Ouvrir la boîte à chantier • SESSION #6

C’est sous les rayons du soleil printanier que nous nous retrouvons à Mulhouse les 24 et 25 mars, pour une nouvelle session ! Pendant deux jours, nous allons décortiquer, analyser, approfondir les propositions de sujets récoltés lors de l’appel à idée ayant eu cours ces derniers mois. L’objectif est, à court terme de sélectionner les deux prochains chantiers de la Transfo et d’ « ouvrir le capot »  des temps préparatoires. Les ambassadeurs seront directement impliqués dans la sélection des futurs chantiers et dans la définition d’un protocole d’intervention.

Dans la perspective de la construction du futur labo, cette session sera aussi l’occasion de tester une nouvelle modalité de saisine du labo – l’appel à proposition –  et de collecter les enseignements pour la préfiguration du futur labo.

 

JOURNÉE 1

En ce beau mois de mars, le rendez-vous de la Transfo est au Carré des associations. La journée commence tôt pour une partie des résidents, qui rencontrent les responsables du service jeunesse pour transmettre le cahier des inspirations reprenant tous les enseignements du premier cas pratiques sur la carte Max.

Pendant ce temps, les ambassadeurs arrivent petit à petit dans le lieux et découvrent, accrochées aux murs de notre nouvelle salle de travail, les 55 propositions de sujets récoltés à travers un appel à idée, lors du forum de la session 5, et par envoi mail au sein de la collectivité.

Session 6

Avant de rentrer dans le vif du sujet, nous prenons une partie de la matinée pour passer en revue quelques points logistiques des temps de travail intersession. A partir de la semaine prochaine, les ambassadeurs (et tous les relais volontaires) seront invités chaque semaine, à faire des mini-exos pour monter en compétence dans de divers domaine (mémoire, créativité, synthèse,…). En parallèle, les ambassadeurs doivent organiser, d’ici à la session 9, des visites de plusieurs laboratoires d’innovation publique  inspirants présents sur le territoire.

 

Retour sur les évolutions au sein du groupe

Passés ces points logistiques, il est tant d’aborder les évolutions au sein du groupe d’ambassadeurs et de relais. En effet, depuis la dernière session,  les ambassadeurs ont dû s’exprimer sur leur désir de poursuivre la transfo, ou d’arrêter là cette expérience. A l’issue de cette démarche, nous avons eu de nombreux témoignages positifs sur la manière dont la Transfo commence à « transformer » nos ambassadeurs. Cinq ambassadeurs ont cependant, pour des raisons très diverses, décidé de quitter le programme non sans témoigner de la richesse de cette aventure : de nouvelles méthodologies, postures et compétences acquises, mais aussi des rencontres avec des agents d’horizons et de métiers différents, et des moments partagés émotionnellement forts.

 

Ateliers de reconnection !

Suite à ce petit temps de présentation, nous nous mettons en mouvement, le temps de deux exercices / brise glace !

Debout, en cercle, nous soumettons au groupe des propositions, par exemple « Qui a changé plus de trois fois de métier dans sa carrière ? ». A chaque proposition, les personnes concernées s’avancent d’un pas et donnent quelques précisions. Ce temps informel nous permet de découvrir des talents cachés chez chacun des ambassadeurs. Quelques anecdotes surprenantes surgissent, donnant lieux à des éclats de rires bienvenus !

Session 6

Toujours debout, nous enchainons sur un exercice de communication non-verbale dans le groupe : les ambassadeurs doivent se ranger, le plus vite possible, par ordre d’ancienneté dans la collectivité puis par numéro de pôle, sans échanger un mot ! Cet exercice permet de travailler la coopération dans un groupe : les ambassadeurs doivent se coordonner, trouver des astuces pour se transmettre les informations, observer ce qu’il se passe dans l’espace…

 

Le codex : des règles et des valeurs communes pour le groupe

Nous voilà tous bien en jambe, prêt pour un atelier, important pour la suite de la Transfo :  le Codex. Il s’agit d’un brainstorming inversé dont le but est de définir des règles et valeurs communes garante du bon fonctionnement de la transfo et du futur labo. D’abord, chacun s’exprime sur les raisons pour lesquelles la Transfo et le Labo seraient un échec : si l’on ne se respecte pas au sein du groupe, si chacun ne trouve pas sa place, si les autres agents ne voient pas l’intérêt de la démarche… En inversant ces inquiétudes exprimées, nous pourrons formuler des règles positives : se respecter au sein du groupe, être garant de la légitimité de la démarche. Cet exercice nous permet de prendre à revers nos logiques de pensée, et formuler des règles et valeurs du groupe partagées par tous.

Session 6

Zoom sur le Tuba Mulhouse

En fin de matinée, Tanguy Selo, Relai de la Transfo et Chief Digital Officer à Mulhouse, vient nous présenter le TUBA, une structure d’innovation de services publics s’adressant aux collectivités mais aussi aux opérateurs privés qui participent à la fabrique de la ville. Prévue à l’horizon 2018, cette structure fera partie intégrante de l’écosystème d’innovation locale dans lequel le labo va s’inscrire. Il nous appartient dès maintenant de découvrir nos complémentarités, d’enrichir nos pratiques mutuelles et de penser les futures modalités de collaboration entre le labo et le Tuba. La présentation suscite beaucoup de curiosité chez les ambassadeurs. Les échanges se poursuivent à la cantine de la Ville, où nous déjeunons ensemble avant d’entrer de plain pied dans l’atelier « décorticage des propositions de chantier ».

Session 6

 

 

Une après-midi pour décortiquer 55 propositions !

Il nous faut en effet recharger nos batteries : 55 propositions de sujets nous attendent, provenant de toutes les directions et de la quasi totalité des pôles. Ces sujets couvrent tous les champs d’intervention de la ville de Mulhouse, de la propreté à l’éducation et l’enfance en passant par la prévention, ainsi que des sujets plus internes à l’administration. Nous nous félicitons d’abord de la large participation des agents à cet appel à idée et de la qualité de leurs propositions. Les ambassadeurs vont pouvoir réaliser, dans les meilleures conditions, l’exercice d’analyse et de traitement de propositions de chantier qui nous occupera jusqu’à la fin d’après midi.

Dès notre retour de la pause déjeuner, nous nous répartissons donc en quatre groupes, chaque groupe récupérant une quinzaine de sujet.

Session 6

Première étape : « déminer » le sujet ! Autrement dit, identifier les biais de formulation, les réponses induites et parvenir à répondre à cette question, plus compliquée qu’elle en a l’air : « quel est le problème posé ? »

Session 6

Puis les ambassadeurs déterminent le niveau de transversalité, d’implication des usagers ou encore de portage politique de chaque chantier.

Session 6

Enfin, nous appelons chaque porteur de projet pour approfondir le sujet, comprendre l’historique de la problématique, savoir si des actions sont en cours et essayer de creuser la problématique.

Le temps file ! Dans chaque groupe, on se répartie les coups de fils, on partage les informations clés, on s’échange les sujets.

Session 6

A 17h, nous avons passé en revue la quasi intégralité des sujets et appelé près d’une vingtaine de porteurs de chantier. Les échanges ont été riches, certains sujets nous ont emballés, d’autres nécessiteraient d’être reformulés, certains restent parfois un peu opaques, faute de n’avoir pu creuser davantage le sujet.

 

Vers des critères de faisabilité d’un sujet

En guise de conclusion intermédiaire et de partage des informations, chaque groupe dispose sur un mur l’ensemble des sujets en utilisant l’espace pour signifier le niveau de faisabilité du sujet : A gauche, les sujets qui nécessiterait le plus de reformulation pour rentrer dans le champ d’intervention du labo. A droite ceux qui semblent parfaitement calibré pour le labo… un exercice de tâtonnement pas évident pour tout le monde, car nous n’avons pas encore explicité les critères d’un chantier « parfaitement adaptés » au labo !

Session 6

Il faut en effet accepter de s’inscrire dans une logique de déduction, laisser d’abord parler l’intuition pour mieux en tirer les fils et définir les critères éprouvés, qui ont vraiment compté dans notre évaluation du sujet… Mais chaque chose en son temps ! Il reste une journée entière pour mener ce travail de déduction !

 

JOURNÉE 2

Nous ouvrons la seconde journée par un temps d’échange commun sur notre gradation des sujets. Pour placer ces sujets sur la ligne, chaque groupe a débattu : est-ce un sujet que l’on voudrait traiter, et pourquoi ? Au détour des échanges, on commence déjà à déterminer les critères qui ont comptés : le sujet portait sur un champ d’intervention très transversal et peu exploré, il s’intéressait à des procédures internes, il laissait une large place à l’expérimentation…

 

Les échanges pourraient se poursuivre longtemps, mais il reste du pain sur la planche pour les ambassadeurs ! Un petit groupe de 5 ambassadeurs, représentatifs de la diversité des groupes de travail de la veille, s’attèle à poursuivre ce travail de déduction des critères. Ils présenteront, en fin de journée, une synthèse des critères du labo.

 

Sélectionner des cas pratiques pour les sessions 7 et 8

Pendant ce temps, le reste des ambassadeurs se consacre à la sélection des deux prochains chantiers de la Transfo.

Ces chantiers devront répondre à des enjeux pédagogiques déterminés en amont par les Résidents : les sujets doivent permettre d’explorer deux méthodologies différentes :

- La première vise au renouvellement des imaginaires d’un sujet

- Le second vise à adopter une approche contextuelle in situ.

Par ailleurs, ils ne doivent pas nécessiter de compétence externe (par exemple, un développeur d’application). Ils doivent également prendre en compte des contraintes techniques : ces deux chantiers se dérouleront, en parallèle, sur les deux prochaines sessions.

Le reste des ambassadeurs se divise donc en deux groupes : un groupe « imaginaire », et un groupe  « in situ ».

 

On ouvre le capot ! La construction des protocoles d’intervention possible

Chaque groupe sélectionne trois chantiers par méthodologie, puis construisent les protocoles d’interventions imaginés avec l’aide des Résidents : comment les ambassadeurs vont aborder le sujet ? Quel est l’objectif qu’ils se fixent en matière de livrable ? Quelle méthodologie appliquer pour parvenir à des résultats ?

Jusqu’à 15h30, nos groupes d’ambassadeurs planchent sur ces questions : ils reformulent une problématique actionnable, ils définissent le protocole d’intervention sur le temps des deux prochaines sessions et ils construisent un argumentaire pour défendre la pertinence de leur choix. Cet exercice difficile permet au ambassadeurs de découvrir les « dessous » de la transfo : au delà de l’apprentissage de nouvelles méthodologies, ils se mettent en situation de répondre à des sollicitations provenant des services de la Ville.

 

 

Mets et saveurs de l’est : une pause déjeuner

Oasis au milieu de ce travail intense, nous passons une pause déjeuner des plus agréables : après une présentation de l’Agence de la Participation Citoyenne, réalisée par  Christine Edel, directrice de l’agence, nous nous retrouvons autours de mets et saveurs concoctés par nos ambassadeurs. Le moins que l’on puisse dire, c’est que nous avons des très bons cuisiniers dans le groupe. Mention spéciale à la tarte à la rhubarbe meringuée de Sandrine !

 

Présenter et argumenter ses choix

A 15h30, nous recevons pour une petite heure, l’Adjointe au maire déléguée à la participation citoyenne, la directrice de cabinet du Maire et le DGS pour leur présenter notre travail et les inscrire dans le processus de sélection des futurs chantiers. Après une courte explication des critères dégagés suite à l’analyse déductive du classement des sujets, nous leur présentons les sujets pressentis pour les deux prochaines sessions. Ils auront la responsabilité de trancher et sélectionner, parmi les cinq sujets présentés, les deux prochains chantiers qui seront menés en parallèle lors de la session 7 et 8.  

Session 6

Nos invités se montrent intéressés et curieux, parfois étonnés par nos choix, nous avons des échanges riches et non sans enseignements pour le futur labo..

 

Debriefing de la session : vers la préfiguration du futur labo

Alors que nos invités prennent congés avec la promesse de rapidement trancher sur les deux chantiers futurs, nous nous retrouvons entre Résidents et Ambassadeurs pour un temps de débriefing bienvenu : chacun échange sur ce qu’il vient de vivre et sur son ressenti de la situation. C’est aussi l’occasion de revenir sur les règles et valeurs définies lors du codex de la veille.

Session 6

Cette session a pu être difficile à vivre pour certains ambassadeurs, très intense et parfois frustrante, elle est en effet singulière par rapport aux précédentes : il s’agissait ici de se consacrer entièrement au test d’une modalité de saisine du labo. Outre la sélection des deux futurs chantiers, cette session a ainsi été très riches en apprentissage, dans la perspective du futur labo. Cette session marque l’entrée progressive dans une nouvelle phase de la Transfo, où notre énergie est davantage consacrée à la définition des modalités d’intervention du labo.

Rendez-vous à la prochaine session !