas a été apprécié ! Pour mettre en commun ces différentes maquettes, les groupes sont amenés à présenter leurs idées dans un plan-séquence regroupant 25 interventions de 30 secondes chacune. Pas facile, mais ils y sont arrivés : un bon exemple d’une manière rapide et collective de faire une synthèse !

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Comment sélectionner des “bons cas” pour le labo ?

L’après-midi est consacrée plus précisément aux projets que pourra traiter le labo. Sur quels critères sélectionner un “bon cas” ? Pour répondre à cette question, chaque ambassadeur cherche d’abord un exemple de problème traité par son service, qui pourrait être présenté au labo. On redistribue ces “cas possibles” aux groupes d’ambassadeurs, qui tentent de comprendre ces problèmes et d’imaginer si le labo pourrait s’en saisir, et comment. Ce n’est pas toujours facile, car les sujets en questions sont parfois techniques et paraissent complexes aux agents qui ne travaillent pas dans le service en question. A partir de ces premières idées, il s’agit de dégager des critères permettant de faire le tri, afin de permettre au labo de sélectionner ses cas pratiques.

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On rassemble ensuite ces différents critères et on tente, ensemble, de les clarifier et de les regrouper. L’exercice s’est révélé plus difficile que prévu : certains ambassadeurs ont eu l’impression de manquer de temps pour formuler des cas réellement pertinents, tandis que pour d’autres, les cas, tels que proposés, ne permettaient pas de formuler des critères pertinents. Néanmoins, l’exercice a permis de faire ressortir des critères d’appréciation importants pour les prochains cas : la faisabilité, le potentiel de réplicabilité, le portage politique et administratif… Plus encore, il a soulevé des aspects du positionnement du futur labo qui font débat au sein du groupe : la Transfo doit-elle être amenée à définir des politiques publiques et traiter des sujets aussi large que la politique de lutte contre le chômage ? Peut-elle se permettre de mener des missions très prospectives et exploratoires, ou doit-elle se cantonner à des missions opérationnelles ?

Vers le prochain cas pratique

Cette session a permis de terminer le premier cas pratique, qui est globalement positif : les ambassadeurs ont réussi à élaborer plusieurs idées pour améliorer le recours au dispositif AMELIO, dont certaines ont été accueillies favorablement par le service en charge de la plateforme, même s’il a été parfois difficile de faire face à des experts légitimes à critiquer les idées proposées… Reste à savoir si et comment le service habitat se saisira de ces propositions et, in fine, en testera, voire en mettra en oeuvre certaines.

En tout cas, ce premier cas a été l’occasion, pour les ambassadeurs, de tester certaines méthodes du design des politiques publiques (immersion, idéation, visualisation, accrochage), ainsi que d’autres modes de travail (approche centrée usagers, travail collectif et horizontal, reposant sur les compétences très diverses du groupe, un style ‘quick and dirty’, qui tranche par rapports aux habitudes des administrations…). Ambassadeurs et résidents se retrouveront en juin pour le lancement du prochain cas pratiques, qui s’intéressera aux espaces vacants du patrimoine de la MEL.