PREMIERS PAS VERS LE FUTUR LABO • SESSION #9

Nous nous retrouvons le jeudi 28 juin à la pépinière pour une dernière journée de Transfo avant la trêve estivale. Nous avons décidé de consacrer une journée entière à la conception, des missions et du fonctionnement du futur Labo. Il s’agit de rentrer dans le concret !

Nous avions, lors de la session 7, pris le temps de partager une vision d’ensemble et pris, collectivement la mesure de l’ampleur du travail à mener pour relever le défi d’une inauguration en juin 2018. Il faut désormais nous attaquer aux questions concrètes que nous avions alors repérées : Quelle équipe ? Quelle gouvernance ? Quels services et portefeuille d’activités ? Quels outils ? La création du Labo devient un chantier en soi ! C’est un peu vertigineux…

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En guise d’introduction, après l’affichage des mini-exos, chacun est invité à un temps d’introspection pour réfléchir à sa place dans le futur Labo à l’aide d’un petit outil permettant d’interroger son rôle actuel / futur, son investissement temps actuel/futur, et les fonctions maîtrisées (actuelles / futures). L’objectif est d’accompagner un positionnement personnel et de clarifier les désirs des ambassadeurs et des relais vis à vis du Laboratoire. L’exercice est avant tout un support à discussion (la prise de décision devra prendre en compte de nombreux paramètres) et une aide à la réflexion sur les éventuels plans de formation à mettre en place.

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Nous profitons d’un rayon de soleil pour nous installer hors les murs et nous mettre en mouvement, au milieu des plantes vertes, pour le second atelier intitulé « Si le Labo était…».

Les participants, organisés par binômes, piochent au hasard une carte parmi un lot d’images préparé par les résidents… Ils ont dix minutes pour filer la métaphore imposée (Si le labo était… une brocante, un pèlerinage, un fast food, une réunion des alcooliques anonyme, une randonnée) et présenter au reste du groupe le fonctionnement que cela leur inspire pour notre cellule interne d’innovation.

Cet exercice permet d’aborder de nouveaux imaginaires (de sortir de la métaphore du « laboratoire » -surutilisée) et d’interroger, par référence à d’autres réalités, le concret (l’équipe, les outils, les services…) de la vie du futur labo.

Pour dynamiser l’attention et la capacité d’écoute de l’auditoire, il est proposé que le public se déplace dans l’espace pour manifester leur enthousiasme ou leur réserve à l’écoute de la mise en récit… D’un côté, ceux que la métaphore convainc, de l’autre, ceux qui ne la trouvent pas pertinente.

Les prises de parole sont ludiques, poétiques et, bien souvent très drôles… L’exercice est surtout particulièrement efficace ! Nous décortiquons de façon très concrète, à travers les différents scénarii, la diversité des possibilités relatives à la gouvernance, aux postures, aux modalités d’action etc…  La matière est riche.

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Après ce détour volontaire par l’imaginaire et le sensible, nous nous reconnectons à la réalité en effectuant un retour des visites de Laboratoires effectuées par les ambassadeurs lors de l’Intersession. Nous constatons la difficulté des ambassadeurs et des relais à se mobiliser entre les sessions. Seuls 3 des 5 structures repérées ont pu être rencontrées (In situ lab, l’INET, la Fabrique de l’hospitalité). Certains entretiens se sont fait par téléphone, ce qui limite la qualité des enseignements…

Les résidents prennent en note, dans un tableau synthétique préparé à l’avance, les informations clés collectées par les ambassadeurs concernant l’organisation et le fonctionnement des cellules innovation rencontrées…  C’est passionnant d’avoir une idée concrète de l’organisation des autres et on repart un peu frustrés de ne pas avoir pu / su poser toutes les questions qui auraient été pertinentes… Certaines cases du tableau restent vides…

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Après une pause déjeuner et une visite des serres (nous étions, pour cette session, accueillis par le service des espaces verts), nous démarrons un atelier collectif pour imaginer tous ensemble les modalités de fonctionnement de notre futur Labo.

Nous y sommes, c’est le moment de mettre les mains dans le cambouis !

Nous décidons d’opérer grâce à la méthode du world café. Quatre tables thématiques sont organisées : la gouvernance et la place du laboratoire dans l’organigramme – les missions et offres de services – l’équipe – les outils. Les résidents jouent le rôle des scribes et prennent en note les scénarios et partis pris… Toutes les 20 minutes, les participants changent de table et sont invités à enrichir le travail d’une autre équipe…

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En une demi journée, se dessinent les contours de notre futur laboratoire idéal. Force est de constater que les ambassadeurs et les relais ne pêchent par excès d’utopisme. Ils sont raisonnables (voire un peu mesurés ?), dans leurs projections et préconisations. Ils ont les pieds sur terre. Nous convenons, tous ensemble, que cette V1, est prête à être soumise au DGS et au cabinet.

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Après ce bel effort collectif, difficile de poursuivre la fin d’après-midi avec les autres ateliers prévus. Encore une fois, le contenu de la session est dense et la concentration est fragile… Nous parvenons malgré tout à faire un point nécessaire sur les chantiers de prototypes prévus pour septembre et à organiser des chantiers d’été.

Les ambassadeurs, répartis en quatre équipes, se retrouvent en posture de concepteurs et futurs animateurs d’ateliers qui se dérouleront, en l’absence des résidents, en août. Pas évident, après une journée si intense, d’aborder ce nouveau défi. Il aurait été astucieux de proposer un format atypique d’atelier pour réveiller les corps et rafraîchir les esprits !

Mais les ambassadeurs s’accrochent et se collent à l’exercice.  Ils imaginent la façon dont ils relèveront le défis de mener 4 minis-chantiers d’été : comprendre, grâce à des immersions, les perceptions et les attentes des services vis à vis du futur labo – la communication du labo – le site web du labo – le nom du labo.

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Nous nous quittons épuisés et curieux d’accueillir, le lendemain, à Mulhouse la seconde Intertransfo (voir le compte-rendu ici).  Nous nous réjouissons d’avance de pouvoir confronter notre aventure à celle des agents ambassadeurs des autres collectivités embarquées dans une Transfo !