Outiller le labo : suites ! • Session #12

C’est à l’antenne mulhousienne de la région Grand Est que nous nous retrouvons le jeudi 11 et vendredi 12 janvier pour cette session 12, un peu raccourcie avec les voeux au personnel qui se profilent vendredi après-midi.

Dans la continuité de la session 11 et du travail intersession réalisé par les ambassadeurs, cette session est consacrée principalement à la bonification des outils du labo et leur test.

Ainsi, après quelques éléments introductifs qui ont notamment permis d’aborder l’intertransfo n°3 qui se déroulera à Dunkerque le 29 janvier, nous rentrons dans le vif du sujet.

Revue des 16 outils maquettés par les ambassadeurs et les résidents

À l’issue de la session 11 de novembre dernier, les ambassadeurs s’étaient répartis par petits groupes afin de maquetter des outils du futur labo. 

Par exemple, au niveau de la communication, une équipe s’est attelée à affiner des propositions de noms du labo, à tester des logos, à bricoler un flyer de présentation, etc.

“L’équipe sujet” a quant à elle créé une trame et une toise des sujets (pour mesurer leur taille, leur ampleur possible) ainsi qu’une grille de recevabilité.

“L’équipe lieu” a de son côté listé de manière détaillée les équipements du labo, réalisé une veille inspirante sur l’aménagement du lieu (que nous n’avons pas encore) et un benchmark sur les labos existants.

“L’équipe du démarreur bienveillant” a pour sa part développé différents outils nécessaires à l’organisation d’une séance de ce type (invitation, déroulé type, livrable imaginé, etc.)

L’équipe des résidents s’est quant à elle concentrée sur les questions budgétaires avec le coup de main d’une ambassadrice, sur les questions RH (fiche de poste du directeur, fiche de poste des designers, charte d’engagement intermittents – N+), sans oublier bien entendu l’actualisation du plan d’usage.

Toute l’équipe a produit un sacré travail !

Ces productions ont été affichées dans la salle, et la matinée a été consacrée à leur présentation. Pour interagir, chaque participant avait 3 types de fiches rebonds à sa disposition : les fiches idées, les fiches remarques, les fiches questions.

Session 12

Bonification des maquettes et préparation des tests

Après la pause déjeuner, 3 nouvelles équipes se sont constituées.

  • Une équipe s’est vu confier l’ensemble des outils portant sur les sujets (trame, toise, grille de recevabilité) ;
  • Une équipe a repris des outils de communication (logo), des outils en lien avec le lieu (veille inspirante), des outils RH (charte d’engagement).
  • Une équipe s’est vue attribuer les outils du démarreur bienveillant.

Ces 3 équipes ont dans un premier temps “bonifié” les outils. Ainsi, elles ont retravaillé les maquettes produites pendant l’intersession en intégrant les remarques formalisées le matin. Ensuite, elles ont préparé les tests de ces outils (Avec qui ? Quand ? Comment ? Sur quels sujets ? Quels critères d’évaluation ?). Certains ont été programmés dès le lendemain matin, d’autres auront lieu pendant l’intersession 12 / 13.

Session 12

Les tests des outils !

Le lendemain matin, après une petite demie-heure de reconnexion, deux tests commencent en parallèle.

La directrice du secrétariat général vient soumettre au “labo en construction” une problématique : le processus d’élaboration / validation des délibérations au sein de la ville et de la communauté d’agglomération.

Ce cas pratique permet à l’équipe du labo de tester sa trame de sujet (outil permettant à un agent de soumettre un sujet au labo), sa grille de recevabilité (outil permettant au labo de vérifier que le sujet rentre bien dans son champ d’intervention) et sa toise des sujets (outil permettant d’estimer la taille du chantier envisagé).

Le test a permis de tirer de nombreux enseignements qui ont directement été intégrés dans les différents outils testés.

Et avant de repartir, la directrice du secrétariat général a accepté de tester “la charte d’engagement” (contrat tripartite qui liera l’agent intermittent, la ligne hiérarchique, et le labo). Et, là encore, les échanges ont été riches et parfois vifs !

Session 12

Parallèlement, l’Adjointe au maire déléguée à la démocratie participative, accompagnée de la directrice de l’agence de la participation citoyenne et de la référente du sujet en question, sont venues tester le “démarreur bienveillant”. Le test de 2h00 portant sur l’idée de la création d’un poste de médiateur a tenu toutes ses promesses et permis de tirer de très nombreux enseignements aussi bien sur le fond que la forme d’une telle séance.

Un rendez-vous est pris une semaine plus tard afin de :

  • transmettre aux participants les livrables produits par le labo suite à cette séance ;
  • d’évaluer collectivement cet outil “démarreur bienveillant” ;
  • d’échanger sur les suites d’une éventuelle intervention du labo.
Session 12

Les suites de cette session 12…

Au-delà des tests qui seront programmés pendant cette intersession 12-13 et de la bonification des outils, pour continuer à avancer sur la création du laboratoire d’ici juin (plus que 3 sessions !), les ambassadeurs vont se répartir en 3 groupes :

  • Groupe “Lieu et moyens”
  • Groupe “Nouveau(x) chantier(s)”
  • Groupe saison 2018/2019

Et pour préparer le programme de travail de ces 3 groupes, les ambassadeurs participeront à la journée de préparation du 15 février prochain, habituellement réduite aux seuls résidents, signe que l’autonomisation des ambassadeurs est en bonne voie !