OUTILLER LE FUTUR LABO • SESSION #11
C’est à la Filature, Scène Nationale de Mulhouse, que nous retrouvons les ambassadeurs le jeudi 9 novembre 2017 au matin pour une nouvelle session consacrée à la poursuite de la conception du futur laboratoire d’innovation mulhousien, notamment à travers ses outils.
Ouvrir le capot du Labo en gestation
La journée démarre entre ambassadeurs et résidents pour préparer la venue des relais et des N+1 que nous souhaitons associer à la préparation de la V2 du « plan d’usage ». Cet outil a été conçu, à partir des premières projections imaginées lors de la session 9 : Quelle équipe ? Quelle gouvernance ? Quel écosystème ? Quelle offre ? Quels outils ? Quelles valeurs ? Etc.. Ce plan d’usage présente le Laboratoire à l’ensemble des parties prenantes et sert d’outil d’aide à la réflexion et à la décision.
Les ambassadeurs préparent, pour l’occasion, une présentation des deux chantiers qu’ils viennent de mener. Ils sont désormais à l’aise dans la mise en place des « mini expos express » et ont pris de l’assurance dans la prise de parole en public.
10h30 : nos invités arrivent et découvrent avec curiosité les maquettes et les livrables de ce qui a été mené depuis juin. Nous les mettons ensuite au travail autour de 4 tables. Chaque groupe a pour mission de faire évoluer une partie du plan d’usage après avoir pris connaissance et analysé les nombreux retours critiques recueillis à travers un questionnaire en ligne ou lors d’entretiens menés par Sébastien Houssin. L’ensemble des directions ont été consultées, les retours sont nombreux et très riches ce qui rend difficile l’exercice de synthèse. Les résidents animent les échangent pour que les relais et ambassadeurs prennent la mesure du défi que représente l’effort de synthèse, auquel ils n’avaient pas été associé jusque là.
Coup de théâtre ! Mettre en scène le futur Labo
Au programme de l’après-midi, des capsules théâtrales (nous sommes à la Filature ! C’est inspirant !) pour explorer, grâce à des mises en situation concrètes, les outils du Labo. Les résidents ont imaginé une quarantaine de situation que la future équipe sera amenée à vivre. Citons par exemple : Un pôle ou un élu arrive avec une idée, le labo organise un démarreur bienveillant / Le labo rencontre le porteur du projet pour lui présenter le mode d’intervention proposé / L’équipe du Labo doit présenter les retours de terrain à un service concerné par le chantier / Le labo est présenté à des citoyens lors d’une immersion / Je suis un n+1 et je trouve que mon agent moteur passe beaucoup trop de temps sur le labo / L’équipe du Labo fait visiter ses locaux à Madame le Maire.
Nous nous répartissions par petites équipes et écrivons, en quelques minutes, un scénario et listons, en préparant la scène qui va devoir être joué devant les autres, l’ensemble des besoins concrets de chaque personnage…
Cette méthodologie permet de passer en revue un grand nombre d’outils à créer et de se projeter concrètement dans la vie du futur Labo. L’exercice théâtral a, de plus, le mérite d’être un bon entraînement à la prise de parole en public et de créer une dynamique collective réjouissante !
Lorsque les scènes sont jouées, les spectateurs sont actifs. Les résidents distribuent des fiches de prise de notes inspirées par “Les chapeaux de De Bono”. Le procédé est simple : chaque membre du groupe doit mettre un chapeau imaginaire (neutralité, optimisme, pessimisme, créativité, émotions, organisation) et regarder la scène en endossant bien évidemment la façon de penser qui correspond au chapeau que l’on porte. Cette technique permet de repérer quel est notre chapeau habituel, mais surtout, de réfléchir autrement. Les regards critiques croisés permettent de plus, de nourrir et de compléter ce qui est produit !
Amender collectivement le plan d’usage du futur Labo
La journée du vendredi est organisée en deux temps.
La matinée est consacrée au partage de ce qui avait été produit en atelier le jeudi matin. Les ambassadeurs insistent pour prendre connaissance, dans le détail, de la façon dont chaque partie du plan d’usage a été modifiée. Ils souhaitent – et c’est bon signe – avoir une vue d’ensemble et participer aux efforts de synthèse et aux arbitrages. La prochaine version du plan d’usage sera la leur ! Louis Augereau, designer au sein de l’agence Vraiment Vraiment et invité surprise des résidents, sera en charge de la réaliser. Il écoute chacun des groupes expliquer ses partis-pris et commence à modifier le document en direct. Tous ensemble, nous discutons des choix de représentation. L’exercice n’est pas facile pour ceux d’entre nous qui ne maîtrisent pas les outils de représentation graphique, mais chacun s’y essaie tout de même.
Remplir la boîte à outils du futur Labo
L’après-midi est consacrée à réunir et hiérarchiser les informations sur la cinquantaine d’outils à créer, listés par les ambassadeurs lors des ateliers du jeudi après-midi. Les résidents invitent le groupe à s’organiser lui-même. Ils se mettent en retrait et observent le groupe fonctionner. Les ambassadeurs s’interrogent : “De quels outils avons nous besoin rapidement ?” “Qu’est-ce qui peut attendre ?”, “Qui pourrait travailler sur quoi ?” Collectivement, ils sélectionnent quelques outils prioritaires et s’organisent par petits groupes de travail… Quand les résidents s’effacent, certains réflexes reviennent au galop. Chacun se dirige vers sa zone de confort et s’associe au collègue qui lui ressemble. Le Laboratoire se dessine progressivement mais il reste encore du chemin à parcourir pour changer durablement les réflexes et les cultures de travail…
À quelques sessions de la fin du programme, nous arrivons dans le dur de la Transfo. Enfin, du Labo surtout. Pas facile de réfléchir à 20 et pendant 2 jours à des questions complexes et conceptuelles que sont la gouvernance, les processus de travail. Certains se sentent un peu perdus et trouvent que ça manque de terrain, de concret. D’autres sont exaltés à l’idée de voir les “fondations” du Labo prendre forme peu à peu – même s’il reste un peu de travail pour “monter les murs”. Les 4 sessions restantes ne seront certainement pas de trop pour accomplir ce travail et tester les outils du labo en situation réelle, pour retrouver un peu de concret…
RDV en 2018 pour la suite de l’aventure !