Session #2 : Imaginer des solutions

C’est parti pour la seconde session consacrée à la problématique de l’accueil au centre administratif de l’Eurométropole de Strasbourg, les 14, 15 et 16 novembre 2018.

Se questionner sur la bonne vie du groupe :

Pour se retrouver, ambassadeurs et résidents sont invités à réfléchir ensemble à ce qui serait susceptible de mettre en péril la bonne vie du groupe. Mais nous tâchons d’être constructifs, nous proposons d’emblée des outils et leviers possibles pour y remédier ! Première réalisation indispensable à notre vie de groupe : un trombinoscope !

Premier jour : Idéation ou comment générer de nouvelles idées.

Après avoir échangé sur la veille inspirante réalisée par les résidents et ambassadeurs entre la première et deuxième session (la présentation de la méthode est disponible dans l’onglet “outils et méthodes”), nous nous engageons dans un Sprint créatif.
Dans un premier temps, nous repartons des 4 thématiques principales ayant émergé durant la phase d’enquête et imaginons par groupe et sur un temps court des formes et dispositifs possibles pour repenser l’accueil : “Et si …”

Un deuxième temps nous permet d’approfondir ces premières idées qui sont confrontées à des cartes de “relance créative”. Et si cette idée était plus collaborative, plus ludique, plus poétique ou numérique…
Tout le groupe se rassemble ensuite pour disposer les nombreuses idées produites sur une échelle de temps. Est-ce que c’est réalisable à court terme ou il faudrait bien 10 ans pour voir ce projet aboutir ! Mais le temps du projet n’est pas le temps du test et ce qui ne peut être mis en place rapidement au sein d’une collectivité peut tout de même être testé demain !
Enfin, dernière étape, nous classons ces idées par ordre de priorité et d’envie : chacun vient apposer 5 gommettes sur les pistes de projets qu’il souhaiterait voir prendre forme.

Deuxième jour : Scénarisation ou comment préciser les scénarios d’usages et ce que l’on veut expérimenter.

Les idées émises dans le cadre du “sprint créatif” doivent désormais être précisées. Pour ce faire, nous élaborons les projets en s’appuyant sur le format du scénario (voir les outils et méthodes). Il s’agit de décrire les étapes de manière concrète d’un usager en prise avec le projet : quelles actions sont réalisées, quelles sont les temporalités, avec quels objets interagit-il et dans quels espaces ?

Dans l’optique de mettre à l’épreuve ces scénarios, les équipes les présentent en conférence de presse : les usagers imaginés pour le scénario racontent leur expérience face à une assemblée mêlant public et journalistes. Les échanges se poursuivent par l’intervention des autres ambassadeurs qui apportent un point de vue désigné par les chapeaux de Bono : celui à qui revient le chapeau rouge donne un avis sur la base de ses émotions, tandis que le pessimiste au chapeau noir pointe les limites et les risques, le créatif rebondit en proposant de nouvelles idées etc. (voir les outils et méthodes).

Le troisième jour : Fabrication des prototypes

Le troisième et dernier jour est consacré à la fabrication, au maquettage. En équipe, les ambassadeurs donne forme à des objets et dispositifs associés à leur scénario de projet.
Un premier groupe dénommé « Bienvenue au Centre administratif » projette d’améliorer la qualité des espaces et de l’affichage à l’accueil du centre (niveau -1 et 0) en repensant la lisibilité et l’organisation des espaces.

Le groupe « Zéro Égaré » entend améliorer l’orientation des usagers en proposant une signalétique extérieure et intérieure.

Le projet « Itinéraire d’un agent gâté » a pour vocation de mieux prendre en charge les nouveaux professionnels de l’Eurométropole : découvrir la collectivité au moyen d’un kit d’accueil, se repérer dans les espaces, notamment lors de la première visite de signature du contrat avec une carte sensible.

Un agent volant et une borne numérique sont au cœur du projet de « Premier contact » pour accompagner plus efficacement les usagers à leur arrivée en identifiant leurs besoins et en les aidant à initier des démarches, numériques notamment.
Dans l’ensemble, le passage à la forme n’est pas évident, il est d’usage de déprécier ses compétences manuelles (une problématique de société plus large ? Oui sans doute, à méditer…). Dans le même temps, il semble que prendre conscience que l’on peut rapidement et avec peu de moyens donner forme pour expérimenter est une grande découverte !

Rendez-vous à la Session 3 les 13, 14 décembre 2018 pour l’expérimentation des dispositifs !